Что такое бухгалтерское обслуживание – какие типы услуг предоставляет, когда необходимо + бизнес бухгалтерского обслуживания
Все бухгалтеры занимаются регистрацией и анализом бизнес-операций, бухгалтерией и оценкой финансовых возможностей предприятий и организаций. Однако методы бухгалтерского учета различаются в зависимости от бизнес-среды, состояния управления и опыта.
Управлять бизнесом часто сложно. Приходится делать бухгалтерскую работу. Владельцы фирм, у которых нет опыта в этом, могут упростить ситуацию, если кто-то сделает за них учет. Когда дело доходит до деловой практики, много маленьких компаний не используют бухгалтерскую услугу. С учетом сказанного, партнерство с бухгалтерами имеет смысл по многим причинам. Хорошая бухгалтерская служба делает гораздо больше, чем просто следит за вашими финансами.
Как владелец вы понимаете, что вам нужно руководство бухгалтерского партнера, чтобы расти, и аутсорсинг может быть хорошей идеей. Но как вы решаете, какой бухгалтерский учет подходит для вашего бизнеса?
К счастью, в последние годы отрасль бухгалтерского учета разработала модель услуг, которая называется бухгалтерским обслуживанием, представляющую автоматизированные технологии и доступное руководство по учету. Благодаря облачному программному обеспечению и технологиям малые предприятия и некоммерческие организации теперь могут получать услуги бухгалтерии и контроллеров практически из удаленных групп специалистов по бухгалтерии.
Фирмы, предоставляющие услуги по учету клиентов, бывают нескольких разновидностей, некоторые из которых обеспечивают базовую бухгалтерию, а другие предоставляют расширенные управленческие отчеты и консультационные услуги.
Просто взглянув на базовое определение, бухгалтерская служба выполняет некоторые ключевые показатели для вашей компании:
Она точно проверяет ваши бухгалтерские книги.
Она интерпретирует числа в этих книгах.
Это создает стратегию, основанную на тех числах.
Она дает представление о финансах вашего бизнеса через тенденции, прогнозы, денежные потоки и потенциал роста.
Помимо предоставления вам инструментов для сбора информации, необходимой для заполнения налоговых деклараций и подачи заявок на кредиты для предприятий, бухгалтерский учет для малого бизнеса помогает вам понять, что происходит с вашим бизнесом в финансовом отношении. Когда вы поймете, как работает ваша компания, вы сможете лучше вести свою деятельность и оставаться на плаву.
Однако бухгалтерская служба делает гораздо больше. Она также помогает вам с налоговой информацией, исправляет ошибки и помогает с заработной платой и кредиторской задолженностью. Сервис предназначен для того, чтобы помочь вам сориентироваться во всех ваших финансовых делах.
Бухгалтерская служба гарантирует, что вы получите максимально возможные вычеты, в том числе те, которые вы можете даже не осознавать, доступны. Вместо того чтобы ждать до конца года, чтобы попытаться рассчитать пропущенные вычеты, бухгалтерская служба помогает в течение всего года рассчитывать вычеты по мере их возникновения.
Бухгалтерская служба также может помочь вам посоветовать стратегию. Например, некоторые малые предприятия могут забыть включить или сохранить квитанции для личных расходов, помещения для домашнего офиса и других законных деловых расходов. Бухгалтерские услуги идут в ногу со всеми деталями.
Еще одна по-настоящему веская причина нанять бухгалтера - это избежать страшного аудита. К сожалению, большинство людей считают бухгалтера человеком, который может решить эти проблемы после их возникновения.
Важно помнить, что аудита можно легко избежать, если вы получаете рекомендации и советы бухгалтера круглый год.
Существует множество объяснений, почему бизнес проверяется: от слишком большого количества ошибок в налоговых формах до слишком чрезмерных списаний. Думайте о бухгалтере как о долгосрочном партнере, который инвестирует в ваш бизнес и заботится о том, чтобы он был финансово устойчивым. Аудит является пугающей вещью для любого бизнеса, так почему бы не переложить это на бухгалтера?
Традиционно, бухгалтерские услуги для клиентов подразумевали, что бухгалтер выполняет большую часть (если не все) бухгалтерской работы для своих клиентов. Это означает:
Подготовка финансовой отчетности по фактам (рецензии).
Обработка транзакций, оплата счетов и бухгалтерия.
Заработная плата и соответствие заработной платы.
Периодические налоговые платежи/соответствие (налог с продаж и т. д.).
Услуги внешних финансовых директоров и/или контролеров, которые включают в себя постоянные услуги более высокого уровня для анализа финансовых показателей и предоставления информации о стратегиях улучшения бизнеса.
Определение и виды бухгалтерских услуг могут различаться. Некоторые говорят, что это просто учет транзакций, в то время как предоставление стратегических рекомендаций подпадает под действие внешнего финансового директора. В зависимости от определения фирмы, бухгалтерские услуги могут включать:
Услуги по соответствию: подготовка налогов, ревизии и обзоры, финансовая отчетность.
Стратегические услуги: стратегическое планирование, планирование преемственности, слияния и поглощения.
Когда и кому это нужно
Чтобы снизить свои риски, владельцы малого бизнеса должны составить свои требования, прежде чем нанимать внешнюю бухгалтерскую службу, задавая правильные вопросы во время процесса:
Как давно фирма занимается обслуживанием клиентов?
Вы специализируетесь на определенной нише рынка, отрасли или программного обеспечения?
Можете ли вы дать мне несколько примеров/ссылок от клиентов, похожих на меня?
Как финансируется ваша фирма?
Каков опыт управления?
Как будут защищены данные моего бизнеса?
Кто будет иметь доступ к моим финансовым данным, и кто может вносить в них изменения?
Каковы обязанности моего бизнеса, поставщика услуг и любых третьих лиц, например, моего бухгалтера?
Как можно отслеживать и оценивать результаты деятельности аутсорсинговой бухгалтерской фирмы?
Понимание обязанностей каждой стороны с самого начала отношений «бухгалтер – клиент» поможет обеспечить ее долгосрочный успех. Большинство предприятий считают, что преимущества использования опытной бухгалтерской фирмы значительно перевешивают бремя и затраты на управление внутренним бухгалтерским отделом. Создание и управление внутренним бухгалтерским отделом - это огромные затраты и усилия, которые обычно слишком рискованны для большинства малых предприятий.
Предоставляя передовые технологии и интегрированные финансовые системы в сочетании со своевременными и точными бухгалтерскими услугами, бухгалтерская фирма обеспечивает надежные закрытия в конце месяца и финансовую отчетность. Если аутсорсинговая бухгалтерская фирма также предоставляет управленческий учет, они могут помочь бизнесу принимать более эффективные стратегические решения, которые повышают производительность и прибыльность. Все это идет с целью обеспечения спокойствия, операционной эффективности и финансовой разведки для своих клиентов.
В годы, предшествовавшие Интернету, очевидно, что бухгалтерское программное обеспечение было только настольным программным обеспечением. Предприятия использовали его для запуска своих бизнес-процессов: выдавать чеки, регистрировать доход и некоторые другие процессы. Владельцы бизнеса в основном занимались обработкой транзакций, оставляя финансовый учет и соответствие требованиям профессиональных бухгалтеров. Скорее всего, у владельцев бизнеса не было иного выбора, кроме как выполнять обработку транзакций самостоятельно или своими сотрудниками, часто теми, кто не имел бухгалтерского образования. Неудивительно, что владельцы бизнеса, рассылающие бухгалтерам «грязные книги», стали обычным делом.
Владельцы бизнеса заставляли бухгалтеров приходить в их офис и вести «настоящий» учет. Или же они дали «бухгалтерскую копию» программного обеспечения своим бухгалтерам - для «очистки» и «внесения корректировок». Владельцы бизнеса, их сотрудники и сторонние бухгалтеры не могли работать совместно в реальном времени или даже почти в реальном времени в одной и той же учетной базе данных, если только все они не находились в одном офисе/помещении. В результате получилась неэффективная, дорогая, неточная, устаревшая бухгалтерская информация, которая использовалась главным образом для целей соблюдения нормативных требований и лишь в редких случаях для своевременного принятия деловых решений - и неизменно грязные книги. Что еще более важно, владельцы бизнеса понимали, что они могут делать то, что делают бухгалтеры, и это восприятие комментировало цены/сборы за бухгалтерские услуги.
К счастью, рождение Интернета все изменило. Онлайн-облако позволило владельцам бизнеса, их сотрудникам и внешним бухгалтерам совместно использовать бухгалтерское программное обеспечение в любое время и в любом месте. Тем не менее владельцы бизнеса и их сотрудники в основном продолжают использовать бухгалтерское программное обеспечение для ведения своего бизнеса: для выдачи чеков, для учета доходов и т.д., даже когда профессиональные бухгалтеры могут делать все, что настольное программное обеспечение вынуждает и ограничивает бизнес. Облако делает это возможным. Эта новая возможность для бухгалтеров работать в сотрудничестве с владельцами бизнеса в режиме реального времени.
Типы учета в бухгалтерском обслуживании
Есть несколько типов учета в бухгалтерском обслуживании:
Общественный учет. Публичная бухгалтерия также называется услугой обеспечения. Это самый широкий и разнообразный вид учета. Эти бухгалтеры имеют опыт работы в сфере бухгалтерского учета, финансового анализа и управления счетами. Обязанности, которые вы должны ожидать от общественных бухгалтеров, варьируются от подготовки налогов и консультирования до консультаций в области вознаграждения сотрудников и разработки системы бухгалтерского учета. Некоторые также проводят аудит финансовой отчетности своих клиентов и обеспечивают правильное ведение отчетности.
Государственный учет. Гос.учет включает в себя публичные бухгалтерские обязанности для государственных органов. Бухгалтеры следят за тем, чтобы доходы и расходы производились в соответствии с законом. Эти бухгалтеры участвуют в составлении бюджета и управлении гос.активами.
Внутренний аудит. В рамках внутреннего аудита проверяется практика управления финансами в вашей компании или фирме, проверяя неэффективное управление, мошенничество и растрату.
Различные услуги
Основными задачами бухгалтерского обслуживания являются:
Подготовка финансовой отчетности по факту. Также называется «выписка», когда клиент уже выписал свои чеки, выставил счета и получил денежные квитанции. Сотрудник бухгалтерской фирмы вводит данные в общую бухгалтерскую книгу для составления финансовой отчетности.
Обработка транзакций. Здесь бухгалтерская фирма выписывает счета для клиента, обрабатывает кредиторскую задолженность и сокращает чеки (или обрабатывает электронные платежи), обрабатывает платежную ведомость, платит сотрудникам и многое другое.
Аутсорсинговые услуги финансового директора и/или контролера. Эта работа влечет за собой встречу на высшем уровне бухгалтера с руководством клиента на регулярной основе для проверки финансовых показателей и внесения вклада в стратегии по улучшению бизнеса. Он включает регулярные, частые взаимодействия с клиентом для поддержки принятия финансовых и деловых решений, практически в реальном времени, с учетом фактов, но, конечно, не просто или только после фактов.
Как заняться бухгалтерским обслуживанием
С учетом вышесказанного, если возникло желание продолжить карьеру или дело в области бухгалтерского учета, полезно узнать о сути работы бухгалтерского бизнеса и его функций:
Цифровое преобразование. Переход от непрерывной стоимости от транзакций и работы по обеспечению соответствия к производительности и стратегическим услугам требует повышения технологии гораздо более широкой роли. Нужно автоматизировать этапы «с низким или нулевым значением» в процессах, чтобы улучшить качество обслуживания клиентов. Технология - это основа способности вашей фирмы продвигаться вверх по континууму стоимости. Так что начните оценивать доступные технологии и рассматривать, как ваши существующие клиенты могут извлечь выгоду из новых технологий. Ни одно программное обеспечение не будет иметь все функции, чтобы удовлетворить потребности каждого клиента. Начните с основного, комплексного бухгалтерского программного обеспечения, а затем используйте другие дополнительные решения, которые интегрируются с вашим основным бухгалтерским программным обеспечением. Это обеспечит повышение эффективности автоматизации.
Соотношение цены. Чтобы обслуживать предприятия разных размеров, создайте пакеты бухгалтерского обслуживания от базовых до комплексных, соответственно оцените их и регулярно выставляйте счета клиентам. Клиенты оценят знание того, что они могут ожидать. Фирма выигрывает от возможности брать больше за пакетные услуги, чем на индивидуальной основе.
Маркетинг. Клиенты должны рассматривать и понимать бухгалтерское обслуживание как нечто большее, чем предоставляемые в настоящее время услуги по обеспечению соответствия. Убедитесь, что ваши маркетинговые усилия передают контраст между ними. Покажите свое понимание того, что быть владельцем бизнеса сложно, и продемонстрируйте, как бухгалтерские услуги могут облегчить это бремя. Если вы сможете донести это сообщение, клиенты не будут рассматривать бухгалтерские услуги как расходы. Вместо этого они распознают ценность в анализе принятия решений, которую предоставляет бухгалтерское обслуживание.
Кадровые вопросы. Успешный бухгалтерский бизнес не обязательно требует большого персонала. Технологии и стандартизированные процессы обеспечат значительную эффективность, что позволит вам обслуживать больше клиентов с одинаковым количеством сотрудников. Используя технологии, вы можете укомплектовать свою группу бухгалтерского обслуживания людьми, которые работают за пределами вашего географического местоположения, предоставляя больше возможностей для поиска талантливых специалистов. Вы также можете рассмотреть для найма небухгалтеров с уникальными способностями для удовлетворения потребностей клиентов. Возможно, вы сможете выработать необходимые умонастроения и навыки в своем существующем штате.
Клиентское взаимодействие. Успешная практика бухгалтерского обслуживания требует более активного взаимодействия с клиентами, так как вы будете взаимодействовать и сотрудничать на гораздо более частой основе, чем в те времена, когда налогообложение и аудит были основными услугами в вашей фирме. Некоторые из них могут быть автоматизированы с помощью технологий, но ваша способность строить отношения с клиентами и стать доверенным консультантом - это то, что не может быть воспроизведено машиной.
Какие бы услуги вы ни включали в свое определение бухгалтерского обслуживания, его следует рассматривать как ключевое предложение услуг для клиентов и стратегическую инициативу в вашей фирме. Преобразование цифровых технологий и бизнеса требует согласования видения вашей фирмы, плана или игровой книги, коллективных команд для выполнения и обучения для масштабирования всей вашей фирмы.
Преимущества
Ключевыми преимуществами бухгалтерского обслуживания являются масса возможностей:
Экономия ресурсов. Некоторые предприятия считают, что они не могут позволить себе бухгалтерские услуги. Одна из причин, по которой они действительно экономят деньги, заключается в том, что бухгалтерская служба улавливает финансовые ошибки, вызывающие хлопоты в будущем. Наем бухгалтера избавит вас от финансовых трудностей. Передача этих финансовых обязанностей надежному специалисту оставляет вам больше времени для работы в других областях вашего бизнеса, оставляя финансы в лучших руках. Делегируемые задачи — это те, с которыми вы лично боретесь или те, которые слишком утомительны и вызывают у вас много стресса. Некоторые из этих экономящих время задач, которые может выполнять бухгалтер, включают создание бюджетов, отслеживание/управление запасами, оплату труда ваших сотрудников, выставление счетов клиентам, подачу/уплату налогов, соблюдение государственных нормативных актов и многое другое. Наличие бухгалтерской службы также экономит деньги в другом месте. Вы не платите за расходы на страхование дополнительного работника или отпуск по болезни: все накладные расходы работника, которые вы обычно платите за штатного бухгалтера, исключаются.
Ваше внимание сосредоточено на вашем бизнесе. Вместо того, чтобы беспокоиться о документах и финансовых деталях, у вас будет время сосредоточиться на своей компании, если вы наймете кого-то еще, чтобы сделать математику. И когда вы сконцентрируетесь на операциях вашего бизнеса, он будет отличаться от внимания, которое вы ему уделяете.
Принимать решения в режиме реального времени. Многие владельцы бизнеса не знают, какие расчеты нужно делать при принятии критических решений. Найм большего количества сотрудников и приобретение дополнительных офисных площадей - это всего лишь пара примеров. Это важные решения, и вы должны быть в состоянии определить, являются ли они доступными или даже хорошей идеей для вашего бизнеса. Бухгалтерская служба может проанализировать общие финансовые показатели бизнеса и помочь вам принять обоснованное решение, которое отвечает интересам компании. Служба может легко извлекать отчеты за прошедшие месяцы и предоставлять вам информацию о том, какое время лучше всего нажать на курок. Он будет знать ваш бюджет и то, что вы можете или не можете позволить себе сделать.
Будущее планирование и управляемые данными цели. Пока вы ведете свой бизнес, может быть трудно взглянуть на общую картину. Есть детали о которых нужно позаботиться. С бухгалтерской службой у вас есть больше данных о будущем компании. Это одно из самых больших преимуществ бухгалтерской услуги. Вы получите помощь в изучении сезонности вашего бизнеса, а также сможете лучше понять долговечность и то, что поможет продвинуть компанию дальше. Цели, основанные на данных, также помогут вам. Легко найти проблемные области в вашем бизнесе, измеряя прогресс в том, как связаны процессы и прибыль. Измеряя этот прогресс, вы получите необходимую информацию. Другая область, в которой помогает бухгалтер, - это «скорость записи». Это скорость, с которой вы, возможно, теряете деньги из-за чрезмерных расходов.
Навигация по налогам. Как упоминалось ранее, бухгалтерская служба помогает вам с Налоговой службой. Но он предлагает больше, чем просто помощь с потенциальным аудитом. Служба помогает вам ориентироваться в правовых лазейках и поддерживать большую часть вашего дохода.
Заработная плата и кредиторская задолженность. Ошибки платежной ведомости и кредиторской задолженности происходят, и они случаются чаще, когда предприятия не имеют надлежащей помощи на месте. Посмотрите на это так: только одна ошибка с заработной платой или дебиторской задолженностью может означать часы дополнительной работы. Мало того, что это занимает драгоценное время, которое может быть направлено на бизнес, но это также вызывает разногласия среди сотрудников и, возможно, даже недоверие к вашей кредиторской задолженности. Даже небольшая ошибка может удвоить или утроить время, затрачиваемое на задачу.
Ваше время - это инвестиции. Одной из наиболее важных причин обратиться к бухгалтерской службе является вложение вашего времени. Конечно, когда вы начинаете новый малый бизнес, вы можете быть несколько успешны с подходом «сделай сам». Однако, когда бизнес начинает цвести, ваше время становится более ценным. Не только это, но и бухгалтерские книги становится сложнее вести, а налоговые последствия усложняются. Все это возвращается к тому, что ваше время стало важным фактором. Вы не можете сосредоточиться на всем, что нужно вашему бизнесу, если вы тратите все свое время на ведение учета. Ошибки могут случаться чаще, и это просто убирает удовольствие от владения собственным бизнесом.
В итоге
Возможно неудивительно, что 40% владельцев малого бизнеса говорят, что бухгалтерия и налоги - худшая часть владения бизнесом. В частности:
47% не любят финансовые затраты;
13% не любят административные хлопоты;
13% не любят сложность соблюдения бухгалтерии;
10% не любят менять правила и запутываются в цифрах;
8% не любят волокиту с документами;
8% не любят несправедливость налогового кодекса.
Это показывает некоторые причины, по которым бухгалтерское обслуживание делает жизнь проще, обеспечивая душевное спокойствие.
На самом деле, даже если у вас есть опыт в области бухгалтерского учета, если кто-то другой сделает бухгалтерскую работу за вас, у вас появится дополнительное время на улучшение бизнеса.
Каждый из этих примеров является достаточной причиной, чтобы получить помощь извне. Однако, когда вы объединяете их все вместе, у вас есть достаточные основания подумать о найме службы, которая поможет вам в ваших потребностях в бухгалтерском учете.
