Как выполнить бюджетирование + Что такое бюджетирование, его особенности, функции, основные понятия

Бюджетирование имеет непосредственное отношение к важнейшим сферам работы предприятий – производственная и финансовая часть. Его основное назначение — это планирование будущей деятельности с учетом финансовых затрат и соответственно оно провоцирует необходимость принятия ряда управленческих решений для повышения эффективности работы и выхода на новый уровень развития. Оцениваются абсолютно все аспекты финансовой деятельности, учитывается контроль и управление денежными ресурсами. За счет бюджетирования можно более грамотно направлять и применять финансовые потоки предприятия, объединять усилия всех структурных подразделений для решения общих поставленных задач, в будущем можно реализовать все инициативы собственников и инвесторов капитала с максимальной выгодой и без потерь.

В зависимости от той деятельности, которую проводит организация или предприятие проявляются различные особенности и специфика бюджетирования. Учитывается существующий финансовый план, проводится его обоснование и мониторинг тех целей и задач, которые необходимо достигнуть. Из-за этого и меняется назначение бюджетирования для каждого вида деятельности, применяемые управленческие технологии решают собственные задачи с использованием наиболее выгодных и приоритетных механизмов и инструментария. Бюджетирование также различается по своему содержанию, может быть составлено как для предприятия или организации в целом, так и для отдельных подразделений.

Составленный основной бюджет представляет из себя конкретный план работы учитывающий работу подразделений и выполняемые ими функции. В него могут входить и объединяться в единое целое отдельные мелкие бюджеты, отражающие все движения денежных средств. Подобный план отражающий в себе такую важную и всеобъемлющую информацию позволяет контролировать любые управленческие решения, координировать работу во всех областях.

Главный бюджет указывает на общее количество финансовых потоков и отражает наличие вспомогательных планов для корректировки в случае непредвиденных событий. Таким образом можно увидеть планируемую прибыль, подвести итог для определения будущего предприятия. Заранее могут быть определены необходимые объемы дополнительных финансовых вливаний, которые необходимы для внедрения принятых запланированных решений, и естественно указываются источники поступления средств, стоит ли использовать собственные или потребуется поддержка инвесторов.

Бюджет организации необходимо составлять на конкретный период. Бюджетный период как правило составляет один год. Необходимость такого периода обосновывается наличием постоянных рыночных изменений и зависимостью от них динамики производства и соответственно объемов продаж. В результате можно исключая сезонные колебания экономических факторов достигать запланированных показателей. При необходимости этот период может быть увеличен.

Суть бюджетирования и его особенности

Наличие в каждой фирме или предприятии совокупности доходов и расходов создает обоснованную необходимость управления формирующимися денежными потоками. Все экономические показатели деятельности позволяют осуществлять планирование во всех сферах и получать быстрые результаты без потерь. Именно используя методики и инструменты бюджетирования можно управлять всеми финансовыми потоками с эффективным их распределением, оперативно производить корректировку планов.

Бюджетирование может проводиться не только в крупных компаниях или организациях, его можно проводить и отдельно для физического лица занимающегося какой-либо деятельностью. Конечно, это не всегда рационально, тем не менее планирование и надлежащая организация финансовых активов требуются везде. Ведь умение управлять денежными потоками определяет будущее развитие, высвобождает свободные средства, использующиеся нерационально, учитывает будущие доходы.

Бюджетирование имеет свою эффективность и помогает реализовать следующие цели:

  • Дает характеристику текущему состоянию компании за определенный промежуток времени. Полученные результаты позволяют определить эффективность деятельности и необходимость в изменениях;
  • Позволяет регулярно и максимально точно осуществлять планирование исходя из текущего состояния дел и с учетом настоящих показателей;
  • Утверждает планы, относящиеся к грамотной экономии средств и дальнейшему их использованию с большей эффективностью;
  • Создание условий для более действенного использования имеющихся ресурсов в расчете на то, чтобы они приносили большую прибыль и в том числе сокращали издержки;
  • Открытие возможностей для реализации инвестиционной деятельности в качестве получения дополнительного дохода и повышения общей производительности;
  • Анализ уже существующих планов развития по вопросу их необходимости и тех результатов к которым они могут привести, насколько прибыль будет соразмерна с вкладываемыми усилиями. При необходимости будут предложены изменения и поправки;
  • Развитие культуры грамотного использования финансовых ресурсов на предприятии;
  • Создание современных и действенных механизмов с помощью которых обеспечивается грамотная координация работы и всех сфер взаимоотношений между отделами компании;
  • Проведение аналитических мероприятий по уже существующим затратам. Благодаря этому можно сократить расходы в различных подразделениях и появившиеся средства направить на решение других более приоритетных задач;
  • Бюджетирование может выступать в роли контролирующего органа по вопросу исполнения поставленных задач;
  • Бюджетирование помогает осуществлять деятельность в соответствии с существующим законодательством и в полной мере выполнять все взятые на себя договорные обязательства по взаимоотношениям с компаньонами, поставщиками, клиентами.

Особенности понятия

Из всего сказанного становится более ясно, что бюджетирование все же лучше проводить в крупных компаниях, где для этого могут назначаться ответственные лица, которым будут поставлены соответствующие задачи от руководства. Если компания небольшая, то все равно можно использовать некоторые элементы бюджетирования с использованием аналитических процедур и подготовкой детальной отчетности по существующим финансовым возможностям.

Бюджетирование, проведенное полномасштабно имеет большую эффективность и значение для любой организации. Обладает следующими особенностями:

  • Временные границы. Планирование и составление бюджета относится обычно к определенному периоду времени;
  • Периодичность составления. Имеется в виду, что должна быть строгая периодичность бюджетного периода;
  • Прогнозирование расходов. Отражает будущие значения доходов и расходов предприятия. Точность планируемых результатов не всегда имеет высокие показатели и проверку полученных результатов можно осуществить по завершению бюджетного периода;
  • Вариативность. Бюджетирование предполагает планирование различных вариантов развития в зависимости от текущего рыночного положения и производственных особенностей;
  • Важность информации. Не всегда требуется отражать все статьи расходов. Специалисты могут определять наиболее важные и критичные показатели в зависимости от ситуации;
  • Соответствие текущим условиям. Бюджетирование должно учитывать факторы внешней и внутренней бизнес ситуации.

Основные функции бюджетирования

Использование бюджетирования позволяет выполнять задачи действенного планирования финансовых решений компании, проведение учета существующих средств на предмет рациональности их использования. В будущем это помогает принимать нужные решения в управлении и таким образом повышать возможности компании, ее конкурентоспособность, создает все предпосылки для более организованной работы в целом. Получая результаты по своей деятельности и сравнивая их с исходными запланированными, можно выделить имеющиеся возможности, определить сильные и слабые стороны ведения любого бизнеса. Кроме этого бюджетирование имеет следующие важные функции:

  • Экономический рост. Со временем будет наблюдаться увеличение экономических показателей благодаря организации правильной работы и грамотного использования средств;
  • Оценка результатов деятельности. Итогом такой оценки будет максимально точное определение соотношений всех денежных потоков. После этого можно сформировать дополнительное корректирующие планирование для устранения слабых сторон деятельности;
  • Подготовка ключевых планов. Бюджетирование помогает реализовать важнейшие цели компании за счет грамотного планирования расходов и доходов на основе текущих показателей. В результате можно оперативно изменять при такой необходимости направления работы различных отделов для решения наиболее критичных задач. Значение планирования зависит от продолжительности. Может осуществляться как краткосрочное, так и долгосрочное планирование;
  • Обоснование существующих расходов. Имея конкретный перечень затрат, которые регулярно осуществляются в компании можно выяснить их обоснование. Выявленные расходы проверяются на соответствие планируемым, определяется существуют ли неучтенные расходы. Из всего этого можно определить размер потраченных средств и полученную выгоду;
  • Минимизация возможных рисков. При наличии недостаточно внимательного отношения к движению финансовых потоков можно понести существенные убытки. Для их потенциального устранения необходимо максимально вовлечь управленческие решения относительно финансовых вопросов;
  • Оценка профессионализма специалистов. При выявлении таких несоответствий, как наличие больших расходов с получением низкой выгоды, следует не только приступать к организации более эффективной финансовой деятельности. Нужно оценить уровень подготовки специалистов, работающих в компании и ответственных за грамотное осуществление поставленных целей. При необходимости проводится замена конкретных специалистов, внедряются приемы мотивации и системы поощрения;
  • Координация работы подразделений. Волевое решение руководства и принятие им важных решений по будущей деятельности, в соответствии с проведенным бюджетированием, не сможет решить глобальные задачи без надлежащей организации работы и эффективной координации между всеми отделами и подразделениями компании;
  • Повышение уровня квалификации персонала. Разработка четких приоритетов и принятие важных управленческих задач, связанных с ключевыми сферами деятельности компании (финансовой, производственной), вынуждает специалистов применять все имеющиеся навыки и открывать новые возможности. Заинтересованность в достижении высоких показателей увеличивает мотивацию и таким образом участие каждого специалиста отражается на общей работе, что и приводит к планируемым результатам.

Функции

Составление бюджета организации – поэтапное выполнение

Бюджетирование относится к категории важных и ответственных мероприятий, оказывающих ключевое влияние на работу компании. Оно имеет довольно сложную структуру и призвано запланировать следующие элементы:

  • Отчет о финансовой деятельности. В дальнейшем отраженные в нем данные берутся за основу всей работы;
  • Отчет о денежных потоках. Подробное описание распределения всех перемещений средств внутри организации. Наличие реальных данных позволяет создать базу для дальнейшего более продуктивного планирования;
  • Бухгалтерский баланс. Отраженные в нем статьи максимально детализировано указывают на активность и продуктивность всей работы с дальнейшим сравнением с предыдущими показателями;
  • Движение всего капитала. В результате он может быть направлен на более необходимые и приоритетные цели, достижение которых позволит спровоцировать и движение второстепенных областей, что отразится на производстве в общем.

Существуют общепринятые отработанные системы составления бюджета, которые реализуют различные подходы, способные принести те результаты, которые зависят от рода деятельности компании и прочих нюансов. Существует три формы составления:

  • Снизу вверх. Речь идет о том, что осуществляется объединение всей информации относительно производственной и финансовой деятельности нижних уровней компании и после этого все данные поступают к руководству. В этом участвует каждое подразделение предоставляя свою отчетность. Полученные сведения рассматриваются руководством и после тщательного анализа выносится решение по необходимости постановки новых или видоизмененных целей, изменяются приоритеты работы;
  • Сверху вниз. Руководство предприятия при участии ведущих специалистов самостоятельно может принимать решения по смещению приоритетов и ставит конкретные задачи, которые необходимо реализовать с использованием тех или иных средств и методик. Для каждого подразделения могут формироваться свои четкие цели и предоставляться отдельное финансирование, предоставление иных мощностей;
  • Объединенный. Такой метод составления бюджета объединяет предыдущие два и по всем показателям является наиболее действенным и продуктивным. Поставленные задачи подлежат обсуждению и корректировке в соответствии с мнением исполнителей, которые могут указывать на объективные препятствия и предлагать свои решения.

Принципы и методы составления бюджета не являются легко выполнимой задачей, реализуемой в сжатые сроки. Чем крупнее организация, тем больше необходимо времени на сбор и обработку всех необходимых важных сведений. Ответственность по осуществлению бюджетирования может быть возложена на управляющего и финансовые отделы, которые используя существующие возможности выполняют планирование должным образом.

Составление бюджета происходит в последовательности обязательных стадий, которые делают процесс организованным, исключающем серьезные ошибки, которые могут оказать негативное влияние и которые будет сложно устранить.

Для правильного составления бюджетирования необходимо придерживаться следующего плана, состоящего 6 действий:

  • Рассматривается спрос на производимые товары или услуги. Начальный шаг, позволяющий получить максимально полные данные по существующим возможностям. Рассматриваются позиции, занимаемые на рынке, запросы потребителей на продукцию;
  • Собираются данные по коммерческим расходам. Сюда относятся затраты, обеспечивающие популяризацию и распространение информации о товарах и услугах. Исследуются реализуемые модели маркетинга, проводится анализ реакции потребителей на продукцию и имеющийся спрос;
  • Подготавливается бюджет производственного процесса. Рассматриваются имеющиеся возможности для расширения и оптимизации производства, предоставления услуг. Анализируются возможности, определяется необходимость замены или модернизации производственных линий или оборудования для увеличения качества услуг;
  • Включаются в бюджет управленческие расходы. В них отражаются расходы по ряду обязательных платежей (коммунальные услуги, оплата рабочих мест), планируется возможное улучшение оснащенности подразделений;
  • Составляется прогнозный отчет. Исходя из текущих показателей по всем статьям баланса осуществляется будущее планирование расходов и движение всех средств предприятия. Приоритетными направлениями могут считаться слабые места организации или концентрация большей части ресурсов на производственных процессах и тех сферах, где присутствует высокая отдача;
  • Распределение денежных потоков. Завершающий этап, когда в соответствии с запланированными действиями осуществляется направление всех средств по различным сферам деятельности компании. Данный этап является решающим и определяющим для будущего функционирования, принятые решения и дальнейшее грамотное управление будут способствовать реализации поставленных планов.

Этапы составления

Существующие недостатки бюджетирования

Недостаточная информированность сотрудников и не всегда ясное представление руководства об необходимости бюджетирования и открывающимися с его использованием возможностей, провоцируют низкую заинтересованность в его внедрении. Тем более, что не всегда присутствуют достаточно опытные специалисты способные все правильно и грамотно осуществить. В ряде случаев может потребоваться помощь сторонних экспертов, специализирующихся на проведении бюджетирования предприятий различных категорий.

Те меры, которые необходимо принять для обеспечения достаточного планирования, являются всеобъемлющими и могут включать в себя целые комплексы различных процедур и мероприятий, структурных изменений. При этом не всегда очевидны будущие выгоды и польза, которая может быть получена в итоге. На этом фоне и проявляется ряд недостатков бюджетирования:

  • Каждый отдельный специалист может по-разному воспринимать необходимость бюджетирования и соответственно внедрять его своими методиками. Из-за этого составленные бюджеты не всегда помогают решить проблемные ситуации с работой и функционированием как предприятия в целом, так и отдельных его элементов. Не всегда учитываются причины отклонений и нарушений, так как не все специалисты имеют полные навыки для исследования текущей ситуации с финансами;
  • Если по каким-либо причинам цели и задачи бюджетирования не доведены до сведения каждого отдельного работника, то их влияние не будет таким значимым, ведь в данном случае нет влияния мотивации персонала на внесенные изменения, что может сделать результаты недостаточными в сравнении с прогнозируемыми;
  • Бюджетирование вносит существенные изменения в работу компании и вынуждает сотрудников увеличивать производительность труда, делает необходимым выполнение поставленных задач ценой значительных усилий. Естественно, это вызывает ряд осложнений, так как закономерно без усиления мотивации начинаются процессы противодействия, что в итоге снижает общую эффективность работы;
  • Применяемые методики бюджетирования и те изменения, которые вносятся в работу компании могут иметь определенную сложность в плане реализации, к тому же может присутствовать необходимость дополнительных вложений, порой весьма значительных.

Какие существуют недостатки

Препятствия для подготовки составления бюджетирования

Как уже сказано, внедрение бюджетирования является довольно многозадачным процессом, требующим осуществления множества, порой хлопотных и затратных процедур. Тем более что на это может уйти довольно солидное количество времени, когда потребуется участие компетентных и опытных специалистов, разбирающихся во всех тонкостях финансовых и производственных процессов.

Если же все-таки решение составления бюджетного планирования принято, то существует ряд сложностей, которые возможно создадут препятствия для должной реализации.

  • Занижение доходов

На любом предприятии всегда найдется применение свободным средствам, которые могут быть направлены на поддержку наиболее важных структурных единиц для повышения их эффективной работы. Если будет происходить занижение доходов, это отразится в данных бухгалтерской отчетности, что вызовет необходимость проведения проверки.

Проблемы с внедрением

  • Завышение доходов

Данный момент также может оказать весьма негативное влияние на компанию. В результате, может возникнуть ситуация, когда расходная часть будет испытывать недостаток средств и в итоге возможно возникнет необходимость пополнения финансовых возможностей за счет внешних источников.

  • Отсутствие в бюджете неучтенных доходов или расходов

Такие ситуации также возможны, когда некоторые статьи доходов-расходов не были отражены в планировании и поэтому могут возникать порой серьезны разбежности в показателях, что исказит общую картину. Такая ситуация требует незамедлительной и оперативной корректировки при выявлении. Чем выше подготовка и опыт специалистов, внедряющих систему бюджетирования, тем меньше вероятность возникновения подобных ситуаций.

Бюджетирование способно вывести работу предприятия на новый уровень за счет изменения структуры и организации. Реализованные изменения за счет тщательного планирования и осуществления контролирующих действий, увеличивают доходы, улучшают продуктивность работы всех сотрудников, дают толчок к еще большему развитию.