БДР и БДДС – это основные управленческие Финансовые документы, которые помогают топ-менеджерам и управляющим фирм работать эффективно и осуществлять текущее управление финансовыми ресурсами организации.
Эти формы являются универсальными и подходят для организаций любой формы собственности и любого вида деятельности. Структура этих бюджетов достаточно гибкая и формы отчётов могут меняться в зависимости от специфики деятельности организации или задач управленца. Главное, чтобы все данные в бюджетах были отражены корректно.
Рассмотрим сегодня подробно эти два основных управленческих бюджета, которые позволят всегда держать под контролем текущую финансовую ситуацию в вашей компании и достигать поставленных вами целей.
Для успешного управления финансами любой организации необходимо осуществлять текущее управленческое бюджетирование. Бюджет организации является важным инструментом управления ее хозяйственной деятельностью и перераспределения ресурсов. Грамотное бюджетирование помогает достичь более высоких показателей эффективности деятельности организации и повысить прибыль.
Обычно бюджетирование осуществляется в нескольких аналитических разрезах. Наиболее полную финансовую информацию дают бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств. Они содержат все основные показатели, характеризующие текущее поступление и расходование финансовых ресурсов в фирме.
Такие бюджеты обычно составляются на месяц, год, квартал. Некоторые организация составляют еще агрегированный управленческий баланс.
Такие формы управленческой отчетности имеют гибкую структуру, они не перегружены данными и потому очень наглядные, их легко анализировать.
БДДС - этот бюджет, отражающий движение денежных потоков внутри организации, он составляется на основе банковских выписок и расчётных кассовых ордеров, которые отражают весь приход и расход денежных средств организации. Основной принцип записи движения денежных потоков в этом бюджете аналогичен Отчету о движении денежных средств, который является стандартной формой отчётности.
БДР - этот бюджет отражает стоимостное выражение операций, формирующих прибыль и убыток фирмы за рассматриваемый период. На основании данного бюджета рассчитывается себестоимость и рентабельность производства продукции. Такие бюджеты формируются на основании первичных документов таких, как акты выполненных работ/ оказанных услуг, актов передачи материальных ценностей организации. В этот бюджет включается также стоимостные показатели переоценки материальных ценностей, нематериальных активов и прочие операции. По принципу формирования этот бюджет похож на стандартную форму отчётности Отчета о прибылях и убытках.
Эти управленческие бюджеты обычно формируются с помощью управленческих учетных программ SAP или 1С, их также можно сформировать в виде простой таблицы в Excel.
Для того, чтобы дополнительно повысить эффективность деятельности организации составляют прогнозные и фактические бюджеты:
Структура этих отчётов, в зависимости от деятельности компании может быть различной. Нередко управленцы небольших организаций составляют такие бюджеты в виде простой таблицы в Excel, такой отчёт наглядно демонстрирует общее положение дел в компании на текущий момент и позволяет вовремя среагировать на любую нежелательную ситуацию или напротив направить больше финансовых ресурсов компании на более выгодное в данный момент направление деятельности.
Стандартная финансовая отчетность для оперативного управления довольно часто не подходит, так как она обычно составляется фирмами раз в год или раз в квартал. Это связано со спецификой ведения бухгалтерских учетных регистров, которые обобщаются и закрываются за отчётный период, фиксируют данные только на конечную дату. А такие несложные отчёты, имеющие гибкую структуру и позволяющие отразить основные финансовые потоки фирмы и их распределение в течение месяца, позволяют управлять деятельностью компании, эффективно расходовать ее финансовые ресурсы, помогают достичь наилучшего результата деятельности.
Хотя оба бюджета и БДР, и БДДС, отражают движение финансовых ресурсов внутри компании, но основная суть состоит в том, что не всякое движение денег, на самом деле, отражается в отчётности компаний, как расход или доход. Также и изменения в остатке финансовых ресурсов, не всегда происходят через поступление средств или какие-либо выплаты.
Основные отличия между БДР и БДДС заключаются в следующем:
Приведем несколько статей, которые позволят понять принципиальное отличие этих бюджетов.
БДР имеет следующие отличающиеся статьи:
БДДС имеет следующие отличающиеся статьи:
Основной задачей составления БДДС является управление текущими денежными потоками фирмы. Этот бюджет составляется в нескольких вариантах - текущем и прогнозном. Обычно БДДС оставляют на год с разбивкой по месяцам, затем корректируют в течение года, исходя из фактического текущего состояния компании, её текущей операционной деятельности.
БДДС составляется для сравнения фактических и плановых показателей, что позволяет топ-менеджменту фирмы в оперативном режиме корректировать деятельность компании.
Основной задачей БДР является отражение баланса предприятия в стоимостном выражении.
БДР похож на Форму № 2 стандартной финотчётности - Отчет о прибылях и убытках. Но его структура является более гибкой и в зависимости от нужд организации, статьи могут в нём добавляться или напротив исключаться, что позволяет делать такой отчёт более наглядным и удобным для анализа.
Основной целью составление данных бюджетов является оценка рентабельности бизнеса и прогнозирование прибыли фирмы в результате ее текущей деятельности.
Составляют такой бюджет в текущем оперативном режиме топ-менеджеры и управленцы компании, по этим бюджетам они сразу видят все недостатки текущей деятельности и могут принимать оперативные управленческие решения по исправлению ситуации, не дожидаясь конца периода, когда будет получен итоговый убыток за отчетный период.
Таким образом, оба бюджета БДДС и БДР, нужны для получения полной картины по движению и использованию финансовых ресурсов компании, прогнозированию её будущих финансовых результатов и потребностей, анализу текущей операционной деятельности и принятию своевременных и верных управленческих решений.
Как мы уже сказали БДДС, прежде всего, показывает четкую картину текущей финансовой ситуации компании с точки зрения движения денежных средств и прибыльности ее текущей деятельности по отдельным направлениям.
БДДС состоит из нескольких блоков:
Этот бюджет необходим для учёта и анализа финансовых показателей компании, а также планирования ее финансовых ресурсов.
БДДС отражает:
Рассмотрим более подробно основные принципы построения БДР:
Проще говоря, БДР включает в себя следующие три группы показателей: доходы и расходы фирмы за период, полученную фирмой прибыль. И заметим, что доходы и расходы фирмы отражаются в этом бюджете уже в момент их возникновения, т.е. по факту.
Доходы в данном отчете принято подразделять в зависимости от источника возникновения:
Этот бюджет удобен тем, что носит обобщенный характер и его легче составлять и анализировать, чем традиционную финансовую отчетность.
Расходы принято группировать в этом отчете по следующим группам:
Как мы уже отмечали, в данном бюджете необходимо отразить и прибыль организации.
Вообще напомним, что прибыль может быть учтена в нескольких вариантах - валовая прибыль, операционная прибыль, прибыль до налогообложения, чистая прибыль фирмы.
Для крупных компаний иногда финансовые специалисты составляет отдельные БДР по различным направлениям деятельности, когда им необходимо проанализировать каждый вид деятельности фирмы отдельно.
Обычно составление БДДС включает в себя несколько последовательных этапов:
Затем полученный БДДС анализируется и при необходимости корректируется.
При составление БДДС важно рассмотреть возможность возникновения кассовых разрывов и внести БДДС соответствующие корректировки, чтобы такие ситуации не возникали.
В крупных компаниях, возможны две схемы построения БДДС - снизу вверх или сверху вниз. В первом случае топ-менеджеры ориентируются на данные поступающие из подразделений, во втором случае топ-менеджеры сами составляют финансовый план и затем доводят его до руководителей подразделений фирмы.
Какую схему составления БДДС не применяла бы фирма важно, чтобы и её бюджет был более реалистичным и выполняемым. Всегда необходимо учитывать реальную ситуацию во всех подразделениях компании и множество сторонних факторов.
Если бюджет составляется на основании реалистичных показателей всех подразделений компании и финансовые управленцы при составлении бюджетов принимают точные прогнозные значения ключевых показателей деятельности фирмы, то расхождение плановых и фактических бюджетов будет незначительным.
Любое негативное отклонение фактических результатов от планируемых будет означать, что в каком-то подразделении фирмы или на каком-то этапе работ, сотрудники недостаточно хорошо выполнили свои обязанности, или возможно возникли какие-то негативные обстоятельства, которые повлияли на финансовые результаты фирмы. В любом случае, чем бы ни были вызваны эти отклонения, важно своевременно обратить на них внимание, выявить причины таких результатов и принять все возможные меры для минимизации потерь фирмы в текущей ситуации, и минимизации потерь в дальнейшем от этих негативных факторов.
Причины расхождения плановых и фактических бюджетов принято делить на две группы:
Рассмотрим, как можно использовать бюджеты для увеличения прибыли вашей фирмы:
Сегодня мы постарались достаточно подробно объяснить суть бюджетов организаций БДР и БДДС, рассмотрели, в чём именно заключается их различие. Рассказали, как составляются эти бюджеты, какие данные они отражают и как их правильно использовать.
Конечно для того, чтобы составлять такие бюджеты самостоятельно без автоматизированной программы, необходимо хорошо разбираться в бухгалтерских учетных регистрах, знать правила их заполнения. А если у вас есть учетная программа 1С или SAP, то такие отчёты по бюджетам вы можете получить за считанные минуты, затем их нужно только проанализировать.
В общем виде такие бюджеты составить на самом деле несложно, их наполнение зависит от деятельности компании, ее специфики. Вы можете легко добавлять или убавлять необходимые вам строки бюджетных форм для обобщения данных. Главное, чтобы данные в них были отражены корректно, тогда их укрупненная структура позволит вам быстро понять какова реальная текущая финансовая ситуация в компании, где основные вызовы, куда нужно перенаправить финансовые ресурсы, чтобы закрытие узкие места, или для того, чтобы ускорить развитие бизнеса, получить максимальную прибыль, повысить эффективность деятельности фирмы.