Обязанности офис-менеджера, его должностная инструкция, функции и требования формируются кадровой службой. На практике они могут стать реальным инструментом, позволяющим создавать оптимальные условия и требования к работе сотрудника и получать максимальные выгоды от его деятельности на фирме.
Так, например, обязанности офис-менеджера тесным образом связаны с внешними коммуникациями компании. В функции этого человека входит контроль работы офиса, организация обслуживающего персонала, в отдельных случаях – реклама, презентационные мероприятия и другие события, влияющие на имидж компании.
Если, в отдельных случаях, должностная инструкция – это компиляция требований учетной политики и разработанных бизнес-процессов компании, то источником обязанностей офис-менеджера является именно видение руководства организации работы офиса, интегрированное в ежедневную коммерческую деятельность. Эти требования персональны для каждой фирмы, они могут быть сформированы в результате компиляции уже разработанной корпоративной политики или создаваться совместно с этим документом.
Работу офис-менеджера можно сравнить с функциями местоблюстителя. В задачи этого человека входит создание благоприятного впечатления о фирме и управление обслуживающим персоналом офиса. Безусловно, это один из сотрудников, который имеет доступ к руководителю и является его прямым «рупором» при ежедневном общении с персоналом. Это должно быть тем или иным образом отражено в должностной инструкции.
Основной дилеммой кадрового менеджера является выбор критериев для составления должностной инструкции. Часто на практике – это формальный и типовой документ, который подписывают все сотрудники. Он составляется по универсальной форме и на высоком уровне описывает основные должностные функции человека, который должен управлять офисом. Недостаток такого подхода в том, что эти обязанности не отражают бизнес-процессы фирмы и их особенности. Это, в свою очередь, может привести к нарушению коммуникаций между сотрудниками и созданию напряженного рабочего фона.
При этом среди профессиональных кадровиков существует мнение, что должностные инструкции являются и могут быть реальным инструментом управления взаимоотношениями с персоналом. Говоря о персонализации данного документа, конечно, не стоит дотошно вносить все функции, при этом нужно показать связь между корпоративной и учетной политикой компании, а также с описанными бизнес-процессами.
По характеру должности, офис-менеджер должен обеспечивать работу офиса и при необходимости руководить всем аппаратом обслуживающей службы для этих целей. Безусловно, это одна из важнейших руководящих должностей особенно в крупных компаниях, от которой зависят все офисные коммуникации и эффективная организация труда. В силу этого должностная инструкция должна носить персонализованный характер.
При составлении персональной должностной инструкции для любой должности учитывайте, что:
Учетная политика разрабатывается отдельно, менеджерским и бухгалтерским персоналом, согласовывается с учредителями. Участие кадрового менеджера в разработке этого документа официального внутреннего учета опосредовано. При этом при разработке корпоративной политики кадровый отдел является основным исполнителем, источником требований, так как обязан урегулировать все коммуникации между сотрудниками, а также описать функции для достижения эффективных условий работы.
Функции офис-менеджера связаны напрямую с корпоративной этикой и политикой, потребностями в организации работы руководителей, рабочими связями между персоналом. По этой причине описание должностных обязанностей офис-менеджера является прерогативой кадрового менеджера, который должен учесть весь объем коммуникаций, который потребуется отслеживать сотруднику.
Источником требований и функций для должности офис менеджера может быть ряд внутренних документов, на которые можно сослаться в инструкции, чтобы обеспечить компактное изложение:
Учетная политика является внутренним документом, синхронизирующим процессы учета и опирающаяся на корпоративные правила и общие требования к учету. Она конкретизирует и формализует все формы учета, но отличается по характеру от внутрикорпоративного документа корпоративной политики.
Обратите внимание, что компания не может описать требования к сотруднику, нарушающие нормы Трудового и Гражданского кодекса, который определяет законное поведение частных лиц. Кроме того, несоответствие должностной инструкции законным нормам может повлечь обоснованные претензии сотрудника и судебную компенсацию морального ущерба, а также крупное выходное пособие в случае увольнения.
Стоит отметить, что должность офис-менеджера предполагает знание многих внутренних нюансов, без которых не существует ни одна компания. По этой причине нужно придавать особое значение не только организации офисных процессов, которые помогут избежать возможных законодательных нарушений в работе, но и организуют эффективную работу всех участников.
Это справедливо не только для офис-менеджера, но и всего офисного персонала, которым он управляет. Работники офиса могут быть свидетелями разных ситуаций, поэтому в организациях, чтобы исключить как негативные проявления, так и участие в них незаинтересованных лиц, следует тщательно прорабатывать должностные инструкции.
Во многих случаях, особенно это характерно для небольших предприятий, офис-менеджер фактически выполняет функции секретаря. У него довольно узкие обязанности, связанные с приемом и переадрессацией звонков дирекции или офиса, с встречей посетителей, а также выполнения индивидуальных поручений руководства. В этом случае должность так и называется – секретарь-офис-менеджер. Речь идет фактически о секретарских обязанностях, которые могут быть перенесены на всю фирму. Для солидности работника называют офис-менеджером.
В визитных карточках сотрудника может быть указана должность офис-менеджера, но в должностной инструкции лучше указать «секретарь – офис-менеджер». Это поможет внести конкретику в функциональные обязанности и избежать двойной трактовки прав и обязанностей.
Очень часто, причем даже в крупных компаниях, под должностью офис-менеджера подразумевается помощник руководителя. Несмотря на то, что функциональность этих вакансий в чем-то похожа, но должность помощника дирекции подразумевает совершенно другой принцип организации работы.
Приведем некоторые типовые обязанности, которые также могут быть отражены в должностной инструкции, но этим не ограничиваются:
Фактически эта должность может совмещать секретаря и офис-менеджера в компаниях, где не ярко выражены коммуникации, не так часто звонят телефоны, нет особой загрузки работой офис-менеджера. Ключевое отличие должности в том, что она ориентирована на работу руководителя и не имеет прямой связи с управлением офисом. При этом такая форма приемлема для нотариальной и адвокатской конторы, небольших бэк-офисов дирекции, вынесенных из площади основного офисного помещения.
При найме на работу лучше ориентироваться на человека, который окончил специализированные курсы или имеет опыт работы на подобной должности в довольно крупной компании. ВУЗы для такой работы в основном не готовят. При этом можно совместить работу маркетолога и секретаря. Так как данная функция в небольших компаниях часто не требует ежедневной загрузки, поэтому фирмы стремятся нанять внештатного маркетолога.
Обратите внимание, что не стоит сочетать работу интернет-маркетолога и секретаря. Это совершенно разные должности, причем обе подразумевают полную или избирательную загрузку в течение дня, что будет мешать выполнению «сдвоенных» должностных обязанностей».
Совмещение должности маркетолога и секретаря во многих случаях более органично, чем с работой офис-менеджера. Такое предложение могут принять выпускники ВУЗов без опыта работы. Таким образом, компания сможет себе позволить специалиста с высшим образованием, при этом сотрудник получит ценный опыт в разных сферах коммерческой деятельности и будет выполнять задачи более профессионально, имея за плечами учебу в ВУЗе.
Сочетание должности офис-менеджера и бухгалтера оправдано в небольших компаниях с небольшой нагрузкой телефонных разговоров. В этом случае сочетание бухгалтерских и секретарских обязанностей более чем оправдано. В функции такого сотрудника будет входить:
В данном случае, несмотря на то, что такой вариант применим только в небольших компаниях, не активно работающих с клиентами, офис-менеджер, выполняя функции секретаря и бухгалтера, является и полноценным топ-менеджером, в функции которого входит поддержка порядка в офисе и учет. В данном случае в должностной инструкции также нужно указать бухгалтер-офис-менеджер. Эта должность должна быть отражена и в штатном расписании компании.
В работе офис-менеджера, который совмещает свои обязанностями с должностью секретаря, нередко возникает необходимость работы с корпоративной системой управления. Речь идет об определенном программном продукте, который часто внедряется в компаниях независимо от типа и характера бизнеса. Системы управления взаимоотношения с клиентами (CRM) позволяют учитывать все звонки и контакты, поступающие на фирму, в том числе, звонки руководству.
Должность офис-менеджера часто подразумевает не просто знание работы компьютера в качестве пользователя, но и более высокий профессиональный уровень. В отдельных случаях в должностной инструкции стоит оговорить не только знания в этой области, например, платформы SAP, но и функциональность, связанную с электронными системами учета.
На этом этапе будем считать, что разобрались во взаимодействии офис-менеджера с работой бухгалтера, маркетолога и секретаря. Связь между этими должностями обеспечивается через операционный учет и управление деловыми коммуникациями, которые часто представлены определенными продуктами. Владению навыками работы с такими офисными средствами можно научиться на специальных курсах. Лучше степень владения CRM, ERP, такими бухгалтерскими продуктами как 1C зафиксировать в должностной инструкции в навыках сотрудника.
Составление должностной инструкции выполняется независимо от поступления сотрудника на службу. Фактически сотрудник подписывает готовый документ, который не может быть изменен в соответствии с его пожеланиями. Исключение составляют люди, нанимающиеся в результате проведения конкурса. На всякий случай напомним, что такие сотрудники не могут наниматься с испытательным сроком.
В других случаях не рекомендуем нанимать человека без оформления на работу во время испытательного месяца. Фактически, если сотрудник приступил к работе, он является нанятым постоянно, в этом случае без подписанного контракта вам будет сложно решить конфликтные вопросы.
Рекомендуем проводить оформление в следующей последовательности:
Еще раз обращаем внимание, что все ваши внутренние формальные и неформальные документы должны соответствовать КК и ГК РФ. Это касается системы штрафов, внутреннего распорядка, ненормированного рабочего дня и сверхурочных.
Позаботьтесь о том, чтобы у сотрудника на руках были все необходимые оригиналы и копии документов. Это внесет ясность во взаимоотношения работодателя, работника и, соответственно, начальника кадровой службы. Представьте нового человека в вашей команде его коллегам. Это создаст благоприятный фон и правильное отношение со стороны всех участников.
Приведем несколько советов, которые помогут составить хороший документ, описывающий функции офис-менеджера:
Обратите внимание, что в бизнес-практике не существует документов, нормативов и законов, регламентирующих правила и порядок составления должностных инструкций. Это характерный внутренний документ фирмы, который при этом, как и Учетная политика, требует согласования с высшим менеджерским персоналом. Этот факт подтверждает значение должностной инструкции для работы фирмы.