Инструкция перехода на аутсорсинг ВЭД + Что такое аутсорсинг ВЭД, функции, особенности, советы

Внешнеэкономическая деятельность имеет важное значение в процессе развития практически любой крупной компании. Вполне очевидно, что ее организация потребует определенных навыков, умений, знаний и практики. Не каждый начинающий предприниматель сможет сразу же изучить все важные аспекты такой деятельности и выполнить все необходимые действия на высшем уровне качества. Именно по этой причине очень актуальными становятся услуги внешних специалистов – аутсорсинг ВЭД. Услуга достаточно новая, и многие предприниматели еще не доверительно к ней относятся. Тем не менее, сотрудничество с опытными профессионалами в действительности позволяет получить перспективы совершенно иных возможностей.

Сотрудничество с иностранными компаниями сегодня считается стандартным вариантом активного и прогрессивного развития предпринимательской деятельности. Тем не менее, такое сотрудничество требует достаточно глубоких познаний в области законодательства своей страны и страны зарубежных партнеров. Формируется масса нюансов, которые касаются вопроса взаимодействия с документальной позиции, организации транспортировки и пр. То есть, возникает достаточно существенное количество нюансов и особенностей, которые нужно учитывать в такой работе. Если предприниматель не обладает такими знаниями, то ему непременно следует прибегнуть к услугам компании по аутсорсингу ВЭД. Ведь в данном случае можно получить высококачественное и квалифицированное сотрудничество, которое станет неоспоримой основой более активного развития финансовых возможностей вашей компании.

Прежде, чем принимать решение о сотрудничестве с компанией по аутсорсингу, нужно правильно оценить свои перспективы в данной области. В некоторых случаях рациональнее нанять постоянных сотрудников. Если компания все время работает с зарубежными партнерами и осуществляет действия по импорту и экспорту, в такой ситуации рациональным вариантом станет организация собственного штата специалистов, которые будут выполнять все необходимые действия ежедневно. Если же компания занимается импортом и экспортом периодически, то в такой ситуации наем постоянных сотрудников будет не оправдан с финансовой точки зрения. Все дело в том, что кроме заработной платы сотрудникам придется организовать рабочее место. Осуществлять уплату налогов и других социальных взносов. Такие расходы для маленьких и средних компаний являются непосильными.

Взаимодействие со сторонней компанией, которая предоставляет услуги аутсорсинга основывается исключительно на грамотно составленном договоре. В данном документе должны быть отражены все данные по услугам, которые будут вам предоставлены, также определяется предварительная стоимость услуг и пр. Помните о том, что существует достаточно значительное количество компаний, которые предоставляют такие услуги. Вам нужно быть внимательными в процессе выбора, чтобы найти те варианты сотрудничества, которые в действительности порадуют вас высококачественным профессионализмом.

Старайтесь внимательно изучать все нюансы составленного договора. В случае, если что-то вам в нем непонятно, обратитесь к юристу для консультации. Помните о том, что договор составляется индивидуально на сотрудничество с конкретным заказчиком.

Что такое аутсорсинг ВЭД

Существует множество компаний, которые предлагают внешние услуги, такие как аутсорсинг. Вариант аутсорсинга ВЭД – это процесс проведения действий, направленных на управление внешнеэкономической деятельностью. То есть, осуществляется процесс своеобразной передачи ряда процессов и функций по управлению бизнеса другому предприятию, которое способно на профессиональном уровне разрешить определенные управленческие процессы. Данный вид услуг считается сравнительно молодым, и на нашем отечественном рынке используется достаточно редко. Тем не менее, актуальность постепенно формируется, многие предприниматели понимают, что использование таких услуг позволяет получить перспективы идеально грамотного управления внешнеэкономической деятельностью. Особо актуальна данная услуга в том случае, если компания только начинает свое развитие, а предприниматель не имеет необходимого уровня навыков, умений и знаний в четко определенной области.

Сервис такого формата предполагает под собой оказание максимальной помощи и поддержки тех компаний, которые на текущий момент времени в своей работе используют взаимодействия с зарубежными предприятиями и организациями. На самом деле, такое сотрудничество в действительности может иметь массу перспектив и преимуществ активного финансового развития. Но тут нужно учитывать массу различных фактов и нюансов, которые могут иметь весьма важное значение в процессе такого взаимодействия, чтобы не нарушать установленные нормы законодательства. Именно по этой причине самостоятельно, не имея необходимого уровня знаний, умений и практики, осуществлять такие действия будет крайне непросто, что серьезно повышает уровень актуальности компаний по аутсорсингу.

Следует отметить, что актуальность таких услуг присутствует не только в маленьких и средних компаниях, многие крупные корпорации используют аутсорсинг ВЭД для максимальной оптимизации своей работы.

Можно организовать собственный штат сотрудников, которые будут осуществлять процесс контроля операций экспорта и импорта. Но, если ваше предприятие осуществляет такие операции в незначительных объемах, не регулярно, то нет никакой необходимости платить столь существенное количество средств, чтобы организовать собственный штат.

Например, в крупной компании, которая ориентирована именно на работу с зарубежными партнерами непременно есть отдел, в котором работает несколько опытных сотрудников, организовывающих все действия по импорту и экспорту, есть собственный юрист, который осуществляет процесс контроля законности произведенных операций и пр. Так как сделки такого формата производятся регулярно, то содержание штата сотрудников является оправданным мероприятием. Но, если речь идет о компании, которая только начинает свое взаимодействие с иностранными партнерами, то в данном случае набор целого штата – непозволительная роскошь. Ведь сделки будут производиться систематически, как систематически будет производится импорт и экспорт. В таком ситуации самым рациональным, грамотным и правильным решением станет сотрудничество со сторонней компанией, которая предоставляет вашему вниманию услуги аутсорсинг ВЭД.

В обязательном порядке следует осуществить первоначальные расчеты. Просчитайте, какую сумму ежемесячно вам нужно будет выплачивать штатным сотрудникам, дополнительно рассчитайте все эксплуатационные расходы по организации рабочих мест, а также осуществите расчет дополнительных обязательных взносов работодателя. Сравните с суммой прибыли, которую вам дает импорт и экспорт, просчитайте стоимость услуг компании стороннего формата, на основании чего вы сможете сразу же определить рациональность инвестиций.

Аутсорсинг ВЭД – распространенная услуга, которая позволяет средним и малым компаниям получить перспективы серьезной экономии денежных средств на проведение процессов управления внешнеэкономической деятельностью. Тем не менее, перед тем, как начинать действовать, непременно нужно все тщательно просчитать. Если вы уверены в том, что наем штатных специалистов вам необходим, то нужно будет осуществить такой процесс. Если же все расчеты показывают, что лучше использовать стороннюю компанию, то подпишите с ней договор.

Заключив договор, вы будете уверенными в том, что получите полный объем услуг, о котором вы договаривались со специалистами компании заранее. Если же условия сотрудничества не будут соблюдены, вы всегда сможете подать иск в суд и отстоять свои законные права и интересы.

Описание особенностей услуги

Список услуг компании по аутсорсингу ВЭД

  • Проведение различных переговоров с производителями или же с контрагентами

Непременно скажем о том, что данная функция является очень важной. Все дело в том, что переговоры должны быть грамотно и профессионально организованы, и проведены, только посредством такого подхода можно будет получить желаемые параметры результата. Взаимодействие с иностранными партнерами потребует определенных знаний зарубежного этикета ведения переговоров, знаний языка и пр.

Чаще всего специалисты компании по аутсорсингу осуществляют все необходимые действия, которые касаются организации и последующего проведения переговоров, заказчик услуг на них приглашается как контролирующее лицо.

  • Подготовка договора

Конечно же, очень важно в первую очередь оговорить оптимальные варианты сотрудничества, чтобы в дальнейшем получить наиболее существенную прибыль. Кроме всего прочего, придется поработать над составлением юридически грамотного договора. Помните о том, что все действия по составлению такой документации производят специалисты по аутсорсингу, вам же они предоставляются на изучение и подтверждение.

Непременно скажем о том, что немаловажным аспектам считается вопрос таможенного оформления. Если вы всеми действиями будете заниматься самостоятельно, то это отнимет у вас невероятно значительное количество времени, средств и сил. Если же таможенное оформление будет осуществлять компания-аутсорсинг, вы просто будете получать результат.

  • Представление на выставках

На многочисленные презентации, которые производят зарубежные партнеры специалисты компании выехать не могут, как и руководитель. Нередко возникает необходимость принятия участия в таких акциях. Посредством помощи специалистов компании аутсорсинга можно не переживать о данном аспекте. Специалисты будут посещать выставки, что будет говорить об авторитете компании. Подписывая договор сотрудничества с компанией, непременно нужно обратить внимание на данный пункт.

  • Поиски партнеров

Поставщиков товаров различного класса существует достаточно много. И если вы стремитесь к максимальному расширению своих возможностей, то нужно все время изучать новые данные о возможных производителях и поставщиках за рубежом. Естественно, данное дело потребует от вас весьма значительных затрат времени и сил. Чтобы избежать ненужной траты времени, но в тоже время получить максимальную информацию о возможных будущих партнерах, включите услугу поиска партнеров в договор сотрудничества с компанией по аутсорсингу. Специалисты будут осуществлять анализ новых и старых поставщиков, изучать ценовые аспекты, условия сотрудничества и пр. На основании полученных данных будет принято конечное решение, предоставлено в виде отчета руководителю компании.

  • Проведение операций финансового плана по условиям контракта

По сути, речь идет о технической услуге. Используя вариант полного аутсорсинга, вы можете быть уверенными в том, что все финансовые операции по взаиморасчету будут произведены в четко установленные сроки. При этом, учитывайте, что все операции чаще всего производятся в иностранной валюте, что формирует свои тонкости и нюансы составления документации и пр. В сотрудничестве с профессионалами вы не будете внимать во все перечисленные операции, а они будут производится в четко установленное время.

  • Процесс доставки товаров на склад

Данная услуга имеет важное значение. Некоторые компании по аутсорсингу включают услугу в список документов, но не указывают на то, что доставка будет осуществлена непосредственно на склад заказчика. Нередко в процессе таможенного досмотра возникает немало вопросов, а услуга предполагает доставку исключительно до пункта таможенного досмотра. Это может вызывать серьезное количество сложностей и проблем. Именно по этой причине, лучше всего изначально определить все важные моменты и нюансы по данному вопросу, и описать их в договоре.

Помните о том, что цена за услугу может быть немного выше, ведь в процессе обслуживания используется транспортно-экспедиционное обслуживание, процесс выбора варианта доставки, таможенные сборы и пр. Но, если в договоре будет указано, что доставка осуществляется на склад заказчика, все перечисленные нюансы будут неважны. Вы будете платить фиксированную цену за предоставленную услугу.

Список услуг

Пошаговая инструкция по переходу на аутсорсинг

Шаг 1: Производим анализ работы компании

В первую очередь вам нужно самостоятельно убедиться в том, что такие услуги являются необходимыми. То есть, изначально оцените свои перспективы в области сотрудничества с иностранными компаниями. На основании полученной информации вы сможете грамотно определить необходимость создания собственного штата, или же сотрудничества с компанией по аутсорсингу. То есть, в первую очередь произведите анализ собственной деятельности, чтобы в дальнейшем не возникло никаких сложностей и проблем по вопросу финансовой нагрузки.

Шаг 2: Выбор компании

Естественно, вы должны понимать, что компаний, которые предлагают свои услуги в данной сфере деятельности, насчитывается достаточно значительное количество. Не все они способны предоставить высококвалифицированные услуги. Поэтому, нужно предварительно проанализировать все предложения, составить для себя список преимуществ и недостатков. Оценить все особенности того или же иного сотрудничества, на основании чего вы сделаете грамотный выбор. В своем выборе можно опираться также на изучение отзывов клиентов. Такие рекомендации позволят более объективно оценить все нюансы сотрудничества. Больше о правильном выборе будет написано ниже.

Шаг 3: Согласование условий

Перед началом сотрудничества обязательно нужно будет оговорить все условия. То есть, вы определите те услуги, которые вам нужны. Специалисты определят объем работ, которые они могут выполнить в рамках установленных услуг. Чтобы не было никаких неясностей в дальнейшем, вам нужно максимально определять все границы условия соглашения.

Помните также о том, что если вы не можете самостоятельно определиться с рядом условий сотрудничества, то с собой можно взять юриста. В таком случае, все аспекты будут сразу же просмотрены с юридической точки зрения, что поможет вам получить конкретный и четкий результат сотрудничества.

Шаг 4: Подписание договора

Все условия, которые были вами ранее оговорены, непременно должны быть отражены документально. Присутствие юриста в данном аспекте является просто необходимым. Помните о том, что если какие-то нюансы не внесены в договор, то по сути, такие услуги не будут вам предоставлены. В случае формирования каких-то несостыковок нужно сразу же обращать внимание партнеров на данный факт и просить внести коррективы в документ.

Шаг 5: Оплата услуг

В договоре сразу же прописываются все данные, которые касаются вопросов взаиморасчета. В действие договор вступает с момента его подписания. Далее, вы должны будете оплатить услуги специалиста в рамках установленных норм на четко указанные реквизиты. Помните о том, что отсутствие оплаты услуг с вашей стороны является причиной отсутствия предоставления услуг и в дальнейшем основой расторжения договора в одностороннем порядке

Шаг 6: Создание группы проектного типа

В процессе работы, специалисты должны осуществлять процесс постоянной отчетности. То есть, обо всех выполненных действиях вы должны знать сразу же, как и о результатах их проведения. Чтобы минимизировать свой расход времени, рекомендуется создать специализированную группу, которая будет осуществлять процесс контроля всех нюансов выполнения условий договора. Это поможет в принципе детально контролировать весь процесс сотрудничества.

Шаг 7: Передача функций аутсорсеру

Если сотрудничество со специалистами вас в полной мере устраивает, вам непременно нужно обратить свое внимание на комплексный сервис, который будет включать в себя массу различных функций, описанных выше. В данном случае, все нюансы сотрудничества по внешнеэкономической деятельности можно передать компании-аутсорсеру, что позволит вам получать необходимые результаты достаточно быстро.

Переход на аутсорсинг

Как правильно выбрать специалистов по аутсорсингу ВЭД

Выбор компании осуществляется на основании различных аспектов:

  • В первую очередь оцениваем все предложенные варианты, изучаем рейтинг независимых агентств и составляем для себя список самых доверенных организаций;
  • Оцениваем стаж работы. Помните, чем дольше компания на рынке услуг, тем более востребованными и качественными данные услуги являются;
  • Обратите внимание на наличие индивидуального сайта. Хорошая компания имеет представительский ресурс, который содержит в себе всю необходимую информацию для возможных клиентов;
  • Посетите специализированные форумы, чтобы получить детальную информацию о реальном сотрудничестве посредством изучения отзывов и комментариев;
  • Обязательно сделайте для себя выписку перечня услуг, которые предоставляет та или же иная компания;
  • Произведите процесс оценки стоимости обслуживания в разных компаниях.

На основании полученной информации, вы сможете достаточно внимательно оценить преимущества сотрудничества, и сможете подобрать для себя компанию, которой можно доверить реализацию своего бизнеса. Обязательно произведите личное посещение офиса выбранной компании и побеседуйте со специалистами. Так, вы получите полноценное впечатление о квалификации сотрудников, а также определите уровень внимательности сервиса.

Правила выбора

Как формируется стоимость услуг по аутсорсингу

Стоимость труда специалистов по аутсорсингу ВЭД базируется на различных аспектах и факторах. В первую очередь значение имеет престиж компании, квалификация специалистов, также определяется подсчет дополнительных параметров:

  • Стоимость товара, который импортируется. В данной ситуации осуществляется расчет себестоимости процесса на основании типа товара, а также оформления таможенного формата. То есть, нужно учитывать, что существуют различные ценовые категории на сырье, оборудование, готовую продукцию. Также есть различные виды таможенных расходов. Это расход на оплату пошлины на импорт, различные варианты стоимости накладных расходов, акцизный и таможенный сбор. При этом очень важно, чтобы вы понимали, что все данные должны быть партнером предоставлены в четких расчетах с подтверждением расходов документально;
  • Количество осуществляемых поставок. Естественно, чем больше поставок будет осуществляться, тем выше будет стоимость услуг. Впоследствии, если вы полностью перейдете на сотрудничество по аутсорсингу комплексного формата, вы сможете получить преимущества более качественного сервиса обслуживания и существенных скидок. Помните о том, что компания также максимально следит за чистотой сделок. Грамотное оформление документов и организация поставок – достаточно требовательные услуги, которые отражаются на конечной цене. Если поставки частые, это формирует своеобразный шаблон осуществления действий, что может снизить общую стоимость поставок;
  • Сложность осуществляемых работ. При импорте товара могут возникать различные сложности, например, инспекционные проверки, которые могут затягиваться на весьма существенное количество времени. Соответственно, вы должны понимать, чем сложнее сделка, тем более существенной будет оплата услуг. Многие зарубежные партнеры будут требовать стопроцентной предоплаты, специалисты по аутсорсингу будут стараться сделать все возможное, чтобы вы получили самые выгодные условия сотрудничества. Это в свою очередь повлечет за собой дополнительные встречи, переговоры, составление дополнительной документации и пр.

Стоимость услуг

То есть, как вы видите, существует ряд категорий, которые имеют существенное значение при уплате услуг специалистов. Например, при проведении импортных и экспертных операций нередко возникает потребность в переделке документов и пр. Все данные действия специалисты будут производить не бесплатно. Но в любом случае, такие услуги обойдутся вам в разы дешевле, чем самостоятельный процесс организации такого сотрудничества и доставки товаров.