Инструкция по переходу на кадровый аутсорсинг + Понятие, для чего необходим, какие задачи выполняет аутсорсинг кадрового формата

Аутсорсинг кадрового формата предполагает, что в процессе работы с кадрами используются внешние ресурсы. В частности, используются услуги компаний, которые способны полностью заменить отдел кадров на производстве или же предприятии. Многие руководители прекрасно знают о том, что без кадрового отдела работа предприятия будет неполноценной. Но, не каждый имеет возможность создавать данный отдел, выделять офисное место, осуществлять официальное трудоустройство нескольких сотрудников. Все перечисленные действия требуют весьма существенных финансовых вложений. И чтобы их исключить, нередко обязанности кадрового работника перекладывают на секретаря, или же их выполняет сам руководитель.

Такое положение вещей приводит к формированию серьезных проблем. Отсутствие глубоких познаний делопроизводства кадрового формата влечет за собой неправильное оформление документации, отсутствие своевременных выплат налогов и других социальных платежей, а значит, все это чревато существенными штрафами со стороны налоговой и пр. Сотрудничество с компанией по аутсорсингу позволяет исключить многочисленные сложности, которые были перечислены выше. При этом формируется возможность получить качественное обслуживание по сравнительно доступной цене.

Потребоваться услуги специалистов компаний по кадровому аутсорсингу могут в случае, если предприятие очень маленькое, и держать дополнительный штат сотрудников в виде кадрового отдела просто нет финансовой возможности. Если формируется расчет, на основании которого руководитель видит, что содержание штатных сотрудников в разы выше, чем оплата труда сторонней компании. Естественно, такие расходы должны пресекаться, чтобы снизить общую сумму инвестиций в процессе ведения предпринимательской деятельности.

В случае отсутствия внутренних ресурсов, которые можно было бы использовать на содержание штата в виде отдела кадров.

Составляя договор сотрудничества с компанией по кадровому аутсорсингу нужно следить за тем, чтобы все услуги были описаны достаточно четко и детально, чтобы в дальнейшем не возникало сложностей в вопросе реализации предоставляемых услуг.

Что такое аутсорсинг и для чего он нужен

По своей сути аутсорсинг представляет собой процесс передачи функций предприятия, специализированной компании, на основании подписания договора. В данном случае, формируется процесс передачи прав на управление кадрами. Благодаря такой структуре работы формируется возможность сосредоточить основные ресурсы компании на максимально рациональном использовании.

Структура работы отдела кадров достаточно сложна, требует найма на работу весьма значительного количества специалистов, которые осуществляют составление документации, производят различные действия, направленные на работу с кадрами. Передача полномочий кадрового отдела специалистам другой компании предполагает возможность получения удаленного сервиса обслуживания. Это в действительности очень удобный аспект, который позволяет получить перспективы существенной экономии средств. Такие услуги сегодня активно используются руководителями небольших предприятий, которые находятся на стадии своего развития и которым необходимо контролировать все финансовые расходы. Позволить себе содержание полноценного отдела кадров может не каждая компания. Тем не менее, обязательно нужно осуществлять составление ряда документов, контролировать кадры и пр.

Нередко обязанности кадровика распределяются между другими сотрудниками. Например, могут быть возложены на секретаря, бухгалтера. Таким образом сокращается расход средств, но формируются другие проблемы. В первую очередь скажем о том, что специалист нагружается значительным количеством обязательств, которые не позволяют ему грамотно выполнять свои действия на предприятии. Кроме всего прочего, все дела по кадрам будут вестись неправильно, так как тот же секретарь просто не имеет необходимых знаний в указанной области.

Что такое аутсорсинг?

Со временем специалист, на которого повесили дополнительную работу, начинает совершенно справедливо требовать предоставление дополнительной оплаты труда, так как кадровые действия требуют серьезных затрат времени, сил и внимания. Дополнительная нагрузка для многих работников является невыносимой, что формирует халатное отношение к данному аспекту. Ведь в первую очередь работник всегда будет концентрироваться на своих прямых обязанностях.

Аутсорсинг делопроизводства кадрового формата имеет весьма значительные параметры актуальности также в том случае, когда формируется необходимость быстрого набора специалистов. Например, компания осуществила достаточно существенное развитие и открывается новый цех, в который требуются узкоспециализированные специалисты. Самостоятельные поиски могут затянуться надолго, в то время, как специалисты аутсорсинговых компаний смогут осуществить процесс максимального привлечения внимания потенциальных работников и даже собеседования с ними произведут самостоятельно.

Очень актуальными услуги таких компаний стали для иностранных предприятий, которые не знают всех особенностей русского законодательства, а также не могут самостоятельно произвести необходимые действия по привлечению потенциальных работников.

Удаленный аутсорсинг с каждым днем приобретает все более значительные параметры актуальности, так как он позволяет с минимальными финансовыми вложениями получить целый штат работников, которые будут обеспечивать максимальное кадровое делопроизводство на вашем предприятии. Естественно, выбор компании, которой вы сможете доверить такое дело должен быть внимательным, ответственным, качественным и продуманным. Только так можно будет найти опытных исполнителей, работа которых в дальнейшем станет основой идеального кадрового учета на вашем предприятии.

Непременно скажем о том, что такими услугами пользуются не только маленькие предприятия на стадии своего становления, но еще и крупные организации, которые прекрасно понимают все выгоды такого сотрудничества.


 

Как перейти на аутсорсинг?

Шаг 1: Анализ деятельности компании

Нужно учитывать то, что аутсорсинг имеет серьезное количество преимуществ. Но в некоторых случаях такие расходы не являются объективными. Именно по этой причине нужно в первую очередь произвести своеобразный анализ деятельности компании и осуществить просчет некоторых расходов. Например, сразу же рассчитайте сумму, которую вам придется платить за аутсорсинг. Обязательно просчитываются данные, которые касаются вопроса содержания штатной службы. Ну, и конечно же, нужно будет изначально определить основные задачи и цели перехода на аутсорсинг. На основании полученных факторов нужно произвести сравнительную характеристику и сделать окончательные выводы, которые помогут вам определить, насколько рациональным будет сотрудничество с компанией по аутсорсингу.

Шаг 2: Выбор компании

Предложений в данной сфере достаточно значительное количество. Опытные специалисты рекомендуют в первую очередь составить список своих требований к выбору. После чего приступать к вопросу изучения. Посредством оценки солидности предприятия, стажа работы, репутации, наличия лицензии и страховки, наличия солидных клиентов, вы сможете определить несколько лидеров, которые максимально импонируют установленным ранее запросам.

После выбора нескольких компаний нужно будет произвести личную встречу и переговоры. Помните о том, что именно получение консультации – основа грамотного и рационального выбора. На основании полученной информации вы сможете определить, насколько внимательным будет сервис обслуживания, насколько качественными будут предоставляемые услуги, и есть ли у компании опыт.

При выборе компании обязательно старайтесь достаточно внимательно оценивать рейтинги независимых агентств. На их основании можно будет грамотно определить, какие именно компании по аутсорсингу занимают лидирующие позиции. Кроме всего прочего, изучайте отзывы клиентов, которые уже имеют опыт сотрудничества. Посредством такого подхода к изучению всех нюансов работы компании, вы непременно сможете определиться в своем выборе.

Шаг 3: Разработка условий договора

Обратим ваше внимание на то, что чаще всего используется стандартный договор, который компания разрабатывает в качестве шаблона. Тем не менее, вы самостоятельно определяете список функций, которые передаются на аутсорсинг, именно по этой причине, шаблон модернизируется, в него вносятся все необходимые данные, на основании которых в дальнейшем осуществляется сотрудничество. Обязательно должны быть определены сроки взаимовыгодного сотрудничества. Непременно формируется описание всех нюансов расторжения договора и ответственность сторон. Причем данный пункт должен быть проработан весьма детально, чтобы в дальнейшем не возникало никаких проблем и сложностей. Обязательно определяется размер, а также порядок проведения оплаты за предоставленные услуги.

Обратите внимание на пункт, который предполагает возможность осуществить расторжение в одностороннем порядке при определенных нюансах. При возникновении спорных ситуаций вы должны будете опираться именно на данный документ, поэтому, он должен быть составлен с учетом всех ваших интересов. Если вы сомневаетесь в определенных пунктах, покажите документ юристу для детального изучения.

Шаг 4: Подписание договора

Опытные специалисты говорят о том, что присутствие юриста при подписании договора является обязательным. Если у вас нет штатного специалиста, вы можете самостоятельно обратиться к частному юристу для консультации. При этом, вы сможете убедиться в том, что документ составлен юридически грамотно и не содержит в себе пунктов, которые могут иметь определенные негативные аспекты для вас, как для клиента. Факт сотрудничества с юристом станет основным залогом защиты интересов.

Помните также о том, что в договоре должны фигурировать данные о конфиденциальности полученной информации, даже в том случае, если будет осуществлен процесс расторжения договора в одностороннем порядке. Если какая-то информация все же попадет в общественный доступ, можно защитить свои права в судебном процессе.

Шаг 5: Начало работы по новому формату

Очень важно, чтобы компания, которая будет осуществлять аутсорсинг постаралась вникнуть во все нюансы и особенности работы вашего предприятия. С вашей стороны также должны быть осуществлены различные действия, направление на предоставление максимальной информации новым специалистам.

Шаг 6: Организация контроля выполнения поставленных задач

Руководитель, который для компании по аутсорсингу выступает заказчиком, имеет право вникать во все процессы, которые осуществляют специалисты, и получать результаты. В процессе подписания договора лучше всего сразу же указать на то, какие именно данные должны будут предоставлять вам специалисты компании, и какую форму будет носить отчетная документация.

Переход на аутсорсинг


 

Основные задачи специалиста по аутсорсингу

Прием и увольнение сотрудников

Опытные специалисты смогут организовать качественный процесс приема сотрудников на работу с учетом ваших индивидуальных предпочтений и пожеланий, а также с учетом определенных особенностей работы предприятия. Нередко руководство компании не посвящает необходимого количества времени процессу анализа всех нюансов при приеме. Специалисты компании по аутсорсингу смогут грамотно оценить все важные моменты, что позволит в дальнейшем исключить прием на работу неквалифицированных специалистов.

Разработка договоров трудового формата и инструкций

Существуют специализированные должностные инструкции, которые четко определяют все нюансы работы тех или же иных специалистов с учетом определенной профессиональной направленности. Такие инструкции требуют внимательного отношения к описанию деталей и нюансов. Именно по этой причине инструкции разрабатываются специалистами с учетом требований руководства и особенностей должности. Также специалисты компании будут производить все необходимые работы, которые касаются вопроса составления трудовых договоров. Такие документы должны прорабатываться с учетом всех норм законодательной базы, что позволит руководителю не беспокоиться об определенных нюансах трудоустройства специалистов.

Заполнение книжек трудового типа

Официальное трудоустройство предполагает необходимость составления специализированного пакета документов, также осуществляется ряд действий, направленных на организацию личной документации на каждого работника. Обязательно производится заполнение трудовой книжки, в которую вносятся все данные о наличии трудоустройства, полученной должности, стаже и пр. То есть, формируется необходимость детализированного описания данных о приеме на работу, с указанием номера приказа, также осуществляются указания всех данных, которые касаются вопроса увольнения. Если у руководства компании нет работника, который осуществляет процесс контроля кадров, то все действия подобного формата осуществляются исключительно в рамках работы компании аутсорсинга.

Составление штатного расписания и графика отпусков

Трудовое законодательство четко определяет все важные моменты, которые касаются вопроса найма на работу специалистов. А также определяет необходимость предоставления графика отпусков и специализированного расписания. Все перечисленные документы в обязательном порядке будут заполняться специалистами нанятой вами компании.

Внутреннее трудовое расписание

Очень важный документ, который должен по всем своим параметрам соответствовать установленным нормам трудового законодательства. При составлении данного документа очень важно использовать четкую и точную информацию, определять время работы с учетом различных параметров, которые не должны нарушать права работников и ухудшать их положение на предприятии.

Основные задачи

Как избежать рисков при сотрудничестве с компанией по аутсорсингу?

  • Старайтесь внимательно изучать все предложения на рынке, чтобы правильно выбрать специалистов, способных предоставить вашему вниманию высококачественное обслуживание;
  • Откажитесь от резкого перехода на использование услуг компании. Помните о том, что после заключения договора вы все равно должны в определенной степени придерживаться стандартного формата работы, стараясь сделать все возможное, чтобы ваши работники смогли оптимально влиться в новый формат контроля кадров;
  • Оцените структуру работы вашей компании. В первую очередь определитесь с тем, насколько вам нужен внутренний отдел кадров, рационально ли вам будет содержать специалистов, сколько обойдутся такие услуги;
  • Обязательно просчитайте заранее стоимость обслуживания в компании по аутсорсингу, таким образом, вы непременно сможете осуществить грамотные расчеты, посредством которых определите, стоит ли вам сотрудничать с компанией или же лучше нанять отдельного специалиста для своей компании;
  • Помните о том, что выбирая дешевые услуги по аутсорсингу неизвестных компаний, вы рискуете, что какая-то конфиденциальная информация может попасть в третьи руки. Как вы понимаете, если такая информация будет получена другими лицами, то есть весьма значительная опасность негативного влияния на ваш бизнес. Именно по этой причине рекомендуется использовать услуги только проверенных и актуальных компаний;
  • Очень внимательно отнестись к вопросу определения всех услуг. Изначально оговорите с компанией все важные моменты и нюансы, придите к соглашению во всем. Так, вы сможете определить объем услуг, которые вам в действительности необходимы на текущий момент времени;
  • Следите за тем, чтобы все ранее оговоренные условия были внесены в договор. Посредством детальной проработки данного документа, вы можете получить перспективы идеальной стабильности своей работы.

Будьте внимательны на всех этапах поиска, подписания соглашения, определения условий и предоставленных услуг, чтобы услуги в действительности смогли удовлетворить ваши потребности и пожелания. Кроме всего прочего, обратите внимание на необходимость организации контроля.

Как избежать рисков


 

Какие компании по кадровому аутсорсингу самые актуальные

  • Компания «Talent Pool» работает в течение значительного количества времени, имеет очень значительную популярность и востребованность. В процессе работы используются инновационные методики, сотрудники – опытные и высококвалифицированные специалисты, которые способны работать на профессиональном уровне. Сотрудничество с такой компанией подарит удобный сервис и максимально оперативное реагирование на любые проблемы. Высокий уровень результативности и низкие параметры цены;
  • Компания «Правомочие» предоставляет широкий ассортимент услуг, начиная от поставки кадров, заканчивая качественной юридической помощью. Обеспечивает полное ведение кадрового дела, предлагает услуги составления договоров, расписания, различной документации бухгалтерского характера. Отметим, что данная компания имеет страховку профессиональной ответственности, что предоставляет дополнительные гарантии высококачественного сервиса обслуживания;
  • Компания «Staff Energy» предоставляет своим клиентам возможность быстрых решений в кадровых вопросах любой сложности и любой срочности. Специалисты компании – высококвалифицированные профессионалы, чтобы воспользоваться их услугой нужно просто осуществить заполнение специализированного заявления на сайте. Также можно встретиться со специалистами лично, чтобы детально обсудить все важные моменты и нюансы предстоящего сотрудничества;

Какие компании популярны

Аутсорсинговая компания «ЮКСОР» предоставляет достаточно широкий перечень услуг, которые способны обеспечить любого предпринимателя нужным контролем кадров. На основании работы специалистов осуществляется организация кадрового делопроизводства с нуля, можно использовать услугу восстановления, заказать полный комплект обслуживания, который включает в себя возможность полноценного контроля кадров.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в: