Бухгалтерский аутсорсинг – его суть, роль для компании + преимущества и недостатки
Многим малым стартапам и предпринимателям трудно нанимать кого-то с необходимыми навыками для подготовки финансовой отчетности своей компании, управлять операциями банковского счета, анализировать финансовые данные и готовить исходящие счета-фактуры. В настоящее время еще труднее найти квалифицированного и подходящего человека по доступной цене. Несмотря на то, что принято считать, что учет и бухгалтерия должны выполняться внутри бизнеса, важно спросить себя, имеете ли вы необходимые навыки и опыт для выполнения этой работы. Из-за этого, возможно, стоит подумать об аутсорсинге кого-то с правильными знаниями и квалификацией, которые могут выполнять одну и ту же работу более экономичным способом.
По той же причине многие исполнительные директора заметили различные положительные аспекты аутсорсинга бухгалтерских услуг, не вызывая каких-либо негативных последствий для их бизнеса, сотрудников и, самое главное, их клиентов. Однако преимущества аутсорсинга должны быть сопоставлены со многими позитивами, а не только с выгодами компании. Сегодняшняя тенденция для многих работодателей заключается в передаче на аутсорсинг любой функции бизнеса, которая напрямую не связана с получением дохода. Но что такое аутсорсинг? Проще говоря, аутсорсинг - это долгосрочное заключение бизнес-процессов компании внешнему поставщику услуг, что помогает увеличить акционерную стоимость за счет снижения стоимости неосновных функций.
Конечно, аутсорсинг - это не новая концепция. В течение многих лет компании передавали свои юридические, рекламные, печатные и компьютерные услуги на аутсорсинг, благодаря чему они получали профессиональную экспертизу, не увеличивая накладные расходы. В сегодняшней сложной бизнес-среде все большее число компаний перекладывают свои требования к учетным услугам на поставщиков экспертных услуг. Партнер по аутсорсингу может обеспечить превосходные результаты и свести к минимуму затраты, одновременно позволяя сосредоточиться на укреплении ваших бизнес-направлений.
Аутсорсинговые компании предлагают широкий спектр бухгалтерских услуг, чтобы гарантировать, что у вас есть налоговые финансовые отчеты, когда они вам нужны больше всего. Выбирая их своим партнером по бухгалтерскому учету, вы в кратчайшие сроки обращаетесь к бумажным бухгалтерским решениям, профессионально поставляемым с максимальной безопасностью и конфиденциальностью. Зачем? Преимущества, которые когда-то пользовались только для компаний среднего бизнеса и предприятий, становятся понятны небольшими компаниями.
С удаленной командой бухгалтерского учета руководители и владельцы бизнеса имеют доступ к хорошо осведомленному, обученному персоналу, работающему над тем, чтобы помочь их бизнесу работать лучше, расти быстрее и зарабатывать больше денег. Часто при значительной экономии средств и создании внутреннего бухгалтерии.
Аутсорсинг бизнес-процессов - это процесс найма другого человека или компании, как на международном, так и на внутреннем рынке, для управления различными видами бизнеса. В течение некоторого времени он стал стандартной деловой практикой, которая позволяет малым или начинающим предпринимателям, предпринимателям получать услуги и необходимые навыки, что могут помочь им развивать свой бизнес без каких-либо значительных инвестиций и дальнейшего саморазвития. Поэтому, поскольку ваш бизнес растет до такой степени, что вам нужно иметь бухгалтера, который может управлять различными задачами для вашего бизнеса, но у вас нет ресурсов для найма дополнительного штатного сотрудника или дополнительного оборудования и пространства в офисе, аутсорсинга может быть правильным выбором для вас. Более того, вы можете сделать это, рекламируя свои потребности в трудоустройстве или предоставляя аутсорсинг квалифицированных бухгалтеров и учетных компаний в Интернете, при этом фактически сообщая свои личные потребности и требования.
Поскольку аутсорсинговая компания поддерживает ваши основные бухгалтерские и вспомогательные графики в рамках текущей регистрации бухгалтерской информации и подготовки документов, ваша работа на конец года значительно сокращается. Это приводит к снижению учетных сборов и более оперативному времени при подготовке налоговых деклараций и финансовых отчетов. Аутсорсинговая бухгалтерская компания может работать со своим налоговым специалистом в течение года, чтобы гарантировать, что ваши книги готовы к сбору налогов. В качестве альтернативы, мы можем предоставлять услуги по подготовке налогов для существующих клиентов по мере необходимости. Если вам нужны компилированные или проверенные финансовые отчеты, компания будет работать с профессионалами, готовящими эти заявления, чтобы минимизировать ваши учетные и аудиторские сборы.
Ваш бизнес уникален и имеет собственный набор аутсорсинговых учетных потребностей. Вот почему аутсорсинговая бухгалтерская компания рассчитывает ежемесячную плату за вас после просмотра существующих учетных файлов компании, а затем конференцию для просмотра результатов этого обзора. Во время разговора она исследует проблемы, связанные с функциями бухгалтерского учета, для определения объема работы.
Основные предлагаемые услуги бухгалтерского аутсорсинга:
Бухгалтерские услуги, начиная от полного аутсорсинга и заканчивая услугами бухгалтерии.
Подготовка уставных счетов и соответствующих заявок.
Подготовка управленческих счетов и отчетов.
Финансовая отчетность.
Подготовка подоходного налога с предприятий.
Подготовка другой налоговой декларации.
Подготовка и подача налоговых деклараций на конец года и отчетов.
Подготовка деклараций и отчетов по НДС (интрастат и листинг).
Подача заявки на возврат НДС и помощь на протяжении всего процесса до сбора возмещения.
Услуги по представлению НДС и помощь в подготовке налоговых деклараций, отчетов и соответствующих документов.
Растущие компании сталкиваются с проблемой: для того, чтобы вы сосредоточились на построении своего бизнеса, вам нужно надежное финансовое управление с надежной функцией учета - ресурсом, который у вас может не быть в доме.
Аутсорсинг предоставляет стартапы и другие предприятия с аутсорсинговыми бухгалтерскими и финансовыми решениями на фиксированной основе. Независимо от вашего размера или статуса сбора средств мы можем адаптировать наши услуги в соответствии с вашими потребностями на каждом этапе жизненного цикла вашей компании.
Если вы хотите добавить опыт в свою существующую команду или полностью передать свои бухгалтерские и финансовые функции, мы предлагаем надежные и экономичные варианты, в том числе:
Установки и обновления системы учета, от простого до сложного.
Помощь в создании привилегированных банковских, юридических, платежных ведомостей, льгот и человеческих отношений.
Безбумажный онлайн-платеж и бухгалтерия.
Финансовая отчетность и рекомендации для руководства и инвесторов.
Управление аудитом финансовой отчетности.
Согласование налогов с продаж и использования.
В малом бизнесе владельцы часто имеют тенденцию к тому, чтобы поддерживать функции учетной записи собственными силами. Это может быть довольно дилеммой, чтобы рассматривать аутсорсинг этой функции. К сожалению, многие компании рассматривают только стоимость при принятии этого решения, а не преимущества. Однако есть некоторые весьма позитивные аспекты, связанные с аутсорсингом, которые необходимо сопоставить с затратами.
Реальный вопрос, о котором нужно подумать, заключается в следующем: «что вы можете сделать с дополнительным временем, что у вас будет, если вы будете аутсорсинг?» Может ли это время использоваться лучше, чтобы принести больше дохода за счет встреч, создания сетей и построения отношений с вашими клиентами? Подумайте о том, действительно ли вам нужно делать свой бухгалтерский учет внутри компании или можно ли передать его на аутсорсинг без каких-либо негативных последствий для бизнеса, ваших сотрудников и, что самое главное, ваших клиентов. Возможно, в вашем бухгалтерском учете для малого бизнеса это обыденная задача, выполняемая на дому, потому что это всегда делалось так. У вас есть необходимые навыки для выполнения этой работы, или было бы лучше передать кому-то подходящие навыки, которые могут выполнять одну и ту же работу за меньшее время и более экономически эффективным способом?
Выбор аутсорсинговой команды бухгалтерских услуг
После того, как вы приняли решение об аутсорсинге, следующим шагом должно стать выбор аутсорсинговой компании, которая будет соответствовать вашим целям и задачам, но, что самое важное, будет соответствовать вашим потребностям и требованиям. При аутсорсинге бухгалтерскихуслуг качество производительности и эффективности должно быть главным приоритетом. Однако необходимо учитывать и несколько важных факторов.
Какая услуга вам нужна. Является ли подготовка отчетов по месяцам, балансовым отчетам, платежным ведомостям, отчетности перед властями или соблюдению кредиторской и дебиторской задолженности? Возможно, вам нужен кто-то, кто подготовит ваши банковские выверки и анализ или просто введите данные в бухгалтерское программное обеспечение? Независимо от того, что бы это ни было, вы должны четко понимать, что вы делаете лично, за что отвечает ваш внутренний персонал и что вы хотите, чтобы кто-то другой делал.
Конкурентоспособный ценовой диапазон. У каждой бухгалтерской компании есть свои схемы оплаты - некоторые из них взимают плату за час, другие - ежемесячно. Таким образом вы можете выбрать срок оплаты, который больше всего соответствует вашим потребностям и бюджету, но не принимайте решение только на основе экономической эффективности.
Экспертиза. Убедитесь, что компания, которую вы хотите нанять, имеет опыт, профессионал и имеет соответствующую квалификацию. Помните, что вы всегда можете попросить рекомендации у своих предыдущих или существующих клиентов, посмотреть на их репутацию на рынке, финансовую стабильность, но самое главное - их способность обеспечить высокое качество и последовательные результаты.
Защита данных. Безопасность данных играет важную роль при аутсорсинге бухгалтерских услуг в Интернете. Высокопоставленная фирма обрабатывает данные своих клиентов с наиболее необходимой конфиденциальностью и гарантирует, что каждая транзакция будет безопасной. Это важно, потому что вы будете не только передавать информацию о движении денежных средств, но и конфиденциальные данные.
Гибкое соглашение об уровне обслуживания. Компания, с которой вы хотите работать, должна быть достаточно гибкой, чтобы использовать новейшие бухгалтерские программы, такие как расширенные электронные таблицы, e-conomic, Dinero, Billing's Billing, SAP, Navision, QuickBooks и Xero, что будут совместимы с вашим типом работа. Кроме того, он должен продемонстрировать свою гибкость и желание соответствовать вашим будущим потребностям и требованиям.
Подход качественной команды аутсорсинга бухгалтерских услуг:
Платите за то, что вам нужно, и когда вам это нужно. Аутсорсинговые компании предлагают услуги в соответствии с вашим бизнесом. Вы можете передать на аутсорсинг все ваши бухгалтерские потребности, или они могут дополнить ваш существующий персонал.
Цена фиксированной платы. Вам никогда не придется беспокоиться о том, что счетчик работает. Согласованные, предсказуемые сборы означают, что вы сможете точно рассчитать свои услуги по аутсорсингу.
Доступ к глубокой скамейке. Ресурсы одной из крупнейших бухгалтерских фирм в стране находятся в вашем распоряжении. Если вам нужна дополнительная помощь, аутсорсинговые компании могут добавить бухгалтерскую, налоговую и консультационную экспертизу в команду, которая вас обслуживает.
Удобство. Аутсорсинговые бухгалтерские команды предоставляют веб-систему для оплаты счетов и облачных систем учета, таких как QuickBooks, Intacct и NetSuite, настроенных для удовлетворения потребностей вашего бизнеса, как сейчас, так и по мере его роста.
Есть много вопросов, прежде чем вы сможете аутсорсинг бухгалтерского учета. Убедитесь, что у продавца есть соответствующие навыки для выполнения этой работы - обратите внимание на квалификацию. Они должны иметь набор квалификаций в своей компании, таких как Институт сертифицированных бухгалтеров, Ассоциация дипломированных сертифицированных бухгалтеров и Ассоциация техников бухгалтерского учета.
Подумайте, насколько хорошо они уважают себя на рынке и оценивают их. Спросите отзывы. Кроме того, проверьте, как быстро они могут обойти работу. Являются ли они финансово обоснованными? Конкурентоспособными? И насколько гибким является соглашение об уровне обслуживания? Проверьте условия, если вы хотите закончить контракт.
В зависимости от аутсорсинговых услуг, таких как кредитный контроль или бухгалтерский учет, бизнес должен предоставлять другую информацию аутсорсинговой компании. Это может быть все, от предоставления информации о ваших должниках для кредитного контроля, необработанных записей, таких как счета-фактуры и банковские выписки для бухгалтерского учета. Если бизнес ищет полный аутсорсинг (бухгалтерский учет, начисление заработной платы, НДС и годовые счета), им необходимо будет предоставить следующее:
Счета-фактуры купли-продажи.
Выписки по ссудам, если они применимы.
Платные книги и чековая книжка.
Мелкие кассовые сборы.
Сведения о сотрудниках - личная информация и информация о зарплате.
Уровень запасов, если применимо.
Список дебиторов и кредиторов.
Возможно, потребуется дополнительная информация, поскольку требования меняются в зависимости от бизнес-сектора, а также потребностей каждого отдельного клиента.
Преимущества и недостатки
В наши дни организации не только ищут экономически выгодные решения для систематического запуска неосновных видов деятельности, таких как услуги учета и расчета заработной платы, но также ожидают повышения ценности для достижения лучшего контроля и понимания движения денежных средств и принятия обоснованных решений. Несмотря на то, что они рассматриваются как неосновные, бухгалтерские услуги являются неотъемлемой частью оперативных возможностей и систематического функционирования организации. Поэтому аутсорсинговые услуги по учету и обработке заработной платы определенно помогают упростить основные бизнес-операции организации.
Преимущества:
Достижение высокого уровня точности. Аутсорсинг бухгалтерских услуг и аутсорсинг заработной платы могут быть весьма полезными, когда дело доходит до получения точных результатов, которые могут достигать 99,95%. Это, в свою очередь, обеспечивает лучшее управление функциями бэк-офиса. Выделенный персонал в BPO обеспечивает бесперебойную и эффективную работу со службами бухгалтерского учета и расчета заработной платы.
Экономичные услуги. Основным преимуществом, связанным с аутсорсинговыми бухгалтерскими услугами, является экономическая эффективность услуг. Огромную сумму можно сэкономить на операционных расходах и направлять на финансирование основных бизнес-процессов. Наем аутсорсинговой бухгалтерской службы часто дешевле и экономичнее, чем наем собственного персонала для работы с финансовой функцией. Посредством аутсорсинга у вас нет каких-либо накладных расходов, которые могли бы нанять работника, например, медицинского страхования, выхода на пенсию, отпуска, трудового договора и больничных дней. Кроме того, ценность наличия опыта всей команды, а не только одного внутреннего лица (или более), включает в себя снижение риска несоблюдения и ненадежных финансовых показателей, особенно для начинающих небольших предприятий.
Проверка мошенничества. Аутсорсинг услуг обработки заработной платы для профессиональных компаний аутсорсинга заработной платы может фактически помочь контролировать любые возможные мошенничества со стороны персонала в организации. Поставщики услуг подотчетны за каждую обработку транзакций, а также за контроль качества и точности. Мошенничество является неудачным результатом во многих малых и средних предприятиях с одним лицом, возглавляющим бухгалтерский учет. Это потому, что легко манипулировать книгами или делать поддельные расходы незаметно в течение нескольких месяцев или даже лет. Есть несколько предупреждающих знаков, что могут указывать на мошенничество, и часто возникают из-за трудностей, с которыми сталкивается сотрудник, где они чувствуют финансовое давление и не знают, что еще делать. Не слепо доверяйте своему сотруднику без каких-либо средств контроля или подотчетности - это верный знак, который позволит вам широко открыться для мошенничества. С помощью аутсорсинговых бухгалтерских услуг у вас есть несколько пар глаз для обработки транзакций и отчетов, что обеспечивает расширенный внутренний контроль. В то время как мошенничество никогда не может быть исключено на 100%, специальная команда, обладающая особыми знаниями в передовой практике бухгалтерского учета, будет с большей вероятностью обнаруживать аномалию, чем один человек, который перегружен работой.
Прямой депозит посредством эффективной обработки платежных ведомостей. Обработка заработной платы вовремя позволяет быстро и эффективно оплачивать персонал за счет прямых депозитов. Благодаря этому персонал удовлетворен и продуктивен, что ведет к увеличению бизнеса.
Избегание штрафов при обработке налогов. Неправильное управление начислением заработной платы может привести к неточной подаче налоговой декларации, в результате которой применяются налоговые санкции. Аутсорсинг услуг обработки заработной платы для профессионалов может спасти компании от этих проблем и обеспечить точную обработку заработной платы.
Использование преимуществ с использованием современных технологий. Из-за технического прогресса рынок постоянно меняется. Компании могут использовать такую прогрессивную технологию посредством систематических аутсорсинговых бухгалтерских услуг.
Сохранение времени обработки. Учет и обработка платежных ведомостей требуют много времени, и компании, как правило, теряют ориентацию на основные компетенции, пытаясь управлять таким процессом. Таким образом, аутсорсинг освобождает время для дополнительных добавочных приносящих доход задач.
Получение помощи от экспертов. Аутсорсинговые поставщики финансовых услуг нанимают опытных специалистов для выполнения бухгалтерских услуг и услуг по обработке заработной платы. Эти консультанты могут предоставить советы и своевременные рекомендации, касающиеся услуг по начислению заработной платы, по мере расширения компаний, а процессы становятся все более изощренными.
Избегание проблем, связанных с примирением, связанных с финансовыми учреждениями. Выверки банковских счетов могут быть довольно утомительными, а непрерывный процесс требует больших усилий и времени с точки зрения отслеживания всех платежей через банк в ходе проверки зарплаты. Этого можно избежать, делегируя услуги по начислению заработной платы опытным компаниям-аутсорсинговым компаниям.
Ознакомиться с последним статусом бухгалтерского учета. Вся возможная информация о бухгалтерском учете и платежной ведомости может быть получена регулярно от профессиональных поставщиков услуг, осуществляющих аутсорсинговые бухгалтерские услуги. Продвинутое программное обеспечение может помочь компаниям смотреть на персонализированные отчеты, которые могут сэкономить много времени при принятии важных финансовых решений.
Проективный доход. Если как генеральный директор, вы не занимались бизнесом, чтобы быть обученным финансовым специалистом, курирующим книги. Вы хотите управлять своим бизнесом и сосредоточиться на общем росте и видении самой компании. Вот почему наличие аутсорсинговой команды бухгалтерского учета имеет преимущество проактивности, когда они могут заметить красные флаги раньше времени и, например, уведомлять вас о расходах и движении денежных средств. Обучаясь своим финансам во все времена, вы можете принести немалый душевный покой, а также уверенность, необходимую для принятия разумных финансовых решений.
Как и при любом хорошем решении, оно начинается с взвешивания «за» и «против», поэтому вы можете оценить, подходит ли аутсорсинг бухгалтерского учета для вашей организации.
Недостатки:
Скрытые затраты. При любой платной услуге может возникать ползучесть области, когда одна задача заканчивается снегом в несколько, и это может привести к дополнительным расходам, о которых вы не знали (или забывали). Не забудьте сделать четкие отношения между месяцами и ожиданиями в начале, чтобы минимизировать вероятность этого.
Меньше контроля. С проактивностью аутсорсинговой команды выходят оговорки - вы не можете идти по коридору, чтобы спросить о каждом финансовом событии, которое происходит. Конечно, вы сможете позвонить своему менеджеру, получать еженедельные обновления и получать ежемесячные отчеты, но это требует доверия к вашим внешним отношениям. Для владельцев бизнеса передача контроля над книгами может иногда ощущаться неудобно. Начиная с углубленного процесса бортового процесса, который определяет роли, политики и процедуры, устанавливает ожидания и обеспечивает своевременную связь.
Удаленная коммуникация. Разумеется, есть преимущества в том, что сотрудник должен немедленно ответить на вопросы. Пока доступна команда аутсорсинга, ответы могут быть не всегда мгновенными. Там могут быть ограничения от того, что они не находятся в одном офисе. Но при правильной аутсорсинговой бухгалтерской фирме они должны иметь хорошую коммуникационную политику, чтобы обеспечить легкодоступность вашей команды. Важно взвешивать варианты того, что является наивысшим приоритетом - мгновенный ответ или надлежащий курс, чтобы получить правильные ответы.
Если вы не устанавливаете график связи и разделение обязанностей с вашим сторонним поставщиком, это сделает внешние отношения мутными и трудными для управления, как только он начнется. Потратьте время, чтобы обсудить это, включая ваши цели для команды аутсорсинга.
Благодаря передовому бухгалтерскому учету для персонализированных управленческих отчетов и услуг диспетчера, ваш аутсорсинговый бухгалтерский сервис предназначен для увеличения штата и преобразования вашей финансовой функции. Это не только поддержка вашего бухгалтерского учета, но и предоставление платформы для получения прибыли, улучшения денежного потока и развития вашего бизнеса.
Стоимость
Стоимость отвлекает большинство компаний от аутсорсинга. Это может быть связано с тем, что они считают это дополнительной и, следовательно, ненужной, стоимостью для бизнеса; однако на самом деле сбережения могут быть весьма значительными. Эти сбережения могут включать в себя текущую стоимость бухгалтерского учета в собственной компании. Предприятия могут увеличить доход, поскольку время теперь можно использовать где-то в другом месте, и стоимость аутсорсинга, конечно же, не облагается налогом.
Любой бизнес, стремящийся к аутсорсингу, должен сначала получить предложение от нескольких компаний, чтобы найти наиболее конкурентоспособные. Важно выбрать подходящего поставщика, так как выбор неправильного может оказаться очень дорогостоящим позже.
Если поставщик выбирается исключительно по стоимости, это может оказаться неправильным для конкретных потребностей вашего бизнеса, так как поставщик может не быть квалифицированным для предоставления определенных услуг и, в свою очередь, вы не получите правильного обслуживания или совета вовремя. Это может не только усугубить ваш бизнес в налоговых органах, но и может стоить бизнесу в финансовом отношении в виде штрафов и необходимости его исправлять.
Роль бухгалтерского аутсорсинга для компании
Если это сделано правильно, аутсорсинг может принести пользу вашему бизнесу. Аутсорсинг ваших бухгалтерских услуг применим для вашей текущей ситуации, если:
Вы тратите слишком много времени на управление своими книгами, пренебрегая другими аспектами своего бизнеса.
Вы действительно не понимаете, как правильно вести бухгалтерский учет.
Вы хотите профессиональный уровень бухгалтерского учета, но он либо слишком дорогостоящий, либо вам не нужны дневные бухгалтерские услуги.
Вам нужно «с первого взгляда» финансовые отчеты, чтобы получать информацию о вашей компании.
Вы не боитесь задавать вопросы о финансовых данных, которые вы не понимаете.
Вам нужна гибкость в изучении ваших учетных записей всякий раз, когда вы захотите, в сочетании со спокойствием, что ваши книги поддерживаются специалистами.
Аутсорсинг бухгалтерского учета является экономически эффективным.
Использование собственного бухгалтера дорого. Эта стоимость включает не только зарплату, но и дополнительные прямые расходы, включая налоги на заработную плату работодателя, компенсацию работников, медицинское страхование, пенсионные планы и другие льготы. Кроме того, есть возможность рассмотреть отпуск сотрудников и больные дни. И не забудьте время и расходы, связанные с размещением объявлений, а также интервью, просмотр, тестирование и обучение сотрудника. Наши виртуальные, аутсорсинговые сборы за обслуживание услуг чрезвычайно конкурентоспособны по сравнению.
С аутсорсингом бухгалтерского учета вы также получаете гибкость в настройке уровня обслуживания для удовлетворения сезонных потребностей вашего бизнеса.
