Любая организация в форме общества с ограниченной ответственностью в процессе своего функционирования беспрерывно получает и создает огромное количество разнообразной документации.
Как не утонуть в тоннах бумаг: быстро найти оригинал необходимого документа, быть уверенным, что указанное в документе соответствует действительности, что документ попал к месту назначения? Умение обращаться с документацией на первый взгляд кажется целой наукой, но если вникнуть в нюансы, ничего катастрофически сложного в этом нет, тем более на сегодня даже этот процесс уже смогли автоматизировать.
Объем документов ежедневно обрабатываемых на предприятии зависит от масштабов организации, количества структурных подразделений, но есть несколько унифицированных принципов документооборота, которые не зависят от количества обрабатываемой документации. Со всем этим попробуем разобраться далее.
Документооборот на предприятии это движение документов по предприятию от начала их получения (создания) до момента завершения работы с ними и передачи на хранение.
При налаженной системе документооборота достигаются, прежде всего, такие цели:
Для реализации необходимых задач, документооборот бухгалтерии базируется на некоторых принципах:
Максимальное сокращение движения документа между служебными лицами.
Этапы документооборота:
Это этап выписки документа, его подписания составителем и при необходимости нанесения печатей и штампов.
Создание документа может осуществляться не только бухгалтерией предприятия, хотя и нести в себе информацию, прежде всего для обработки бухгалтерской службой. Например, очень часто документы оформляют на складе в момент передачи товара на отгрузку, на производстве при оформлении заявки на материал. Хотя в условиях автоматизации, эти операции отображаются в системах учета в режиме онлайн (обрабатываются автоматически).
Перед принятием документов в бухгалтерию, во многих случаях проводят регистрацию в журнале входящих документов, особенно при поступлении всех документов через канцелярию. Тут же происходит первичное распределение документов между сотрудниками бухгалтерии. Например, тем сотрудникам, которые начисляют выплаты по заработной плате, предоставляют приказы на отпуск, больничные листы; тем которые списывают ГСМ, путевые листы и т.д.
В этот период оформляются записи в автоматизированных системах учета, а также визирование сотрудниками старшего ранга. Например, при поступлении входящего счета для оплаты в бухгалтерию с визой отдела снабжения, согласно графику движения документов, необходимо еще получить визу главного бухгалтера, а уже после этого осуществлять оплату.
После завершения обработки документов их систематизируют по заданному параметру (кадровые документы отдельно, остальные сшивают за обозначенный период: месяц или квартал или по типу документа) и отправляют в архив.
Бухгалтерия обрабатывает документы, содержащие записи о хозяйственных операциях и их фактическое осуществление. Для разработки графика документооборота в бухгалтерии, необходимо четко представлять, где документ составляют, цель его использования, какой период его действия и т.д. Потому как последним этапом документооборота будет группирование и архивация документов, то также важно ориентироваться в основных признаках по каким подшивают в папки документы.
Принято классифицировать такие виды бухгалтерских документов:
Первичные документы подтверждают любую операцию, распоряжение, разрешение, поэтому их особенность в оформлении в момент совершения или по факту выполнения действия. Например, платежное поручение, накладная, приказ, договор.
Сводные документы формируются на основании однотипных первичных документов. Сводные документы содержать обобщенные данные о хозяйственных операциях, а также информацию относительно состояния доходов и обязательств предприятия. Например, отчет кассира, расчетные ведомости, оборотная ведомость по счету учета.
К разовым документам относится большинство первичных и исполнительных документов, т.к. используется однократно только для подтверждения операции. Например, кассовый чек, накладная, платежное поручение, авансовый отчет и т.д.
Суть накопительных документов в использовании их в обозначенный период времени (месяц или год): журнал движения трудовых книг, график отпусков.
Внутренние документы составлены предприятием и могут использоваться как бухгалтерией данного предприятия, так и иметь форму исходящего документа. Например, ведомость на выплату зарплаты внутренний документ, а счет-фактура, накладная, доверенность это внутренний исходящий документ и используется и на предприятии, составившем его, и в бухгалтерии контрагента.
Документы внешние это входящие документы, составленные за пределами конкретного предприятия. К ним относят договора, счета, накладные, доверенности, чеки.
На предприятии бываю ситуации, когда один или несколько первичных документов были несвоевременно предоставлены в бухгалтерию для обработки. Так как первичные документы это основной источник данных для формирования отчетности предприятия, то результатом зачастую становится искажение данных отчетности: занижение либо завышение, что в итоге может привести к штрафным санкциям. Но кто же в этом случае будет ответственным за допущенную ошибку и понесенные убытки? Для того чтобы таких ситуаций не возникало, каждый сотрудник и в т.ч. бухгалтерии должен понимать за обработку каких документов он отвечает, какова именно схема движения, вверенного ему документа, по предприятию.
Грамотно и подробно составленный график документооборота является залогом не только качественной работы бухгалтерии, но и всего предприятия.
Именно для этого каждое предприятие разрабатывает в удобной для него форме график документооборота в виде схемы, таблицы или перечня. При разработке графика основная цель минимизировать время обработки документа, а также трудозатраты.
Разработкой графика, как правило, занимается руководство бухгалтерии (главный бухгалтер, либо заместитель), а руководитель организации утверждает его и выдает распоряжение на ознакомление сотрудников с графиком.
Сначала необходимо составить перечень документов, которые предприятие использует в хозяйственной деятельности. Учесть необходимо все группы документов, первичные, сводные, внутренние и внешние и т.д.
Также для полноценного отображения данных в учете учесть в графике входящие документы, что изначально поступают не в бухгалтерию. Таким примером может быть входящая корреспонденция, поступающая в канцелярию или секретарю, непосредственно относящаяся к работе бухгалтерии – накладные от поставщика, письма налоговой службы и других инстанций. От этого может зависеть формирование расходов, доходов, начисление штрафов и прохождение плановых проверок.
При формировании списка не забудьте про документы, которые оформляются всего несколько раз в год: ведомость выдачи новогодних подарков, заявки на представительские расходы, план-расчет проведения рекламных акций.
При назначении ответственных лиц проще всего определится с первичными документами: кто составляет, тот и ответственный. При такой формулировке максимально сокращается цепочка между сотрудником, формирующим документ, и бухгалтерией.
При формировании списка лиц ответственных за предоставление внутренних записок и распоряжений - рациональней назначить начальников отделов; за документы износа и списания технической базы – начальников производства или отделов; за входящую корреспонденцию – секретаря; и т.д.
Не забудьте определить список документов подлежащих визированию, а также круг лиц, что имеют право накладывать разрешительные или запрещающие записи на документах (визировать).
Сроки обработки и передачи документов – один из главных параметров при составлении графика. Сроки можно задавать в виде периода (3 дня, 10 дней) или в виде конкретного числа (1-го или 5-го). Нужно учесть, что сроки оформления некоторых документов закреплены в законодательстве (авансовые отчеты, например).
Например, рассмотрим сроки подачи путевых листов и использованных талонов на ГСМ. Если срок сдачи отчета по использованию и остаткам ГСМ установлен 3-го числа, а для его формирования необходимо 2 дня, то все талоны и путевые листы должны быть сданы не позднее 1-го числа текущего месяца за предыдущий месяц. Если объем большой, можно установить сдачу каждую декаду месяца, но с указанием, что документы за 21-31 число предыдущего месяца подаются не позднее 1-го числа текущего.
После проделанного анализа, формирования списка документов, ответственных лиц и сроков сдачи обработанных документов можно приступать к оформлению графика.
От структуры предприятия, численности сотрудников и объемов документации зависит форма, в которой удобней оформить график. Это может быть список (для мелких организаций) или же таблица (классическая универсальная форма), некоторые считают, что более наглядной является схема.
График должен быть удобен в использовании, поэтому список документов должен быть сгруппирован по определенным параметрам: по подразделениям, по алфавиту, по должностям.
После оформления и утверждения графика необходимо оповестить сотрудников, о том, в какие сроки и какие именно документы им надлежит обрабатывать. Это можно сделать, раздав выдержки из графика, также можно прописать необходимые пункты в должностной инструкции. Как правило, за невыполнение графика по не объективным причинам устанавливаются штрафы для сотрудников. Такая практика все чаще используется в крупных организациях.
Автоматизация документооборота бухгалтерии значительно упрощает процесс. Именно поэтому сегодня широко внедряются подобные проекты и активно данная услуга представлена на рынке.
Практически все документы сейчас создаются посредством автоматизированных систем, но, к сожалению, еще электронный документооборот между предприятиями не достаточно регламентирован, да и система хранения таких документов пока не отлажена. Поэтому еще по старинке приходится распечатывать документы, оформлять их, визировать.
На сегодня уже созданы программы, которые позволяют автоматизировать процесс регистрации, согласования и поступление в бухгалтерию документации. А также интегрировать этот процесс с учетными системами. Например, документы, созданные в одной базе (бухгалтерской), дальнейшую обработку (передачу в отдел и визирование) проходят уже в другой базе (документооборота). И наоборот, через систему документооборота входящие документы поступают в бухгалтерскую базу.
Благодаря системам автоматизации, завизировав документ или подав заявку, сотрудник или управленец может видеть, в каком подразделении сейчас документ, выполнен ли он и принят ли вообще к выполнению.
Например, при отгрузке продукции и оформлении накладной менеджер (бухгалтер) должен обязательно получить уведомление начальника производства о готовности заказа. Для этого не обязательно распечатывать документ, передавать его в цех и ждать подписи начальника производства. Достаточно воспользоваться программой, в которую вносится заказ, а после его выполнения соответствующая отметка проставляется начальником там же в программе. После этого, на основании этого заказа формируется накладная, которую уже в бумажном экземпляре подписывает получатель.
Таким образом, можно автоматизировать практически все процессы документооборота. Наиболее адаптированной сейчас на рынке является программа 1С: Документооборот, в связи с тем, что все же большинство организаций используют программу 1С для автоматизации учета.
После отображения всех документов в учетной системе предприятия необходимо систематизировать и отправить на хранение документы.
По какому принципу систематизировать документы зависит от прописанных в учетной политике правил. Например, часто документы сшивают таким образом: приходные документы отдельно, расходные отдельно, банковские отдельно и т.д. с периодом равным периоду подачи отчетности (квартал, год). Еще сшивают все вышеуказанные документы вместе, но с периодичностью закрытия периода в учете – месяц или квартал.
Также надо учитывать, что кадровые документы, а также касающиеся начисления доходов сотрудникам всегда сшиваются отдельно, т.к. имеют самые большие сроки хранения, установленные законодательно (75 лет), остальные хранятся не менее 5 лет. Более подробно ознакомится со сроками можно в утвержденном Росархивом "Переченю типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения"
На сегодня при наличии электронных систем учета, ведомости и журналы счетов уже мало кто распечатывает. Их распечатывают и предоставляют непосредственно в период проведения проверки за проверяемый период. Это значительно экономит ресурс, но важно помнить, что при таких условиях надо обеспечить сохранность электронной базы, чтоб иметь доступ ко всем регистрам, которые могут понадобиться в будущем.
Организация может иметь свой архив для хранения документов или же по истечении обязательного срока хранения воспользоваться специальной архивной службой, которые на платной основе предоставляют услуги архивации и хранения.