В наше современное время счет давно стал стандартным документом, на основании которого проводятся различные варианты оплаты, причем как наличные, так и безналичные. В документе указываются данные продавца или же определенного исполнителя действий по предоставлению и выписки счета. Обязательно должны быть указаны данные счета (номер), а также реквизиты, на которые должны будут перечисляться средства. Также, указывается адрес предприятия, перечень услуг или же товаров, которые следует оплатить.
Кроме того, в документ вносится информация количества единиц, если речь идет о товаре, а также предоставляется указание цены. В определенных случаях ставится цена с НДС, в иных, без данного значения. Дата и номер документа также проставляются, но такие данные нужны для фиксации внутреннего документооборота.
Счет может быть предоставлен лично, а может быть передан курьером, отправлен по стандартной или же электронной почте, а также по факсу. Самое главное – правильно и грамотно оформить документ, с учетом всех требований, выставленных законодателем.
Как правило, сроки оплаты предоставленных товаров или же услуг фиксируются в договоре с контрагентами. Тут же формируется детальное описание всех условий заключаемой сделки. Совершение сделок без предварительного подписания договоров является невозможным. Если в условиях договора установлено, что покупатель оплачивает приобретения или же предоставленные услуги на основании счетов, то обязательным условием такого сотрудничества станет составление счетов и предоставление их в качестве основного элемента исполнения обязательств. Покупатель или же клиент, после получения счета, обязан произвести оплату.
Впрочем, если в договоре прописываются реквизиты, и указывается на то, что предоставление документа счетного типа не является обязательным аспектом, то в данной ситуации можно не предоставлять такой документ. В определенных случаях обойтись без предоставления такого платежного документа невозможно, например, в ситуациях, когда в условиях договора не прописываются данные стоимости товара. Тогда, обязательно выставляется счет, на основании которого и производятся все необходимые действия. Счет-фактура предъявляется, когда проводятся операции, которые подлежат обязательному налогообложению НДС.
Счет выставляется на основании предварительного договора, в котором могут быть не указаны основные финансовые аспекты. Например, указывается возможность заказать товар с определенной скидкой, в определенных объемах, но нет возможности предоставить полный перечень товаров, которые будет заказывать покупатель, и перечень товаров, которые предоставляются продавцом. Счет выставляется по факту выбранного товара или же услуг, с учетом цены, которая установлена на день проведения сделки или же подписания дополнительного соглашения.
ИП приравнивается к юридическому лицу (хотя по сути физ. лицо), но в данном случае формируется процедура регистрации, которая определяет данное лицо, как предпринимателя, что дает ему право использовать вариант предоставления счетов на оплату определенных услуг или же товаров. Соответственно, выставить счет могут только ИП и ООО, обычные физические лица не могут выставлять счета на оплату предоставленных материалов, товаров, предоставленных услуг.
По сути, чтобы получить право составлять определенные договора и предоставлять соответствующие услуги на законных основаниях, нужно пройти процесс государственной регистрации. Если же такой регистрации нет, то физ. лицо, с юридической позиции, не имеет права подавать счет на оплату.
Счет – это документ, в который вносятся определенные, четко установленные данные продавцом или же представителем услуг. Фактически, документ отражает в себе часть сделки, которая касается финансового аспекта. Покупатель или же клиент на основании данного документа проводит оплату услуг. При этом, оплата может быть безналичной, то есть перечисление средств на счет продавца/предприятия с учетом перечисления со счетов покупателя/клиента. Можно также осуществлять наличную оплату. Она производится на расчетный счет, который указывается в предоставленном счете на оплату.
В счете должна быть обязательно указана такая информация:
Безусловно, структура выдачи счета является стандартной. Но, каждый вариант предоставления счета является уникальным. Например, при поставке материалов, оплата может быть отложенной. Клиент получает материалы, ставит подпись на накладной, вместе с накладной получает счет, в котором указывается сумма, количество и реквизиты. В ранее оговоренные сроки, при помощи предоставленных данных счета, клиент осуществляет оплату, данные платежного документа отправляются продавцу для подтверждения проведенной операции.
Счет выставляется в разных случаях. Как мы уже говорили, в случае, если договор подписан, тем не менее, в нем нет указания конкретных сумм, которые следует оплатить за предоставленные товары или же услуги, не указывается объем предоставленных услуг или же определенных товаров/исполнений, то в данной ситуации, основным документом, который будет определять необходимость оплаты, будет именно счет. Все дело в том, что чаще всего договора содержат в себе общие параметры и положения договорных отношений. По мере необходимости, при составлении такого документа, покупатель или же клиент отправляет запрос продавцу, продавец в свою очередь составляет счета, на основании конкретного запроса.
Также оформление счетов является основой проведения однократных покупок, при которых не составляется договор. Чтобы получить товары или же определенные услуги, потенциальный клиент должен произвести их оплату. Как вы понимаете, однократная покупка не сочетается с оформлением договора, так как составление данного документа в данной ситуации просто не имеет смысла.
Бывает и так, что клиенту крайне срочно нужны материалы, услуги или же товары. В данной ситуации, просто нет времени, чтобы оформить договор. Тогда, проводится оплата на основании счетов, продавец осуществляет нужную поставку, а договор о взаимоотношениях составляется позже.
Теперь становится понятно, что данный документ отражает в себе специализированный акт, который по сути включает в себя основание для проведения оплаты четко определенному продавцу от четко установленного покупателя. Обязанность продавца предоставить данный счет, и после его оплаты – товар или же услуги. Обязанность покупателя или же клиента, сделать оплату средств на основании предоставленного счета. Чтобы произвести все соответствующие действия, продавец должен иметь на руках не только образец платежного документа, но еще и расчетный счет, на который будут перечисляться средства.
У стандартного варианта счета нет унифицированной, строгой формы, именно по этой причине, данный документ может составляться самостоятельно. Но, законом определена необходимость включения в документ данного типа ряд обязательных реквизитов:
Составить документ можно самостоятельно. Кроме всего прочего, сегодня существует немало различных образцов, которые можно скачать уже в готовом варианте. Вы можете также воспользоваться специализированным обеспечением программного типа, которое позволяет в автоматическом формате создавать счета с учетом всех индивидуальных данных вашего предприятия.
Обратите свое внимание на то, что если вы являетесь юр. лицом, или же ИП, который работает на общем режиме налогообложения, то в форме счета непременно прописывается сумма НДС (ставка), также формируется выделение данной суммы из общей суммы средств, которые выплачивает покупатель. Если в своей работе вы используете упрощенную систему, то в данной ситуации НДС не должен быть выделен. В счете указывается общая сумма. Обязательным условием является формирование прописки – без НДС.
Пример счета:
Как видите, структура счета достаточно проста. Соответственно, можно самостоятельно разработать образец, который будет сочетать в себе все необходимости именно вашей конкретной компании или же конкретного предприятия.
Чтобы научиться правильно составлять счета, нужно изучить не только требования законодательства по данному вопросу, но еще и оценить все ошибки, которые чаще всего предприниматели и ООО совершают при составлении документа.
Среди распространенных ошибок стоит выделить те, которые связаны с расшифровкой подписи. Как правило, такие ошибки возникают в том случае, если счет составляется в бумажном варианте. На документе ставится обычно только подпись, хотя требуется предоставить персональные данные лица, которое составляло данный документ. В электронном варианте документа ставится цифровая подпись, что в разы облегчает структуру составления счета. Ведь в данной подписи содержится информация о том, кто ее ставит.
Также нередко возникают нарушения, которые основаны на несвоевременном предоставлении счета-фактуры. Определено, что данный документ должен быть предоставлен в течение четко установленного времени (пять дней) с момента осуществления действий по отгрузке товаров. Все дело в том, что вопрос счета-фактуры является весьма сложным, и если вы не желаете формирования существенных проблем в дальнейшем, то нужно сочетать день предоставления тех или же иных услуг, а также в случае отгрузки ранее заказанных товаров, с датой составления счета.
Помните также о том, что если счет-фактура не предоставляется в рассматриваемом (отчетном) периоде, за который заявляется вычет НДС, то также формируются существенные сложности и разбирательства. Отметим, что Минфин рекомендует заявлять соответствующие вычеты в том налоговом периоде, в котором данный счет был выставлен и оплачен. Так, вы исключите ряд ненужных сложностей. Чтобы исключить формирование такой проблемы на многих предприятиях осуществляется хранение квитанций и конвертов, ведение журналов по входящей почте и пр.
Счет-фактура формируется в двух вариантах. Один остается у продавца, второй передается покупателю. Бывает формирование такой проблемы, что на документе проставлены разные даты. Это происходит по причине возникновения определенных исправлений. Помните о том, что если экземпляры документа имеют определенные различия, то по сути, счет-фактура перестает быть доказательством проведенной сделки.
Также в налоговой службе указывают на то, что в документе должна быть одна подпись лица, которое оформляет документ. Наличие подписи руководителя и бухгалтера – это использование факсимильной подписи, соответственно, такие действия могут стать основой отказа в предоставлении вычета.
Также нередко возникают ошибки именно в оформлении шапки счета. Зачастую, неправильно указывается имя продавца или же данные о покупателе, адреса, данные счетов. Поэтому, особенно внимательно следует проверять именно банковские данные, так как они имеют самое важное значение.
Заметим, что если в счете-фактуре обнаружена определенная ошибка, она должна быть устранена в установленном порядке. Это значит, что неверный показатель должен быть аккуратно перечеркнут (ни в коем случае нельзя использовать корректор), после чего, вписываются правильные показания, указывается дата, когда изменения были внесены, и обязательным условием считается подкрепление изменений печатью предприятия, а также подписью руководства. Тут же нужно сказать о том, что вносить изменения в документ может исключительно та организация, которая занималась составлением счета. Другая сторона таким правом не обладает.
Выписка счетов – важный момент в работе любого предприятия или же организации. Поэтому, очень важно изучить все нюансы составления документации, а также оценить распространенные ошибки, чтобы их исключить в составлении собственных документов. На основании счета в дальнейшем производится оплата за предоставленные услуги или же товары. Поэтому, очень важно, чтобы счет был предоставлен своевременно и был составлен грамотно. Также учитывайте необходимости указания в документе НДС, если вы работаете на соответствующей системе налогообложения. Если же НДС по вашей системе не используется, то нужно указать в счете данные о том, что НДС не начисляется.
Что касается структуры счета, то счет-фактура представляет собой четкий и строгий документ, в который вносятся определенные данные в качестве обязательных реквизитов. Стандартный счет может быть оформлен в соответствии с вашими индивидуальными предпочтениями, так как законодатель не устанавливает жестких требований, которые касались бы формы и структуры документа. Сегодня существует масса различных программ, которые позволяют произвести процесс составления счета в автоматическом режиме. Вы можете воспользоваться такими программами, или же осуществить составление собственного шаблона, который в дальнейшем будет вами использован в качестве основы выдачи счета.