Контроль над дебиторской задолженностью - успех предприятия

Современное общество требует от предпринимателей знаний элементарных финансовых понятий. Без них тяжело ориентироваться в экономической и банковской терминологии. Уважающий себя бизнесмен обязательно уяснит для себя основные понятия экономической сферы, чтобы свободно апеллировать ими в деловых кругах.

Термин дебиторская задолженность - это требования, которые может предъявить юридическое или физическое лицо к покупателям, заказчикам, другим участникам деловых отношений на получение денежных средств, товаров или услуг.

Сейчас в век широких возможностей для предпринимателей, надо быть экономически подкованным человеком. Люди хотят воплощать собственные бизнес-проекты в жизнь, интересные замыслы должны приносить прибыль. Но не все предприниматели справляются с ролью финансовых менеджеров.

В процессе работы у любой организации появляются договорные отношения с другими компаниями. Наряду с договорными обстоятельствами, зачастую, возникает дебиторская и кредиторская задолженность. Анализируя деятельность фирмы, важно различать эти понятия и детально рассматривать причины их возникновения.

Дебиторская задолженность - это понятие того, что нам кто-то чего-то должен. Это совокупность денежных средств, товаров или услуг, которые должны нам выплатить должники, их называют дебиторами. Всё, что мы кому-то отдали в долг, образовывает нашу дебиторскую задолженность. Суммы авансовых платежей контрагентам или своим работникам увеличивают данную задолженность.

Суммы, уплаченные наперёд, в налоговые органы и страховые взносы во внебюджетные фонды тоже влекут за собой увеличение этой задолженности.

Дебиторская задолженность появляется у всех организаций, это явление нормальное, без неё существование предприятий практически невозможно.

Эта задолженность относится к оборотным активам предприятия, без учета срока погашения задолженности.

Актив организации - это то, чем владеет предприятие: имущество, требования по обязательствам. Предполагается, что дебиторская задолженность обязательно погасится и преобразуется в финансовые средства, товары или услуги.

Образование дебиторской задолженности

Существует несколько видов образования дебиторской задолженности:

  • Возникновение дебиторской задолженности произошло в момент продажи товара или выполнения работ. Деньги за товар или работу ещё не поступили на расчётный счет фирмы.

Пример: Заключён договор на поставку песка между фирмой «Юниор» и фирмой «Ветеран». В договоре обговорены условия оплаты и поставки материала в течении месяца. Поставщик «Ветеран» привёз песок согласно договора поставки в указанном количестве и в определённый срок. Операция подтверждается товарно-транспортной накладной с печатью и подписью принимающей стороны. Товар поступает на склад «Юниора», образуется приход материалов. В этот момент товар ещё не оплачен, поэтому у поставщика «Ветеран» формируется дебиторская задолженность.  

  • Организация решила приобрести товары или услуги в другой компании, заплатили за это, но товары ещё не поступили на склад, либо работа ещё не выполнена.

Пример: В случае поставки песка от поставщика «Ветеран», если фирма «Юниор» оплатила деньги раньше, чем привезли песок, то в фирме «Юниор» образовалась дебиторская задолженность в виде стоимости недопоставленного песка.   

  • Образование дебиторской задолженности произошло при перечислении налогов и сборов в бюджет. Обычно организации, во избежание штрафных санкций перечисляют суммы расчётов с бюджетом раньше, чем бюджетные организации их начисляют.
  • При выявлении недостач и потерь на складах находится виновник товарных хищений, и он должен будет покрыть недостачи. При этом в бухгалтерском учёте появляется дебиторская задолженность, где дебитором будет виновник недостачи.
  • Расчёты с подотчетными лицами для дальних поездок - командировок ведутся наперёд, т. к. заранее трудно просчитать расходы в других городах, и сумма может выдаваться больше, чем надо. При этом также в бухгалтерском учёте появятся проводки по образованию дебиторской задолженности. 
  • Выплата аванса в счёт заработной платы тоже влечёт за собой образование дебиторской задолженности, которая нам сообщит о том, что работник должен доработать месяц, а задолженность возникла вследствие недоработанного месяца.   

Суть дебиторской задолженности можно считать нормальным явлением на предприятиях. Большая часть, 80%, бывает и 90% оборотного актива предприятия состоит из дебиторской задолженности.

На схеме структуры активов баланса предприятия видно, что Дебиторская задолженность входит в текущие активы. 

Дебиторская задолженность наряду с запасами, краткосрочными вложениями, денежным средствами формирует текущие активы предприятия

 

Разновидности дебиторской задолженности

По срокам возникновения дебиторскую задолженность подразделяют на краткосрочную и долгосрочную.

Задолженность, которая возникла в срок до 3-х месяцев считается краткосрочной, а та, которая уже числится в бухгалтерском учете со сроком более 3-х месяцев относится к долгосрочной.

Все требования по выплатам на предприятиях исходят из договорных обязательств, где предусмотрены сроки поставки и оплаты товаров либо услуг. Таким образом, основной документ в работе - это договора. Документальное подтверждение дебиторской задолженности сводится к наличию договорных отношений, и наличию подтверждающих первичных документов (платежное поручение, товарно-транспортные накладные или акты выполненных работ). Срок погашения дебиторской задолженности может быть нормальный и просроченный. Недобросовестные организации, заключив договор, могут не обращать внимания на несоблюдение оговоренных пунктов. Это может послужить поводом для обращения в суд и выставления требований к должникам в судебных инстанциях. Просроченная дебиторская задолженность, в свою очередь, может классифицироваться на:

  • сомнительную (нет никакой уверенности в том, будет ли она погашена);
  • безнадёжная (предприятие – партнер обанкротилось и не сможет погасить долг). Виды дебиторской задолженности схематично можно рассмотреть на фото.

Основные виды дебиторской задолженности подразделяются на задолженность, существующую в рамках действующего договора   

 

Причины расчёта дебиторской задолженности

Руководителю фирмы важно знать финансовое состояние организации для планирования дальнейших решений.

  1. Бухгалтерская отчётность составляется ежемесячно, в ней обязательно показывается цифра по дебиторской задолженности.
  2. Проанализировать состояние фирмы важно с учетом суммы по дебиторской задолженности.
  3. Управленческие решения по вопросам фирмы основываются на знаниях о финансовом состоянии организации.

Если вдаваться в подробности бухгалтерского учета, то дебиторская задолженность рассчитывается суммированием сальдо по дебету следующих счетов:

60, 62, 70, 71, 73, 75, 76. При наличии у предприятия в бухгалтерском учете счета по резервам, от суммы данных дебетовых сальдо надо отнять сумму кредитового сальдо по счёту 63.

Процедура списания

В ходе жизнедеятельности предприятий встречаются долги, по которым долгое время не поступает оплат. У дебиторов бывают разные причины, по которым они не могут погасить долг.  В итоге долги не могут постоянно числиться в учёте, их надо списывать. В статье гражданского кодекса РФ №196 дано определение срока исковой давности  - он составляет 3 года. Таким образом, по истечении 3-х лет, дебиторскую задолженность надо списывать. Современные фирмы в бухгалтерском учёте ведут счёт – 63 «Резерв по сомнительным долгам». При списании дебиторской задолженности, сумма резерва уменьшается на сумму списания. Если же резерв не был создан, то списание приведет к уменьшению суммы прибыли.

На практике списание выглядит следующим образом:

  • Подготавливается приказ на списание (со всеми приложенными к нему первичными документами, актами сверок);
  • Приказ проверяется юристом, подписывается руководителем предприятия.
  • В бухгалтерском учёте даются соответствующие проводки по списанию: с учётом резерва по сомнительным долгам или без него.

Методы борьбы с дебиторами

Дебиторская задолженность является вашими средствами, вашим активом, вашим имуществом. И если в какой-то момент времени это имущество находится не в распоряжении предприятия, то его надо анализировать и предпринимать меры по его возврату. Работая с другими организациями у предприятия нет планов на несоблюдение  договорных обязательств. Появление просроченной дебиторской задолженности отрицательно влияет на финансовый результат фирмы.

Постоянный анализ дебиторов помогает руководителям фирм предотвратить ряд негативных последствий.

Продуктивная работа с дебиторами заключается в следующих действиях:

  • Необходимо зафиксировать в письменной форме сроки погашения задолженности;
  • Проанализировать финансовое состояние и платежеспособность партнера;
  • Составить план действий по возврату долга;

Сейчас принято нанимать сотрудников специально для работы с дебиторской задолженностью. Сотрудники должны будут выявить непорядочного контрагента, составить план мероприятий по работе с проблемным дебитором. Это действительно эффективно.

  • Создать резервный фонд по сомнительным долгам.  
  1. Общий план действий предприятий разработан по следующей схеме:
  2. Переговоры с должником. Данный приём борьбы наиболее эффективный, составляет 30-40% возвратов.
  3. На этом этапе можно договориться с должником о рассрочке или бартерном обмене. Возможно это временные затруднения у фирмы должника.
  4. Судебная стадия. Подача исковых требований. Продуктивность 10-15%.
  5. Постсудебные инстанции. Взыскание проходит через судебных приставов. Процент возврата дебиторской задолженность на этой стадии составляет менее 5%.

Стадия банкротства оппонента. Банкротство может нарушить возможность вернуть задолженность.

Общий алгоритм взыскания задолженности можно рассмотреть на фото.

мероприятия по взысканию дебиторской задолженности

Некоторые компании давно отгружают товар только по предоплате, конечно оборот у них немного уменьшился, но никаких долгов.

Редко предприятия обходятся без дебиторской задолженности. Это обусловлено современными условиями работы в конкурентной среде, иногда связано с производственной необходимостью или сезонностью производства.  Покупателю выгодно покупать товар или услуги в рассрочку. Продавец заинтересован в большом количестве покупателей, поэтому идёт на разного рода уступки.

У некоторых компаний с просрочкой платежа очень строго, набегает приличная пеня, так что выгоднее платить сразу.

Рассмотрев более подробно понятие Дебиторской задолженности в данной статье, можно сказать, что теперь этот термин не является трудным для понимания. Если сравнивать понятия дебиторской и кредиторской задолженности, то они зеркально противоположны друг другу. Если наша дебиторская задолженность отображает сумму долгов по должникам, то кредиторская задолженность показывает сумму нашей задолженности перед другими юридическими и физическими лицами.

Для финансового состояния фирмы опасна просроченная дебиторская задолженность. Сюда не попадают подотчётные лица, работники предприятия и расчёты по налоговым сборам и платежам в бюджет. Просроченная задолженность чаще всего выпадает на контрагентов, с которыми обязательно надо вести переговоры и борьбу по устранению задолженности. Иначе финансовое положение вашего предприятие будет в плачевном состоянии. Часто предприниматели искусственно наращивают себе прибыль, путем сбыта продукции или услуг недисциплинированным контрагентам. Такие шаги в предпринимательской деятельности могут отрицательно сказаться на всей жизнедеятельности фирмы. Неоплаченна просроченная задолженность может привести к неплатежеспособности организации и привести к банкротству. Разумный подход к управлению успешным предприятием не допустит чрезмерного увеличения дебиторской задолженности.

Грамотный контроль над просроченной дебиторской задолженностью может предостеречь:

  • от рисков непогашения долгов;
  • от снижения платежеспособности;
  • от недостатка оборотных активов.  

При грамотном контроле и управлении дебиторской задолженностью, предприятие максимально может оградить себя от рисков, связанных с непогашением долгов, снижением платежеспособности и недостатком оборотных средств.