Чем руководствоваться при написании должностной инструкции бухгалтера кассира, что должно быть отражено в ней и в какой последовательности плюс полезные советы
Должностная инструкция бухгалтера кассира: обязанности, функции, a также требования, отображаемые в ней – это нормативно-организационный документ, создаваемый для внутреннего пользования в организации, чтобы четко конкретизировать не только порядок производимых работ сотрудником, но и установить порядок взаимодействия работающих на предприятии.
Такие инструкции делают возможным определить создание и контролирование отчетности, разъяснить работающим их место в организации и обеспечить регулирование трудовых обязательств разных должностей в их взаимосвязи.
Чем детальнее описываются прямые обязанности бухгалтера кассира в должностной инструкции, тем легче будет контролировать качественность проводимого им трудового процесса.
Эта инструкция также разъясняет устанавливаемые в компании трудовые взаимоотношения между сотрудниками, их работодателями, определяет иерархию компетентности как возникающих вопросов, так и непосредственную подчиненность работника, занимающего должность бухгалтера-кассира.
Обычно подобные документы разрабатывает руководство. Положения инструкций c одной стороны учитывает общепринятые требования, c другой – специфику организации.
Хотя такая инструкция - документ внутреннего пользования, неисполнение работником, который трудится на должности, изложенных в ней положений выступает прямым основанием для увольнения или же наложения на него различных взысканий, если выполняет их он некачественно. Произвольность написания должностных инструкций одновременно требует от создателей соблюдения нормативов законов.
Правовые основы создаваемой инструкции
Инструкции, прописывыающие как должен работать бухгалтер кассир, в своей основе создаются опираясь на требования Постановления Минтруда РФ за номером 37. Его положения являются основанием особых требований, предъявляемых к квалификации работника, трудящемуся на данной должности.
Прежде всего, определяется, к какому структурному подразделению компании относится должность, для которой пишется документ. Это выполняется на основании пунктов «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих». Должность бухгалтера кассира - категория обслуживающих специалистов.
Далее нормы справочника определяют подчиненность бухгалтера-кассира. Им руководят:
главный бухгалтер;
лицо, занимающее должность генерального директора;
заместители указанных должностей.
Зачисляют бухгалтера кассира приказом по кадрам, который создается по представлению финдиректора, a утверждает -гендиректор личной подписью.
Если производственная необходимость требует отсутствия бухгалтера-кассира, например, командировка, отпуск и так далее, то на все время своего отсутствия сотрудник, работающий на подобной должности, передаёт в полном объёме круг своих обязанностей иному должностному лицу, для чего руководитель предприятия издает соответствующий приказ.
Какие преимущества дает правильная должностная инструкция
Документ представляет собой не только инструмент контроля за эффективностью работы сотрудника, занимающего определённую должность, но и является своеобразной защитой для работника.
Поскольку правильно прописанная инструкция - документ, принимаемый судами в решении трудовых споров, качественно исполняющий изложенные в ней положения сотрудник не может быть уволен по причине профессионального несоответствия занимаемой должности.
Инструкция о должности – документ c точки зрения права, a также кадрового делопроизводства – своеобразное Приложение к основополагающему трудовому договору, который служащий подписывает поступая на работу.
Трудовые договора обычно создаются по близким шаблонам и не учитывают полностью конкретику производственных операций, которые будет выполнять бухгалтер кассир. Трудовой договор подписывается всеми без исключения поступающими на работу. Поэтому внесение в типовой трудовой договор исчерпывающего перечисления:
требований к квалификационным знаниям различных работников;
их места в должностной иерархии организации;
подробное описание профессиональных действий, которые они будут обязаны выполнять по ходу своей каждодневной работы в компании и так далее
сделало бы Трудовой договор очень объёмным, a также вызвало бы размывание его основополагающей задачи – четко, ясно изложить взаимоотношения между работающим и работодателем, a также установить взаимоответственность между ними. Поэтому квалификационные требования выносятся в Должностную инструкцию, a в Трудовом договоре отмечают, что права и функции работающего определяются этим документом.
Поступая на работу, будущий сотрудник может в деталях ознакомиться с теми требованиями, а предъявляемыми к его функциям в случаях утверждения на должность. То есть, инструкция дает соискателю возможность сразу определить, соответствует ли его опыт и квалификация уровню требований в организации.
Чем руководствуется бухгалтер-кассир
Такой работник осуществляя финансово-кассовые операции руководствуется требованиями:
законов субъектов федерации;
решениями, постановлениями, указами органов госвласти, a также местных госорганов, актами, приказами на правовом уровне компании;
федеральными законами.
Необходимый минимум знаний соискателя, который отображается в инструкции
Назначеный бухгалтером кассиром человек обязан владеть методами кассового учета, знать:
формы первичных документов;
инструкции в этой сфере учета;
формы существующих документов;
формы первичных банковских документов;
формы документов учета кассовых операций;
правила приема, учета, a также хранения и порядок расходования бланков строгой отчетности, a также ценных бумаг, денежных средств;
знать правила имеющихся платежных ведомостей;
как оформляются расходные, a также приходные (также в электронном виде) ордера;
знать лимит на остатки налички, который установлен для его компании;
как заполнять, a также вести кассовую книгу;
владеть составлением и ведением каждодневной кассовой отчетности;
положения производственных инструкций, касающихся его подразделения;
уметь пользоваться программным обеспечением, разработанным для ведения кассового, a также бухгалтерского учета;
знать и следить за выполнением локальных инструкций по предприятию про ведение кассового учета;
знать и внедрять в свою профессиональную деятельность основы современной эффективной организации труда;
знать конкретные правила безопасной эксплуатации имеющейся офисной техники;
знать и соблюдать правила делового этикета и общения;
соблюдать трудовой распорядок;
следить за выполнением существующих положений трудового договора.
Кто может занимать должность бухгалтера кассира
Должность бухгалтера-кассира предоставляется соискателю, имеющему соответствующее профессиональное образование, a также стаж работы по своей специальности. Для закончивших средние учебные заведения данной специальности, стаж работы в такой области устанавливается от 3-х лет (на некоторых предприятия срок увеличивают до 5-ти лет). Если сотрудник закончил ВУЗ соответствующего профиля, то время работы по специальности снижается до шести месяцев.
Определение задач и целей работы
Инструкция – документ, указывающий, что именно будет вменено в обязанность бухгалтер кассиру, что должен будет контролировать. Желательно изначально указать, что работник обязуется:
осуществлять контроль за тем, насколько законно и правомерно на расчетный счет, a также в кассу поступают деньги;
вести постоянный контроль за тем, насколько безопасно осуществляется сохранность БСО, ценных бумаг, наличных денег;
контролировать, насколько правомерно расходуются деньги, которые находятся на счетах компании, выдаются из кассы;
руководствуясь положениями «Порядка ведения кассовых операций» проводить своевременное ведение документации кассового учета;
вести кассовый учет на основании «Порядка»;
осуществлять взаимодействие c органами налоговой инспекции, внебюджетными фондами, органами Пенсионного фонда, подрядчиками и поставщиками, кредитными компаниями;
выстраивать и осуществлять взаимодействие c структурными подразделениями предприятия.
Функции бухгалтера кассира
Правильное написание инструкции для бухгалтера кассира прямо зависит от правильного понимания функций такого работника
В инструкции должно найти отображение таких функциональных обязанностей:
в кассу ежедневно поступает наличка – бухгалтер кассир учитывает её и оформляет - как поступление, так и расходование;
для того, чтобы трудовой процесс предприятия протекал в определенном порядке, часто требуются наличные деньги - оплатить разные услуги, товары. Бухгалтер кассир, основываясь на предъявляемых ему документах, которые заверяются подписью или генерального директора, либо финансового, исполняет расходование надличных в кассе денег, выдавая их подотчетным лицам.
Бухгалтер кассир не только выдает и принимает наличку, но также отвечает за протекание этого процесса в рамках законности, для чего контролирует лимит остатков кассы, подсчитывая имеющиеся деньги, ведет отчетность по выдаваемым деньгам, следит за тем, чтобы оставшаяся наличка не оставалась в кассе, а передавалась вечером в банк. Также бухгалтер кассир должен каждый день заниматься оформлением имеющихся кассовых документов, заполнять кассовую книгу.
В список выполняемых бухгалтером кассиром функций входит также обязанность оформлять авансовые отчеты, проводить проверку и контроль на подлинность поступающих бланков, документов, подписей на них. На многих предприятиях не все работающие имеют банковские карты для перечисления на них зарплатных денег. Поэтому бухгалтер кассир обеспечивает выдачу таким сотрудникам зарплат в установленные даты.
Также он ответственен за выполнение таких функциональных обязанностей по документообороту, как составление и пересылание платежной документации при помощи системы «банк-клиент». Когда рабочий день подходит к концу, бухгалтер кассир считает оставшиеся деньги, подводит итог операций, проводившихся в течение дня. Собирает расходные и приходные ордера, делает копию-выписку внесенных в кассовую книгу записей и передает этот материал, называемый отрывным листом, главбуху. Помимо строго обязательных ежедневных функций бухгалтер кассир также принимает участие в различных инвентаризациях, выполняет сверки по необходимости с Пенсионным фондом или налоговой инспекции. В случаях обращения бухгалтерских работников с предприятий поставщиков и подрядчиков – проводит сверку текущей документации.
Также на бухгалтера кассира возложены обязанности создавать условия для выполнения таких функций, как обеспечение сохранения наличных денег, находящихся в ведении компании. Должен бухгалтер кассир и периодически повышать личную квалификацию, беря участие в семинарах и соответствующих курсах.
Какие права имеет бухгалтер кассир
Он может:
в пределах должностной компетенции принимать решения самостоятельно и в своей работе ими руководствоваться;
получать и обрабатывать поступившую информацию, которая относится к коммерческой тайне компании, выносить по ней решения и подавать их руководству;
делать запросы в пределах должностной компетенции сотрудникам подразделений компании, a также их руководителям – эта деятельность может проводиться как по приказанию главного бухгалтера или гендиректора, так и самостоятельно, если это требуется для эффективного выполнения прямых функциональных обязанностей;
в границах должностной компетенции отслеживать происходящее в компании, выносить свое решение о недочетах и делать соответствующие представления главбуху и директору вместе c своими предложениями о их устранении;
если есть возможность улучшить свою работу, которая ведется на основании положений должностной инструкции, составлять соответствующие предложения и передавать их руководству;
В отдельном подразделе раздела «Общие обязанности» прописывается, что обязан знать сотрудник, работающий бухгалтером кассиром, а именно:
правовые нормативные документы о проведении кассовых операций;
государственные формы кассовых документов;
формы банковских документов;
инструкции, положения, установленные для его должности
правила хранения, учета, выдачи и приема как денег, так и ценных бумаг, документов строгой отчетности;
правила оформления расходных, a также приходных документов;
знать допустимые для данного конкретного предприятия лимиты относительно наличных денег, a также правила их сохранности;
ориентироваться в основах организации труда;
знать правила, по которым выполняется ведение кассовой книги, a также составляется иная кассовая отчетность;
иметь достаточные знания и практику, необходимые для эффективного использования вычислительной техники;
иметь знания, касающиеся основных положений трудового законодательства;
в отдельном пункте описывается требования знать и испольнять правила трудового распорядка установленные как для всех сотрудников предприятия, так и для лица, работающего бухгалтером кассиром;
знать нормы, правила относительно охраны труда.
Структура должностной инструкции
Хотя в законодательстве РФ не содержится строгих требований к должностным инструкциям, при её написании желательно соблюдать внутреннюю структуру, характерную для таких внутренних документов.
Титульная страница. Эта часть должностной инструкции также иногда именуют преамбулой. В правом или левом верхнем углу страницы размещается название предприятия.
В противоположном верхнем углу располагает надпись «Утверждаю» указанием ФИО утверждающего. Это может быть директор компании или же иное уполномоченное на это должностное лицо. Чуть ниже печатается дата утверждения и оставляется место для печати.
Ниже по центру страницы следует название документа c указанием для какой должности действенна инструкция, указывают названия организации, в которой действует данная инструкция с датой и её номером во внутреннем документообороте предприятия.
В нижней части титульной страницы по центру размещается информация про то, что эта инструкция была разработана, a затем утверждена в соответствии c трудовым договором c бухгалтером кассиром (его ФИО), a также с положениями ТК РФ иных правовых актов, которые регулируют правовые трудовые взаимоотношения в РФ.
За титульным листом следуют общие положения. В этом структурном разделе размещается информация:
к какой категории сотрудников относится бухгалтер-кассир (категория технических исполнителей);
кем принимается на работу, кто его может уволить и по чьему представлению (как правило, представление составляется главбухом, a приказ про зачисление на работу, a также увольнение визируется директором организации);
о прямой подчиненности бухгалтера-кассира (как правило – главбуху a также его заместителям);
указывается, какими документами будет руководствоваться бухгалтер кассир;
описывается, какими методическими материалами должен пользоваться бухгалтер-кассир;
указывается, какое место в профессиональной деятельности данного сотрудника занимает устав организации;
в отдельных пунктах прописывается обязанность бухгалтера-кассира принимать к исполнению распоряжения руководства, их приказы;
отмечается требование выполнять пункты должностной инструкции.
Подраздел раздела «Общие обязанности» описывает уровень знаний бухгалтера кассира, a именно:
правовые нормативные документы, затрагивающие проведение кассовых операций;
документацию процессов, касающихся банковских операций организации;
формы кассовой документации;
инструкции, положения, установленные для его должности
правила хранения, учета, выдачи и приема как денег, так и ценных бумаг, документов строгой отчетности;
правила оформления расходных, a также расходных документов;
знать допустимые для данного конкретного предприятия лимиты относительно остающейся в кассе наличности, a также как соблюсти её сохранность;
правила ведения такого документа, как кассовая книга;
должен ориентироваться в основах организации труда;
иметь достаточные знания и практику, необходимые для эффективного применения вычислительной техники;
иметь знания, касающиеся основных положений трудового законодательства;
в отдельном пункте описывается требования знать и выполнять правила трудового распорядка установленные как для всех сотрудников предприятия, так и для лица, работающего бухгалтером кассиром;
знать нормы, правила относительно охраны труда.
В разделе прописывается отдельными пунктами устанавливаемый порядок передачи обязанностей бухгалтера-кассира иному определенному должностному лицу при отсутствии основного сотрудника, работающего на этой должности. Обязательно указывается, что такое должностное лицо при работе бухгалтером кассиром будет нести практически всю полноту ответственности за качественную работу при исполнении временных обязанностей. В следующем разделе размещается информация про выполняемые бухгалтером кассиром функции.
Описание функций бухгалтера кассира
В инструкции бухгалтера кассира в обязательном порядке детально прописываются его функциональные обязанности. Минимально они включают требования:
каждодневно проводить полное оформление поступившей в кассу налички;
на основании предъявляемых документов, заверяемых подписями финансового или же генерального директора, осуществлять расходование надличных в кассе денег, выдавая их подотчетным лицам;
контроль за лимитом остатка кассы который выполняется ежедневно путем подсчитывания имеющихся в кассе денег;
ежедневную сдачу денег, которые накапливаются в виде выручки или иных операций в банк;
каждодневное заполнение кассовой книги, a также оформление текущих кассовых документов;
ведение расчётов по выданным суммам c подотчетными лицами;
оформление авансовых отчетов;
контролирование и проверка достоверности подтверждающих документов;
выдачу заработной платы сотрудникам организации не имеющим банковских карт;
осуществляет подготовку и пересылку при помощи системы «банк-клиент» платежных поручений;
выполняет подведение итогов проведенных за день операций, подсчитывает остаток денег к окончанию рабочего дня в кассе;
передает главбуху дубликат сделанных записей за текущий день в кассовой книге (отрывной лист), a также расходные, приходные кассовые ордера.
Поскольку должность бухгалтера кассира предусматривает материальную ответственность, занимающий эту должность обязан под роспись ознакомиться c Договором про полную индивидуальную матответственность.
Бухгалтер кассир предприятия также:
участвует в неплановых и плановых инвентаризациях;
проводит сверку c налоговыми органами, подрядчиками и поставщиками организации, отделением Пенсионного фонда;
обеспечивает меры по сохранению кассовых документов;
обеспечивает сохранность наличных денег;
периодически на соответствующих курсах (семинарах) повышает квалификацию.
Раздел, устанавливающий обязанности должности. В этой части инструкции описывается, что именно должен выполнять бухгалтер кассир для нормальной работы своей компании:
учет, хранение, выдачу денег (в больших компаниях прописывают необходимость такого уже учёта и операций, связанных c ценными бумагами);
получать в банках наличку для выдачи тем, кто уезжает в командировки, для выплат зарплат;
сверять имеющуюся наличность c книжным остатком;
делать описи ветхих купюр, a также составлять документацию о их передаче в банковские структуры;
создавать кассовую отчётность;
при сплачивании услуг компании проводить расчет c подрядчиками.
Далее размещаются пункты, характерные для специфики компании.
В этом разделе прописывается, каким образом бухгалтер кассир работает c иными сотрудниками организации, кому из них он предоставляет данные про движение денег, про выполнение приказов и указаний, какие отношения имеются c неруководящим составом и банком и так далее.
Последний раздел инструкции
В нем располагается информация о дате создания, a также номере документа, который послужил основой создания инструкции, с кем он был согласован – обязательно c обозначением даты. Затем размещается поле для внесения ФИО принимаемого на работу c отметкой про его ознакомление c инструкцией и согласием c её требованиями.
Про общие принципы составления инструкций для должности можно узнать из видеоролика
