Как составить инструкцию должностного типа на официанта: какие права, ответственность, функции и обязанности следует указать + пример документа

Официант в кафе или же ресторане – ответственный персонал, который соприкасается с клиентами, а значит, очень важно, чтобы данный специалист имел необходимые умения и навыки, отличался приветливостью и коммуникабельностью, был мобильным, умел общаться с окружающими. Многие могут с уверенностью сказать о том, что какое-то заведение они не посещают именно по той причине, что там официанты не приветливые, и именно данный факт является основным элементом отказа клиента от посещения кафе или же ресторана. Понимая данный факт, многие руководители стараются внимательно проработать требования по выбору специалистов на такую должность, ведь внимательный официант может стать элементом привлечения клиентов. Поэтому, в составлении инструкции по данной должности нужно быть крайне внимательными, оценивая все потребности организации и потенциальных клиентов.

В должность официанта входит не только принятие заказа и его доставка клиенту. Хотя уже перечисленные обязанности требуют определенной ловкости, умений и навыков. К тому же, такой специалист является прямым помощником клиента в выборе определенных элементов меню. Коммуникабельный и внимательный специалист непременно предоставит свои рекомендации посетителю, укажет на то, какие блюда являются фирменными, какие заказывают весьма часто, какие готовит опытный шеф повар и пр. То есть, такие рекомендации являются неотъемлемым элементом должности, и умение грамотно и аккуратно общаться с клиентом – дает возможность официанту получить более существенный заказ, а руководителю, как вы понимаете, более существенную прибыль.

Во многих ресторанах и кафе устанавливается даже особая система поощрения, которая предполагает, что от суммы заказов, официант, кроме стандартной оплаты труда, получает определенный процент. Но, следует учитывать, что сервис и рекомендации должны быть ненавязчивыми, а то можно получить вовсе обратный результат. Когда навязчивость официанта может стать причиной оттока клиентов. Во многих маленьких кафе официант также исполняет роль бармена. В данном случае, такой работник должен иметь навыки и умения приготовления определенных коктейлей, которые указаны в меню. Сразу же скажем о том, что приготовление коктейлей базируется на четко установленных пропорциях, поэтому, научиться этому непосредственно на работе практически невозможно.

Владелец организации должен самостоятельно определить требования к кандидатам. По сути, на такую работу можно принять любого желающего человека, который обладает приятной внешностью и коммуникабельностью. Причем, нередко такие люди быстро входят в курс дела и моментально начинают работать именно так, как надо. Многие же руководители стараются брать на работу только тех специалистов, которые имеют определенное образование, например, свидетельство о прохождении курсов или же школы официантов. Нередко бывает так, что человек, получивший такое образование, пытается реализовать полученную теорию на практике, что приводит к весьма негативным последствиям. Именно по этой причине, вам нужно внимательно подумать над вопросом об образовании.

Инструкция в своем составе должна содержать описание всех требований, которые выдвигаются по отношению к кандидату. На основании этих требований и будет осуществлен прием на работу. Также определяется список обязанностей, они являются основной задачей специалиста, и они должны выполняться после трудоустройства. В случае отсутствия исполнения обязательств руководство имеет законное право на проведение процедуры увольнения.

В инструкции рекомендуется детально описать все права, которые получает специалист. Все дело в том, что если данный раздел не будет составлен, то все ответственные мероприятия, которые специалист мог бы осуществлять самостоятельно, будут возможны только посредством разрешения руководства, что может весьма негативно повлиять на количество заказов и пр. Также в инструкции нужно будет указать данные по ответственности, которая возлагается на специалиста.

  1. Форма документа
  2. Требования к специалистам
  3. Функции специалиста
  4. Описание обязательств по должности
  5. Особенности и важные моменты составления документа

Форма документа

Инструкция по закону не имеет строгих форм и содержания. Самое главное – ее наличие. Тем не менее, всегда легче использовать уже готовые шаблоны, чтобы иметь возможность составить документ правильно и грамотно. Директор конкретной организации самостоятельно принимает решение о том, какие данные внести в документ. Типовой образец содержит в себе четыре раздела. Каждый раздел содержит в себе определенные пункты, которые должны быть расписаны однозначно и понятно:

Пример инструкции

  • Общее положение

По сути, именно в данном разделе нужно указать все основные нюансы по выбору специалиста, а также его взаимодействию с другими сотрудниками. Рекомендуется указывать такие данные:

  1. Обязательно укажите требования по образованию. Чаще всего на должность официанта принимают без образования. Но, если у вас респектабельный ресторан, который имеет определенные нюансы обслуживания и требует особых навыков и знаний, вы непременно укажите, какое образование должен иметь соискатель;
  2. Указываются данные о профессиональных навыках, умениях, знаниях и пр. Тут стоит указать на то, что вы ищите специалиста коммуникабельного, мобильного, опрятного и аккуратного, внимательного и серьезного, не имеющего вредных привычек, обладающего приятной внешностью;
  3. Можно указать на дополнительные требования, которые вы установите при приеме на работу. Например, вы можете указать на то, что специалист должен иметь знания иностранного языка и пр.;
  4. В общем положении указывается информация о том, каким образом должность заменяется;
  5. Определяется структура подчинения;
  6. Указываются те нормативные и внутренние акты, которые непременно должен знать специалист.
  • Описание обязательств

Список обязательств зависит непосредственно от требований, которые устанавливает руководитель организации, а также от особенностей самого ресторана или же кафе. Например:

  1. Специалист берет на себя обязанности принимать и приносить заказ;
  2. Осуществляет уборку зала;
  3. Убирает посуду со столов;
  4. Осуществляет предоставление помощи в процессе выбора блюд и пр.

Помните о том, что очень важно четко и детализировано описать все нюансы, которые касаются вопроса обязанностей специалиста. Правильное определение важных нюансов позволит вам четко поставить цели и задачи перед своим сотрудником, а значит, специалист сможет выполнять все необходимые поручения в соответствии с вашими указаниями. Описание обязательств должно быть четким, детализированным, но в тоже время, вы должны стремиться к тому, чтобы все описания были понятными.

  • Права

Описание прав – важный момент составления инструкции. Сформировав такое описание вы в действительности сможете быть уверенными, что ваш специалист наделен определенными полномочиями, на основании которых сможет грамотно исполнять свои обязанности. Например, следует указать:

  1. Специалист имеет право осуществлять самостоятельный прием заказов и предоставлять рекомендации клиентам;
  2. Осуществляет действия по приему денежных средств в качестве оплаты заказа;
  3. Фиксировать принятые заказы и суммы оплаты;
  4. Требовать от руководства исполнения тех действий, которые формируют возможность исполнять профессиональные обязанности официанта;
  5. Запрашивать необходимую информацию о свободных местах в зале;
  6. Получать оплату труда и премии в соответствии с документацией в виде внутреннего распорядка.
  • Ответственность

Любая должность предполагает формирование своеобразной ответственности. Именно по этой причине, вам непременно нужно детально описать все нюансы ответственности, которая формируется в соответствии с установленными законодательными требованиями и внутренними документами предприятия. Специалист должен знать, что в случае нанесения материального ущерба ресторану или же кафе, он обязан будет осуществить действия по компенсации. Соответственно, все указанные данные должны быть отражены в этом разделе.

Требования к специалистам

Естественно, очень важно принять на работу специалиста, который будет исполнять все возложенные на него обязательства, и сможет стать неоспоримым элементом развития вашего бизнеса. Безусловно, практически во всех ресторанах на должность официанта принимают без особых требований, так как считается, что данная должность не требует определенных знаний и навыков, и в принципе, практика поможет получить те навыки, которые потребуются. В тоже время, следует учитывать, что есть рестораны с высококлассным обслуживанием, и именно в них требуются специалисты, которые обладают не только навыками и знаниями, но еще и имеют соответствующее образование.

По сути, вопрос образования не является критическим. В тоже время, многие предприниматели считают, что в настоящий момент нужно принимать на работу специалистов хотя бы со средним специальным образованием, так как это дает своеобразную уверенность в том, что человек образованный, а значит, он сможет грамотно общаться с клиентами в ресторане.

Еще один немаловажный аспект – описание требований, которые касаются умений, навыков и знаний. Сразу же скажем о том, что на работу нужно принимать аккуратных и серьезных людей. Все дело в том, что неопрятный официант у посетителей будет вызывать исключительно негативные эмоции, а соответственно, такие клиенты постараются второй раз в ресторан не приходить. Приятная внешность – не менее важный фактор успеха работы предприятия. Ведь по сути, человек с приятной внешностью располагает, именно по этой причине клиенты будут возвращаться в ресторан или же кафе снова и снова.

Какие устанавливаются требования

Непременно скажем о том, что в настоящий момент требуется, чтобы официант был мобильным и коммуникабельным, общительным и внимательным. Все дело в том, что нередко специалисту придется самостоятельно разрешать определенные сложные моменты с заказами, в работе с клиентами потребуется общительность, благодаря которой будет формироваться общее позитивное впечатление о заведении.

Если в ресторане часто бывают иностранцы, вы можете указать на то, что специалист непременно должен обладать навыками разговорного английского языка.

Список требований определяется индивидуально. Соответственно, вы можете самостоятельно определить, какими данными должен обладать ваш специалист. Помните также о том, что в настоящий момент существуют нормы законодательства, которые определяют отсутствие возможности отказа от принятия на работу соискателя, который импонирует всем требованиям по инструкции. Именно по этой причине, к описанию требований нужно будет подойти крайне внимательно, чтобы исключить сложные спорные ситуации с соискателями.

Функции специалиста

Изначально рекомендуется составить детализированный список функций, которые будет исполнять специалист. На основании такого описания вы сможете создать более расширенное описание основных обязательств:

Список функций

  • Работа с клиентами

В обязательном порядке укажите на то, что основной функцией специалиста выступает непосредственная работа с клиентами. В списке обязательств, вы сможете более детально и расширено описать все действия, которые должен исполнять ваш официант. В функциях можно определить, что специалист должен взаимодействовать с клиентами с учетом всех обязательств инструкции должностного формата;

  • Работа с сотрудниками

Естественно, официанту нужно будет взаимодействовать с различными сотрудниками заведения. Тут нужно будет указать, какие именно действия выполняет специалист, как формируется сфера подчинения, как формируется структура предоставления заказов и их исполнения по очередности и пр.

  • Уборка помещения

Обязательно нужно будет указать на то, что официант должен осуществлять уборку столов после ухода клиентов. Так же, он должен следить за тем, чтобы убирать посуду после того, как клиенты поели заказанное блюдо.

  • Прием заказов на корпоративы и праздники

Официант берет на себя функцию предоставлять меню и описывать все нюансы предварительного заказа столиков на праздничные мероприятия. В данном случае, очень важно, чтобы вы детально, четко и точно описали все необходимые обязанности по данному аспекту.

  • Работа с деньгами и отчетность

Официант берет на себя функцию принимать оплату, предоставлять чеки, выписывать чеки, составлять отчетную документацию по заказам в конце дня. Если в ресторане используются специализированные программы для приема и расчета заказов, то нужно указать на то, что специалист обязан использовать данное обеспечение программного типа, а также должен уметь им пользоваться.

Список функций формируется в индивидуальном порядке. Например, в маленьком кафе специалист может выполнять не только обязанности официанта, но еще и обязанности администратора. В данном случае, список функций будет в разы более существенным. Соответственно, очень важно правильно определить все функции, которые будут возложены на официанта, ведь на основании таких данных вы сможете более детально и расширено описать все нюансы, которые касаются вопроса описания обязанностей.

Обратим ваше внимание на то, что список функций не вносится в инструкцию, мы рекомендуем его составить для того, чтобы правильно расписать все обязанности официанта именно в вашем кафе или же ресторане. Список же обязанностей формируется в специальном разделе. И тут нужно крайне детально описать все нюансы обязательств, ведь на их основаниях формируется постановка основных задач и целей специалиста. После получения инструкции на руки и постановки подписи в специальном журнале, будет считаться, что специалист ознакомлен со всеми требованиями, которые формируются его должностью. Нарушение таких требований повлечет за собой формирование взысканий или же увольнение на законных основаниях.

Описание обязательств по должности

Список обязанностей лучше составить полноценный, чтобы в дальнейшем не возникало спорных ситуаций с работниками. Все дело в том, что вы сможете требовать от своих сотрудников исполнения только тех обязанностей, которые определены инструкцией. Если же вы потребуете исполнения иных обязанностей, это будет незаконным. Соответственно, лучше всего детально продумайте, какие именно данные вы хотите внести в инструкцию, а также определитесь с полноценным функционалом обязанностей, которые должен взять на себя официант. Не забывайте о том, что если у вас в кафе официант будет исполнять дополнительные обязанности, например, администратора, то вам нужно все эти данные в обязательном порядке отразить в инструкции.

Обязанности

Рекомендуется определять такие обязанности:

  1. Специалист должен осуществлять прием гостей и посетителей, рассаживать их на места, в соответствии с указанными требованиями или же с учетом наличия свободных мест. То есть, осуществляется определенная администраторская работа, на основании которой посетители кафе грамотно и правильно размещаются в помещении;
  2. Также работник обязан предоставить меню, и сразу же предложить определенные блюда, которые можно не ждать и получить сразу же. В данном случае, очень важно, чтобы специалист смог грамотно подсказать, что можно заказать, в соответствии с индивидуальными предпочтениями каждого клиента в отдельности. На данном этапе работник оказывает консультационные услуги по предоставленному меню;
  3. Обязательно осуществляется прием заказа. При этом, определяется, что если в кафе используется специализированное программное обеспечение, то все данные по заказу сразу же должны быть внесены в программу. Кроме всего прочего, специалист передает заказ на кухню, а также указывает клиентам в течении какого времени будет осуществлен процесс приготовления;
  4. Специалист осуществляет дополнительное посещение клиентов с целью предугадать их желания заказать что-то еще. В данном случае, работник должен грамотно осуществлять такие действия, чтобы его сервис не был навязчивым;
  5. После того, как осуществляется полное приготовление блюда, специалист обязан его принести клиентам, и указать на то, сколько будут готовиться иные, заказанные блюда. В общении с клиентом специалист должен быть внимательным, аккуратным и вежливым;
  6. После того, как клиенты поели блюда, специалист обязан сразу же убрать грязную посуду. То есть, формируется необходимость следить за чистотой столика в течение всего времени, пока клиенты находятся в ресторане или же кафе;
  7. Посуда относится на кухню, после чего, когда клиенты решают покинуть заведение, работник должен сформировать чек и отнести его клиентам. После оплаты, официант предоставляет сдачу и формирует отчет по заказу;
  8. Устанавливается необходимость следить за чистотой зала. После того, как посетители покинули зал, официант сразу же приводит в порядок столик, убирает ненужные приборы, освежает скатерть и пр. То есть, осуществляются все необходимые действия, направленные на то, чтобы столик был подготовлен к посещению новыми клиентами;
  9. Официант в конце рабочего дня составляет специализированную отчетность, которая определяет количество заказов, и количество денежных средств, которые были получены в результате его работы. Такая отчетность, как правило, формируется при помощи специализированного обеспечения и предназначена для начисления дополнительной процентной премии;
  10. Также устанавливается, что специалист имеет право принимать участие в обсуждении самых актуальных блюд, расширения меню, а также иных действий, направленных на максимальное привлечение клиентов;
  11. Если в кафе или же ресторане установлена специализированная форма для официантов, то формируется обязательство носить данную форму, а также следить за ее чистотой и опрятностью.

Мы предоставили вашему вниманию приблизительный список обязанностей, которые непременно должны быть указаны в инструкции. По сути, вы можете какие-то пункты видоизменить, модернизировать или же дополнить. Также вы можете определенные пункты убрать. Если в обязанности специалиста будет входить предварительный прием заказов на столики, то такие данные отражаются в инструкции. То есть, в этом разделе вы должны описать все данные, которые касаются работы официанта в вашем кафе или же ресторане.

Особенности и важные моменты составления документа

Как вы уже поняли, строгих требований к составлению такой документации не определяется. Тем не менее, есть стандартная форма, использование которой считается оптимальным. Мы предоставили вам образец, используя который, вы достаточно быстро составите инструкции по должности, с учетом ваших индивидуальных требований и пожеланий.

Запомните, что описание требований в данном документе – это описание тех данных, которыми должен обладать соискатель, а значит, вам нужно крайне детально и внимательно оценивать потребности своего ресторана или же кафе, чтобы грамотно составить список требований.

Составляем документ

Список обязательств – это постановка определенных целей и задач перед специалистом. Соответственно, в данном случае вам нужно крайне детально и однозначно описать все важные моменты, все те обязанности, которые должен будет выполнять специалист. В случае, если какие-то обязательства не будут внесены вами в документ, вы не сможете требовать их исполнения от специалиста. Такие действия противоречат установленным нормам законодательства.

Не менее важным аспектом считается описание полномочий. Наделяя специалиста определенными полномочиями, вы упрощаете систему взаимодействия работников и сокращаете круг лиц, которые принимают определенное участие в конкретных решениях. Но, устанавливать полномочия – это ваше право, а не обязанность. Также формируется описание ответственности. По сути, в данном разделе вы можете указать информацию достаточно кратко. Ответственность материального типа при нарушении установленных норм инструкции трудового формата, ответственность за нарушение установленных норм законодательства. Рекомендуем вам дополнительно просмотреть видео.