Как осуществить переход на сторонние бухгалтерские услуги? + Актуальность услуг, особенности формирования стоимости

Подобные услуги с каждым днем приобретают все большую актуальность, и многие руководители небольших предприятий или предприниматели начинают осознавать необходимость и преимущества использования данных возможностей. Сейчас не только многие специализированные компании предлагают свои услуги в данных вопросах, но и отдельные специалисты могут предлагать свою помощь по ведению дел. Благодаря интенсивности развития бизнеса эффективность использования различных ресурсов предприятия в частности бухгалтерии имеет ключевое значение.

Отказаться полностью от бухгалтерии не может ни одно предприятие вне зависимости от той деятельности, которой оно занимается. Ведь только с помощью бухгалтеров можно привести все документы в порядок, подготовить налоговую отчетность к необходимым требованиям, правильно организовать все финансовые потоки предприятия.

Для тех, кто хочет воспользоваться услугами бухгалтеров извне может столкнуться с несколькими вариантами получения такой поддержки. Можно обратиться за разовыми услугами к частным бухгалтерам для того чтобы привести отчетность в порядок и периодически в дальнейшем возвращаться к подобному обслуживанию, или можно воспользоваться постоянным сотрудничеством с опытным специалистом на контрактной основе с обсуждением всех задач, которые он должен будет выполнять. От использования традиционных штатных сотрудников сейчас многие отказываются так как не хотят вместе с бухгалтерским отделом создавать целый ряд обременений.

При выборе конкретного варианта сотрудничества нужно исходить из итоговой стоимости услуг, уровня компетентности специалиста, сроков в течении которых потребуется бухгалтер, возможность обеспечения необходимого уровня конфиденциальности при допуске к критичным сведениям. В любом случае использование штатных сотрудников в сравнении с использованием разовых услуг бухгалтеров значительно дороже и обременительнее.

К ним можно прибегать в ряде случаев, когда нет возможности нанять штатного специалиста, при необходимости надлежащим образом провести восстановление бухгалтерского учета, обеспечить правильность организации важных отчетных документов, когда необходимо получить ряд консультаций.

Для небольших фирм или для ИП будет вполне достаточным разового обращения, когда объем выполняемых работ не слишком значителен и самостоятельно их совершить нет времени или нет соответствующих знаний. К тому же могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, когда единственный бухгалтер на больничном, но необходимо срочно решить ряд вопросов по бухучету.

Для тех, кто управляет большими организациями наоборот, использование внешней помощи в разовом формате по ведению дел бухгалтерского плана является нерациональным. Гораздо эффективнее в данном случае использовать регулярную помощь на контрактной основе или услуги специализированных аутсорсинговых компаний. В данном случае можно рассчитывать на полное сопровождение любых вопросов с ведением и организацией бухгалтерского учета, решение ряда налоговых вопросов, гарантированное обеспечение конфиденциальности данных, высокий профессионализм сотрудников. Можно использовать как комплексное ведение дел, так и выборочное по отдельным задачам – подготовка отчетности, оптимизация финансовых потоков.

После выбора компании по предоставлению бухгалтерских услуг обязательно нужно составить договор о взаимоотношениях. В данном документе прописываются нюансы о полном объем услуг, цене, а также сроках предоставления отчетной документации.

Востребованность бухгалтерских услуг

Поддержание успешной работы фирмы с использованием внешних исполнителей занимающихся ведением бухучета, позволяет эффективнее выполнять продвижение любых товаров и услуг без организации собственного штата бухгалтеров. Происходит серьезное преобразование громоздкого аппарата бухучета в максимально эффективный механизм дающий новые перспективы для развития. Устраняется целый перечень обременений в виде организации рабочих мест с предоставлением необходимого оборудования, исключаются выплаты социального характера, а также проблемы с больничными и декретными отпусками. Сотрудничая со сторонними специалистами можно заручиться поддержкой опытных людей, которые обеспечат все функции бухгалтерии. При наличии договорных отношений гораздо выгоднее оплачивать именно такие услуги только на одной компании, а не выплачивать заработную плату большому количеству сотрудников. Кроме этого содержание собственной бухгалтерии требует дополнительных серьезных затрат на поддержание работы в виде различного обеспечения – канцелярии, мебели, офисного оборудования, оплаты сервисных услуг и пр.

Хорошие специалисты всегда имеют завышенные требования по заработной плате, поэтому многие нанимают на официальную работу сотрудников с более приемлемыми запросами, но в таком случае стоит ожидать что уровень подготовки бухгалтера будет недостаточным. Непрофессиональный бухучет в свою очередь может спровоцировать целый ряд неприятных ситуаций для любой фирмы. Можно получать неполноценные и не отражающие действительность сведения о состоянии деятельности бизнеса, могут возникнуть ошибки в составлении отчетной документации что спровоцирует штрафные санкции со стороны налоговой службы, когда проверка выявит нарушения. Некомпетентная организация документации приведет к потере денежных средств и материальных ценностей. Любая из таких неприятностей вызванная неквалифицированными действиями бухгалтера может сформировать трудноустранимые последствия, что выльется в невозможность дальнейшего развития фирмы или приведет к дополнительным затратам на исправление ошибок.

Поэтому идеальным вариантом сейчас считается взаимодействие с теми организациями, которые предоставляют внешние бухгалтерские услуги на договорных отношениях. Их деятельность основана на опыте сотрудников и той ответственности которую они берут на себя. В случае ошибочных действий таких фирм можно всегда возложить на них вину и получить компенсацию возместив любые убытки. Другими словами, уже не нужно будет беспокоиться о проблемах, рассматриваемых ранее. Выступая в роли заказчика услуг, владелец серьезно сокращает как свои риски, так и целый перечень расходов.

Причины популярности

Какие главные услуги могут предоставляться

Список возможных услуг, которые имеются в компании по предоставлению бухгалтерского сопровождения довольно значительный. Довольно часто он не ограничивается подготовкой отчетности и приведением документов в порядок. Могут предлагаться комплексные решения по модернизации функционирования отдельных служб заказчика для разработки более эффективной учетной стратегии.

Предлагаем ознакомиться с наиболее типичными и необходимыми услугами для любых предприятий:

  • Подготовка отчетных документов

Это наиболее важная функция так как соблюдения всех установленных правил при создании налогового отчета обезопасит деятельность предприятия от довольно существенных штрафных санкций.

  • Расчет заработной платы

В данном вопросе могут потребоваться довольно обширные сведения по законодательным нормам в вопросах формирования оплаты труда для различных специалистов, работающих на предприятии. Все они могут иметь различную квалификацию и стаж работы, необходимо учитывать наличие множества факторов, особенно касающихся льготных работников, пенсионеров, работающих на предприятии. Это весьма сложная задача, которую могут выполнить только грамотные специалисты с соблюдением полной ответственности.

  • Консультирование по вопросам ведения бухгалтерии

Предоставление полных информационных услуг по организации различных процессов, относящихся к бухгалтерии способно серьезно повысить эффективность деятельности фирмы в целом. Такое консультирование может потребоваться на самых различных этапах ведения деятельности, при возникновении незапланированных и критичных ситуаций. Важно чтобы оно оказывалось в непрерывном режиме, это позволит организовать и структурировать работу более правильно.

  • Приведение в порядок документов, связанных с отчетностью

В данном случае применяются методики, позволяющие более правильно организовать формирование и перемещение документов, отражающих финансовые потоки, предоставляющие сведения о доходах и расходах. Приведение документов в более информативный вид сделает работу многих отделов более продуктивным, выявит ряд недостатков в тех или иных аспектах деятельности предприятия.

  • Восстановление бухучета

Ведение современного бизнеса заставляет применять довольно интересный механизм изменения бухгалтерских услуг. Их цель заключается в своеобразной реанимации данного структурного подразделения и восстановление всей документации. В данном случае происходит проверка всех документов на соответствие установленному законодательству, проводится упорядочивание бумаг. Реализуется проверка всех отчетных данных и формируется новый баланс, происходит сверка и восстановление всех отсутствующих регистров, видоизменяется работа всех бухгалтеров в соответствии с формой налоговой политики. Всем этим преобразованием предшествует детальный анализ и исследование фирмы.

Пошаговая инструкция перехода на бухгалтерские услуги

  • Шаг 1: Выбор компании

Процесс выбора компании должен быть достаточно детализированным и внимательным:

  1. В первую очередь производится изучение предоставляемых услуг, осуществляется отбор по важным параметрам, таким как цена, расположение офиса и пр.;
  2. Осуществляется проверка рейтингов актуальности по независимым агентствам;
  3. Производится оценка данных, которые касаются отзывов клиентов;
  4. Обязательно производится проверка сайта компании с учетом оценки перечня услуг и стоимости.

Чем внимательнее будет ваш выбор, тем выше шанс того, что вы подпишите договор с действительно опытными и знающими специалистами, которым можно доверить ведение своей бухгалтерии.

  • Шаг 2: Предварительный договор

Учитывайте, что перед тем, как осуществлять процесс подписания договора нужно встретиться с представителями компании и оговорить все детали и нюансы. Кроме всего прочего, предварительно осуществляется расчет цены. Помните о том, что все данные, которые указаны на сайте компании, являются приблизительными. На конечную стоимость будет влиять численность персонала, вид деятельности организации, количество необходимой документации и пр.

  • Шаг 3: Подписание договора

В данном документе непременно должны быть отражены все важные мелочи и детали. Помните о том, что тут указывается перечень документов, которые должны составлять специалисты, осуществляется описание всего объема услуг, которые должны будут предоставляться. Обязательно указывается конечная стоимость, сроки оплаты, сроки предоставления документов, а также вносятся данные описания штрафных санкций за нарушение установленных условий договора.

  • Шаг 4: Оплата услуг

Многие компании в условиях своего договора указывают, что после подписания всех документов обязательно предоставляется предоплата. В процессе первоначального устного договора нужно сразу же рассмотреть различные варианты оплаты. Также в договоре должны фигурировать все реквизиты компании.

  • Шаг 5: Предоставление документов

После того, как договор будет подписан, обязательно осуществляется процесс передачи документов для дальнейшей обработки. Нужно заранее оговорить порядок и сроки предоставления первичных документов. Также нужно будет осуществить процесс договора по вопросу предоставления уже составленной или же восстановленной документации.

  • Шаг 6: Получение отчетности

В установленные сроки вы должны получить все необходимые документы. Если сроки нарушаются, это является причиной использования ранее оговоренных штрафных санкций. Помните о том, что ответственность за сроки и качество определяется именно условиями договора. Если происходят систематические нарушения договор можно разорвать в одностороннем порядке, после чего, можно потребовать определенную компенсацию через суд.

Инструкция по переходу

От чего зависит стоимость услуг

Предварительные цены на предоставляемые услуги бухгалтерской компании можно найти на официальном сайте. Тем не менее, везде указывается на то, что стоимость может изменяться в зависимости от различных факторов.

  • Вид деятельности организации

В данном случае, стоимость будет определяться уровнем сложности составления документации. Например, если человек занимается оптовой торговлей, то естественно, документация у него будет не такой сложной, как в том случае, если речь идет о крупной производственной компании.

  • Система налогообложения

Сразу же скажем о том, что данный фактор определяет частоту и количество необходимой документации, которая предоставляется в качестве отчетности. Именно по этой причине, очень важным аспектом ценообразования является данный фактор.

  • Количество работников

Количество работников определяет количество необходимой документации, которая составляется специалистами. В настоящий момент услугами сторонних компаний по бухгалтерскому учету пользуются не только мелкие предприниматели, для которых организация собственного штата просто не по карману. Многие крупные предприятия также отдают предпочтение сотрудничеству с такими организациями, так как это провоцирует возможность серьезной экономии внутренних средств. Стоимость услуг для компаний, в которых работает достаточно существенное количество человек будет выше, чем для предпринимателей с незначительным штатом.

  • Дополнительные подразделения

Каждое подразделение должно осуществлять процесс составления собственной документации, именно по этой причине, провоцируется необходимость расширенных услуг бухгалтерского характера. Также возрастает количество работников, по которым нужно составлять документацию. По сути, количество подразделений повышает нагрузку на бухгалтерскую компанию, что естественно сказывается на цене. Тут также нужно сказать о том, что по каждому обособленному подразделению непременно должна вестись самостоятельная бухгалтерская документация. Именно по этой причине, компании, которые имеют филиалы и подразделения, будут вынуждены платить за услуги в разы больше.

Как формируется цена

Проверка качества предоставляемых услуг

Чтобы проверить качество оказываемых услуг, нужно периодически осуществлять самостоятельную проверку документов. Постарайтесь осуществить сверку с контрагентами, в данном случае, будет составлен акт, на основании которого можно будет четко определить наличие всех проплат, а также можно будет определить наличие необходимых взаиморасчетов. Таким образом, формируется возможность проверки данных, которые предоставляются в отчетной документации. Естественно, такой процесс является достаточно затратным по времени, но его проведение является необходимым.

Можно использовать вариант сверки складских остатков. В данном случае, производится процесс проверки всех данных по складку. Таким образом, вы получаете показатели по остаткам. После чего, следует взять бухгалтерские документы по данному вопросу и произвести процесс сверки. Проведение такого процесса способствует возможности определения точности ведения все отчетной документации. Также вы сможете сразу же обратить внимание, есть ли в карточках складского учета все данные, которые касаются ранее производимых сверок, которые непременно должны быть произведены специалистами по бухгалтерскому учету. Если такие записи имеются, это говорит о внимательном отношении бухгалтеров к выполнению поставленных задач, так как они обеспечивают систематический контроль.

Как проверить качество услуг

Проведите проверку данных о внеплановых проверках. Вы можете осуществить процесс запроса в бухгалтерии актов по проверкам налоговой или же иных контролирующих инстанций за четко определенный период. Если количество внеплановых проверок является достаточно значительным, то это может является неоспоримым свидетелем того, что сопровождение бухгалтерского плана не является качественным.

Кроме всего прочего можно произвести процедуру анализа основных средств. Сразу же скажем о том, что вопрос основных средств - своеобразная головная боль для большинства бухгалтеров. Все дело в том, что инвентаризация имущества нередко дает результаты, которые говорят о наличии объектов, которые не числиться в учете. Это происходит в том случае, если имущество уже списано, но еще не подвергалось ликвидации. Если поступили определенные ценности, но данные о них не были переданы на учет. Также проблемы возникают при ситуациях, когда арендатор не передает на баланс фирмы определенные данные и пр. нередки и ситуации, когда на балансе предприятия какое-то имущество числиться, но в реалиях его не существует. Таким образом, возникают разные ситуации, которые требуют от бухгалтерии быстрых и оптимально грамотных решений. Если при проверке вы видите, что никто не решает такие проблемы, это говорит об отсутствии качества.