Как заполнить новую отчетность для работодателей 6 НДФЛ: особенности заполнения, важные моменты и нюансы
Ранее работодатели должны были составлять декларации 2 НДФЛ, в качестве отчетности, новая форма отчетности была принята ФНС ММВ-7-11-450 от 14.10.2015 г, и сегодня работодатели обязаны заполнять 6 НДФЛ. Все изменения анонсированы достаточно давно, так что, нужно учиться составлять новую отчетность с учетом всех требований и норм законодательства. Ранее отчетность подобного плана сдавалась раз год, сегодня изменения говорят о том, что отчитываться придется раз в квартал. При этом, устанавливается, что отчетную документацию 6 НДФЛ придется сдавать не только руководителям компаний, но также ИП. Определено, что отчетность данного типа сдается с учетом наличия наемных работников. Организациям, в которых работает не более 25 человек разрешено сдавать отчеты на бумаге. Остальным же руководителям, штат работников которых в разы больше, придется составлять документ в электронном виде.
Новая форма разработана таким образом, что она дает возможность государственным структурам более интенсивно производить проверки, которые касаются удержания налога. Соответственно, если нарушаются установленные нормы по данному вопросу, то обнаружить такие нарушения будет в разы проще.
Сама по себе форма расчета содержит обобщенную информацию, которая касается всех физических лиц, работающих на предприятиях или же на ИП, с учетом полученного ними дохода от конкретного работодателя. Также в отчетной документации будет отражаться информация о том, какая сумма налога и других начислений была отчислена с той или же иной суммы полученного дохода.
По сути, работодатель выступает налоговым агентом, между работниками, которые получают доход, и налоговой инстанцией. Новая форма разрабатывалась таким образом, чтобы процесс удержания НДФЛ стал более простым, а самое главное – контролируемым. Также были установлены новые сроки отчисления налога с учетом типа полученного дохода.
Так, с ЗП работника отчисления налога осуществляются не позже дня, который следует за днем проведения всех выплат. Например, выплата ЗП осуществлялась 25 числа, отчисления должны быть перечислены 26 числа. Если же речь идет о пособиях и отпускных выплат, то отчисления налога проводятся не позже последнего дня месяца, когда были осуществлены все выплаты. Отчисления с подотчетных лиц проводятся также в последний день месяца, когда был осуществлен процесс составления отчета.
Привычная форма составлялась на каждого сотрудника в отдельности, новая же форма предполагает предоставление информации по всей организации в целом;
Старая форма подавалась исключительно один раз в год, новая форма составляется и предоставляется на проверку по окончанию квартала;
Отчетная документация в своем составе имеет расчеты полученных сумм дохода, а также суммы уплаченных налогов со всех видов дохода;
Устанавливаются граничные даты подачи документации. Если данная дата припадает на праздничный или же выходной день, то проводится автоматический перенос возможности предоставить отчет на следующий рабочий день.
Новый бланк 6 НДФЛ
В бланке проработаны два основных раздела:
Предоставляются обобщенные показатели, которые отражают ставку НДФЛ, а также сумму общего, начисленного дохода, и сумму всех удержаний. Также указывается информация о количестве физических лиц, которые выступают получателями доходов;
Указывается информация о размере доходов, которые были получены физическими лицами, а также информация об удержаниях, с учетом разбивки по датам.
В принципе, заполнение данной формы не имеет никаких сложностей, так как структура понятна и проста, нужно просто ввести свои индивидуальные данные по предприятию. Данная отчетность заполняется работодателем, а также предоставляется в налоговую службу исключительно по месту учета.
Расчетная форма имеет такую структуру строения:
Титульный лист с общей информацией о предприятии;
Первый раздел, в который вносятся обобщенные показатели по предприятию;
Второй раздел, в котором указываются даты и суммы фактически полученных средств работниками, а также данные всех удержаний налогов.
Такую форму придется теперь заполнять каждый квартал. При этом, нужно произвести квартальные отчеты общей суммы предоставленных доходов (ЗП и остальные выплаты сотрудников), а также данные об отчислениях налога на полученный доход. Законодатель крайне четко определяет конечные даты сдачи документации, и предусматривает возможность применения штрафных санкций по отношению к тем работодателям, которые не осуществляют своевременную сдачу документации.
Сроки сдачи и ответственность
Как вы уже поняли, существуют четкие сроки, на которые нужно ориентироваться при сдаче отчетности. За первый квартал работодатели должны будут сдать отчет данной формы не позже 30 апреля, за второй квартал устанавливается необходимость сдачи отчетной документации до 31 июня, за третий квартал документы предоставляются не позже, чем до 31 октября. И отчетность за последний квартал предоставляется на проверку не позже первого апреля.
Предусмотрена и ответственность:
Если вы несвоевременно предоставите отчет, то за каждый месяц просрочки устанавливается штраф в размере 1000 рублей. При этом, учитывайте, что если конечная дата припадает на праздник или же выходной день, то автоматически конечная дата переносится на рабочий – следующий день;
Если вы в документе указали недостоверные данные, то все ошибки с расчетами также будут наказываться. За каждую ошибку предусмотрен штраф в размере 500 рублей;
В случае, если работодатель нарушает условия подачи документа, то за каждый расчет будет назначаться штраф в размере 200 рублей.
Компания или же предприниматель освобождаются от ответственности в том случае, если ошибки в расчетах были обнаружены самостоятельно. Но, основным условием является предоставление в соответствующую государственную структуру уточненных данных в документальном подтверждении. Причем, если проверка уже осуществлена и штраф назначен, то такие документы будут приняты налоговой, но штраф все равно придется заплатить. Если налоговая не провела проверку данных, и вы предоставили уточняющие документы, то назначение штрафа в данной ситуации будет незаконным действием налоговой.
Форма отправки отчетности
Новая форма отправляется двумя основным способами:
В бумажном варианте. Актуальную форму можно будет скачать на официальном сайте ФНС. Законодатель устанавливает, что такая форма сдается исключительно в том случае, когда на предприятии работает не более 25 человек;
В случае, когда на предприятии работает более существенное количество работников, нужно предоставлять отчет в электронном варианте. Причем, устанавливается ответственность в виде штрафов за сдачу документа в бумажном варианте, если на предприятии работает более 25 человек.
Требования к заполнению 6 НДФЛ
Документ оформляется на основании данных, которые проходят по иным документам предприятия. Следует отражать информацию по предоставленным выплатам работникам в виде доходов, а также указываются все удержания, вычеты и отчисления НДФЛ;
В случае, если нужные параметры не удается вместить на одной странице, нужно заполнять такое количество страниц, которое вам потребуется для предоставления полноценной и достоверной информации;
Все итоговые данные могут быть отражены на последней странице;
Все листы, начиная с титульного, в обязательном порядке должны быть пронумерованы, таким образом, налоговая получает точный документ, в котором есть вся информация, необходимая для проведения анализа;
В процессе заполнения документа запрещается проводить исправление ошибок. Также нельзя использовать корректор или же двухстороннюю печать листов. Листы не должны быть склеены или же скреплены. Нельзя проводить никаких действий, которые приводят к порче бумажного носителя. Нужно использовать стандартные чернила – черного, синего или же фиолетового цвета;
Если заполнение проводится в электронном формате, то нужно использовать шрифт, высота которого должна быть не менее 16 и не более 18 пунктов. Шрифт - Courier New;
В документе, каждому показателю соответствует четко определенное поле, в котором есть установленное количество знакомест. Соответственно, в поле нужно вносить один показатель;
В случае указания даты нужно использовать стандартный порядок: сначала указывается день, потом месяц и год. Поле для указания года имеет четыре места. Разделяются поля точкой;
В случае использования десятичной дроби, нужно использовать два поля, которые должны быть соответственно разделены точкой. Первое поле фактически отображает целую часть дроби, второе – дробную часть. В расчете очень важно указать все данные точно, иначе проверка может воспринять определенные сокращения как ошибки, что повлечет за собой назначение штрафа;
Суммы налога указываются в рублях, причем используется методика стандартного округления. Если сумма имеет значение с копейками, то нужно округлить в сторону рубля, если копеек более 50, и в меньшую сторону – отбросить значение, если показатель менее 50 копеек;
По каждому ОКТМО оформляется отдельная декларация. На каждой странице документа, если он составлен на бумажном носителе, нужно будет поставить подпись и дату.
Как видите, правила составления декларации достаточно простые. Тем не менее, вам нужно быть крайне внимательными в процессе оформления документа, ведь все ошибки сегодня наказываются штрафами. Лучше всего несколько раз перепроверить документ, чтобы избежать наказания. Если вы обнаружили ошибку в составлении расчетного листа самостоятельно, то сразу же отправляйте уточняющие документы в налоговую инстанцию.
Инструкция заполнения 6 НДФЛ
Структура заполнения данного документа имеет массу особенностей и нюансов, поэтому, мы расскажем все детали, что поможет вам разобраться в самых важных моментах.
Титульный лист:
В первом поле нужно будет указать идентификационный номер, который у физических лиц состоит из 12 знаков. Соответственно, форма имеет 12 знакомест. Но, у организаций данный номер состоит из 10 знаков, в последних двух местах нужно поставить прочерки;
Обязательно указываются данные КПП, предприниматели данное значение не указывают, ставятся прочерки. Организации указывают номер, который был получен в налоговой в процессе регистрации;
В поле номер корректировки нужно будет проставить три нуля, если вы сдаете отчет первый раз, если есть исправления, то ставите номер, соответствующий количеству исправлений. Например, 002, если вы предоставляете второе исправление;
Указывается период предоставления, то есть, вы должны указывать квартал, за который сдаете расчет;
Следующее поле отражает год налогового периода. Если вы заполняете декларацию за данный год, ставите – 12017;
Нужно будет указать код налогового органа. Данный код можно будет узнать посредством посещения официального сайта налоговой структуры;
В поле – налоговый агент, предприниматель ставит свои индивидуальные данные, что касается организации, то указывается полное наименование, причем нужно указать не коммерческое, а регистрационное название;
В следующем поле нужно будет указать код ОКТМО. Организации ставят код места нахождения, что же касается предпринимателей, то они указывают код по месту своего жительства. Есть также специализированные сервисы, где вы сможете без особых проблем найти данные кода. Обязательно указываем номер телефона;
Нужно указать количество страниц, которые заполнены. Если есть приложения, то указывается количество листов документа, а также указывается наименование документа. Если приложений нет, то ставится прочерк;
В документе есть блок с подтверждением достоверности данных. Если 6 НДФЛ заполняется руководителем, нужно поставить единицу, если речь идет о представителе, например, бухгалтере, то в блоке ставится двойка. Предприниматель на документе ставит дату и подпись. Организация указывает все данные руководителя, руководитель ставит дату и подпись. Если документ сдается представителем, то дополнительно указываются его индивидуальные данные.
Первый раздел:
В данном разделе фактически отражаются все суммы НДФЛ, причем по всем работникам с учетом нарастающего итога. Показатели формируются с начала налогового периода, с учетом той налоговой ставки, которая определена законодательством по данному предприятию. В случае, если отчисления проводились по различным ставкам, то раздел первый нужно будет заполнять отдельно по каждой налоговой ставке. Фактически, получится несколько листов первого раздела. Все показатели не получится уместить на одной странице, если уплата налога проводится по разным ставкам. Если ставка одна, получается заполнение одного листа по общим показателям:
В графе 010 нужно будет указать ставку, по которой производится отчисление налога;
В следующей строке формируется указание обобщенной суммы дохода по всем работникам, с учетом начала налогового периода;
В строке 025 отражается информация по всем начисленным дивидендам, причем по всем работникам;
В следующей строке нужно будет указать сумму налоговых вычетов, которые уменьшают общую сумму дохода. При этом, отражаются только те данные по вычетам, которые официально подтверждены документацией, предоставленной работниками;
Далее указываем сумму НДФЛ, которая была исчислена, с учетом общих показателей по сумме дохода с учетом отчисленных средств в качестве вычета;
Строка 045 отражает обобщенные суммы налога, который исчислен из дивидендов;
Далее отражается сумма авансовых платежей, которая по своей сути принимает участие в процессе исчисления налога с начала четко определенного налогового периода;
Указываем общее количество работников, которые были официально трудоустроены на предприятии и получали фиксированный доход. Такие данные отражаются в строке 060;
В следующей строке нужно будет указать сумму средств, которая была в общем удержана со всех работников в течение отчетного периода времени;
В строке 080 указывается сумма налоговых сборов, которая не была удержана с начала налогового периода;
Далее указываем общую сумму налога, которая была перечислена в соответствии с установленными нормами законодательства.
В случае, если происходит увольнение и прием на работу новых сотрудников на предприятие в течение периода налоговой отчетности, то количество работников не корректируется. Используются данные, которые были на начало отчетного периода.
Второй раздел:
В данном разделе нужно будет отразить все данные по вопросу полученного дохода, а также удержаний. При этом, по сути структура документа является достаточно простой, так как предоставляется обобщенная информация:
В строке 100 нужно будет указать даты полученного дохода. При этом, указываются именно те даты, когда фактически было осуществлено зачисление денежных средств на счета сотрудников;
В следующей строке указывается дата, когда работодатель произвел процесс отчисления и удержания налоговых взносов с учетом полученных ранее доходов. Обратите внимание на то, что сроки удержаний также нормируются законодательно, поэтому, в данном вопросе нужно быть крайне внимательными;
В строке 120 указывается дата, которая отражает информацию перечисления суммы налога. Перечисление должно быть подтверждено платежными документами, что позволит исключить неприятные ситуации с задержками перечислений и несвоевременным зачислением средств на счета налоговой структуры;
В строке 130 указывается общая сумма полученных доходов. При этом, законодатель устанавливает, что указывается полноценная сумма без учета налогов, которые были ранее удержаны;
В строке 140 указывается сумма налога, который был удержан. Фактически, отражается обобщенная сумма, которая рассчитывается исходя из показателей общей суммы дохода сотрудников;
Строки 100-140 могут заполняться на каждый налог в отдельности, но только в том случае, если фактически формируются различные сроки перечисления налогов
Нулевой расчет
В случае, если предприятие не имеет наемных сотрудников, а работодатель выполняет все действия самостоятельно, то фактически не формируется необходимость сдачи нулевого расчета. Также бывают ситуации, когда в отчетном периоде не было никаких выплат сотрудникам, так как сотрудники набираются на сезон. В данной ситуации, налоговая структура указывает на то, что нет необходимости предоставлять документацию нулевого характера.
В тоже время, если вы не уверены в том, что налоговая знает об отсутствии выплат работникам, то вам лучше написать специализированное пояснение в произвольной форме. В данном пояснении нужно указать, что является причиной отсутствия выплат и деятельности сотрудников, что у вас нет предоставления дохода работникам, а значит, нет отчислений НДФЛ. Так, вы фактически перестрахуетесь, чтобы налоговая инстанция не потребовала в дальнейшем от вас предоставить документы о начислении дохода и налога.
Нюансы составления титульного листа
Не всегда отчетную документацию в налоговую структуру сдает работодатель. На титульном листе есть специализированный блок, в котором нужно будет отразить информацию о представителе расчета. В случае, когда документ предоставляется индивидуальным предпринимателем, то ставятся его личные данные и подпись. Если предприниматель имеет работника, который занимается вопросами оформления отчета, то он должен предоставить ему доверенность на представительство интересов в налоговой структуре. Данные представителя указываются в документе, а в качестве приложений к отчету, прилагается копия доверенности. Такая же структура существует в том случае, если документ представляется юридическим лицом, но через уполномоченного физического лица. Данные лица, которое предоставляет документацию в налоговую структуру, в обязательном порядке указываются на документе, как и данные организации.
Что делать с обособленными филиалами?
Организация, у которой есть несколько обособленных подразделений, осуществляет заполнение формы 6 НДФЛ на основной офис, а также составляется отдельный документ на все подразделения и филиалы.
При этом, обязательно нужно будет указать данные КПП и ОКТМО по каждому филиалу в отдельности. В данные центрального подразделения не нужно будет включать предоставленный доход по филиалам, и данные по отчислениям.
Например, предприятие работает в одном городе, в другом же городе расположен филиал. По основному месту составляется отдельная декларация с данными по работникам и доходам центрального отделения. По филиалу составляется такой же отдельный документ.
Выводы
Изменения по отчетной документации, связанной с налогом на полученные доходы сотрудников, имеют массу нюансов. Конечно же, многие работодатели возмущены необходимостью снова изучать все нюансы составления документации. Но по сути, ранее нужно было составлять документ на каждого сотрудника в отдельности, теперь – документ общего характера. Так удобнее и руководителю, и налоговой структуре, которая осуществляет проверку и анализ предоставленных данных.
6 НДФЛ имеет простую структуру строения, при этом, законодатель предоставляет полноценную инструкцию по составлению документа, так что, особых сложностей и проблем в данном вопросе не возникнет. Тем не менее, ситуация усложняется тем, что теперь отчет нужно сдавать каждый квартал. Нужно четко определять сроки отчисления налоговых взносов по тем или же иным выплатам. А самое главное, налоговая структура назначила различные штрафы, причем они назначаются даже за осуществление ошибки в расчетных документах.
В тоже время, вам нужно просто детально оценить все правила заполнения, и постараться своевременно предоставлять отчетность в налоговую, это исключит возникновение каких-то трудностей или же проблем. В любом случае, данная отчетность является обязательной, поэтому, нужно учиться составлять ее грамотно и правильно, и формировать для себя график исчислений и уплаты налога, а также предоставления отчетной документации.
