Как избежать ошибок при создании инструкции на водителя и соблюсти требования трудового законодательства: Каким образом внести изменения в служебный регламент и правильно ознакомить с ними работника + подробные рекомендации специалиста кадровой службы

Одним их локально-распорядительных документов на предприятии любой организационно-правовой формы, является должностная инструкция на сотрудника. Инструкция регулирует организационно-правовые отношения работника с работодателем, необходимые функции и круг обязательств.

Такой распорядительный документ должен быть составлен на каждую отдельную должность, в том числе на водителя легкового автомобиля. Как предусмотреть все необходимые пункты предписания, не ошибиться в структуре и правильно учесть обязанности и права сторон в трудовых отношениях, будет рассказано далее.

Законодательные основы

Государством разрабатываются многочисленные предписания и рекомендации, обязательные к исполнению в различных сферах деятельности. В отношении трудовых отношений на территории России действует свод законов и правил, который постоянно совершенствуется и дополняется.

Должностная инструкция является распоряжением, которое разрабатывается работодателем в рамках трудовых отношений с работником. Поэтому она не просто должна регулировать деятельность кадрового состава. Инструкция разрабатывается в соответствии с законными актами:

  • Трудовой кодекс РФ.
  • Постановление Госстандарта №65-ст от 03.03.2003г., документ регламентирует форму инструкции.
  • Справочник квалификации работ и профессий рабочих (ЕТКС) и справочник должностей.
  • Письма, рекомендации, принятые исполнительными органами власти, в том числе Федеральной службой по труду и занятости. Положения или приказы могут быть разработаны в отношении конкретной деятельности и квалификации сотрудника, например для государственного служащего.

Квалификационные характеристики и требования не должны противоречить законам Российской Федерации, прежде всего ТК РФ. Если предписания для трудящихся на производстве составлены не в соответствии с условиями законодательства, то такие локальные акты признаются недействительными.

Поэтому, каждый пункт распорядительной документации в компании следует проверять на соответствие закону. Следует учесть особенности профессии шофера, поскольку для такой категории работников существует определенные ограничения, упомянутые в статьях 328-330 ТК РФ. В нормах кодекса содержатся особенности приема на работу, рабочее время и период отдыха, трудовая дисциплина.

Не рекомендуется в инструкции пропускать общие требования к водителю. Необходимо предусмотреть порядок действий шофера в случае возникновения ДТП, любых опасных случаев, угрожающих жизни пассажиров и пешеходов. Подробное описание порядка может быть изложено в качестве приложений к рабочему регламенту. 


 

Обязательные положения

Профессий великое множество, и каждая из них обладает какой то особенностью. Законом не запрещено включение в инструкцию каких либо дополнительных положений, не противоречащих ТК РФ. Но для каждого локального акта разработаны основные позиции, которые должны быть в обязательном порядке.

В соответствии с Порядком применения единого справочника должностей, утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004г. №9, квалификационные характеристики должны содержать определенный список обязанностей на каждую должность с учетом особенностей производства и деятельности организации.

Согласно статье 195.1 ТК РФ, под квалификацией следует понимать уровень знаний, опыта, навыка служащего. Профессиональный стандарт, принятый на предприятии подразумевает характеристику квалификации, которой должен соответствовать работник, чтобы выполнять требуемые функции. Должностная инструкция разрабатывается с учетом профессионального стандарта, которому должен соответствовать принимаемый на работу сотрудник.

Квалификационные характеристики включают в себя:

  • Служебные обязанности. Подробное описание трудовых функций сотрудника.
  • Объем знаний применительно к конкретной должности. Работник обязан уметь пользоваться инструментами, техникой, обладать определенными познаниями в  необходимой сфере деятельности.
  • Уровень профессиональной подготовки, требования к объему стажа.

Основные положения должны присутствовать в каждой инструкции


 

Способы оформления

Кадровая служба в компании занимается разработкой служебной документации  в соответствии со структурой штата и внутренним распорядком. Подготовка требований к штатным должностям обычно осуществляется кадровиками или лицами, ответственными за ведение кадрового учета. Чаще всего у всех работодателей, независимо от организационно-правовой формы, применяется один из двух способов оформления и ознакомления с кадровой документацией.

Первый - это когда при приеме человек может подписать трудовой договор, в котором будет ссылка на утвержденную фирмой инструкцию в отношении конкретной должности.

В таком случае процедура ознакомления с разработанными правилами работника должна быть проведена до подписания контракта. Этот момент отмечен в статье 68 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан ознакомить будущего сотрудника со всеми локальными актами, принятыми в компании. В доказательство о том, что претендентом на должность изучены все предъявляемые требования, в листе ознакомления ставится его собственноручная подпись и дата.

Второй вариант предусматривает вручение служебных правил в качестве неотъемлемой части трудового договора. Они остаются неизменными, пока одна из сторон не пожелает внести в нее изменения. При достижении между работником и работодателем взаимного соглашения, в отдельные положения предписания вносятся изменения. Порядок внесения поправок может быть иным, но его следует оговорить в договоре отдельно.

Как вносить изменения

В период трудовых отношений могут происходить различные изменения условий труда, которые влекут преобразование рабочих функций, порядка их выполнения, взаимодействие с другими штатными сотрудниками. В таком случае в служебный регламент требуется внесение поправок .

Каких либо обязательных предписаний о порядке изменения рабочей инструкции ТК РФ не содержит. Федеральная служба труда и занятости по данному вопросу опубликовала официальные разъяснения в письме №4412-6 от 31.10.07г.

В письме Роструд рекомендует  работодателю заранее уведомлять о предстоящих поправках в служебном регламенте. Это связано с тем, что сотрудник должен согласиться на продолжение трудовых отношений. При получении такого согласия представитель нанимателя может внести поправки.

Порядок внесения изменений зависит от способа составления служебного регламента. Если он составлен как отдельный локальный акт, то предлагается издать новую редакцию рабочего документа, а потом ознакомить с ней сотрудника.

Если инструкция является приложением к контракту, то рекомендуется составить дополнительное соглашение. Оно является неотъемлемой частью договора, должно содержать все вносимые изменения, и должно быть в обязательном порядке подписано сторонами. Один экземпляр вручается работнику, другой передается в кадровую службу.  


 

Структура должностного регламента

Обычно утвержденные организацией распорядительные акты имеют типовую структуру, общеприняты и формируются в течении всего периода хозяйственной деятельности. Вносимые дополнения часто касаются особенных производств, секретных подразделений, всех тех, кто связан со специфическим трудом.

Разработать свою, уникальную должностную инструкцию позволяется всем организациям, независимо от формы собственности и сферы занятости. Главное - при разработке особенных положений, учесть их строгое соответствие и отсутствие противоречий трудовым нормативно-правовым актам.

Типовое содержание распорядительного документа имеет следующую структуру:

  • Общие положения.
  • Цели деятельности и основные функции.
  • Права и полномочия.
  • Обязанности.
  • Взаимоотношения с другими кадрами и структурными подразделениями.
  • Проверка квалификации.
  • Ответственность.
  • Обязательные реквизиты.

Порядковое расположение отдельных разделов принципиального значения не имеет. Документальные параграфы логично связываются, пишутся простым языком понятным каждому, и не должны допускать разночтений.

Регламент не должен содержать шаблонных, общих фраз

Общие положения

Раздел указывает название должности, соответствующей штатному составу организации и наименование  структурного подразделения, если они сформированы.

Для всего коллектива, независимо от должности, может быть предусмотрен единый порядок приема на фирму и освобождение от занимаемой должности. Если присутствует особенный режим оформления трудовых отношений с работником в силу специфики деятельности, это следует учесть и прописать отдельно.

Данный пункт может включать в себя описание предъявляемых требований к служащему. Например, при приеме на работу шофера со стажем, работодатель может упомянуть, что продолжительность работы на транспорте должна быть не менее 5 лет.

Параграф может учитывать наличие определенной категории у шофера, стаж вождения на конкретном виде транспорта. Работодатель имеет право ограничить круг претендентов на должность шофера и потребовать обязательное наличие диплома в образовательном учреждении, например в профтехучилище по конкретной специальности.

При необходимости оговаривается подчиненность шофера конкретной кадровой единице. Допустим, существует штатная единица шофера, в обязанности которого входит развоз суши и рыбных блюд на дом. В зависимости от схемы функционирования предприятия, можно прописать, что непосредственным руководителем является начальник диспетчерской службы. Ведь именно диспетчер принимает заказы и направляет водителя по конкретному маршруту. Но чаще всего шофер непосредственно подчинен главному механику или директору.

 

Цели деятельности и основные функции

Пункт содержит подробное описание работы, которая вменяется работнику. Детальное изложение поставленных задач перед водителем освободит от дальнейших недоразумений и споров на производстве. Конкретные функции по вождению автомобиля, прописываются с учетом графика работы организации или присутствия смен с другими водителями, а также ненормированного рабочего дня.

Если в обязанности шофера входит мойка транспортного средства, это тоже учитывается, в том числе периодичность уборки салона в зависимости от времени года и климатических осадков. Можно оговорить время заправки автотранспорта, обязательный технический осмотр машины уполномоченным лицом.

Практически на каждом предприятии ведется учет горюче-смазочных материалов, который отражается в путевых листах. Путевки являются первичным документом, в соответствии с которым происходит списание ГСМ в расходы. Поэтому правильное и своевременное оформление транспортных документов водителем и отражение проделанного маршрута, очень важны.

Во избежание путаниц и накладок, своевременное оформление путевых листов, каких-либо других отчетов и передачу их в финансовую службу, тоже можно учесть в регламенте.

Нельзя забывать о закреплении за определенным человеком конкретной марки транспортного средства. Если присутствует сменный график работы на автомобиле, то следует учесть время сдачи автотранспорта другому сотруднику для систематического осмотра инженером или иным уполномоченным лицом.

Права и компетенция

Наличие  привилегий у служащего на предприятии, зависит от вмененных обязанностей. Помимо обязательных прав, предоставленных ТК РФ - право на отпуск, перерыв на прием пищи, выходные и праздничные дни, работодатель может предоставить дополнительные полномочия и привилегии.

Водителю могут делегировать самостоятельный выбор наиболее короткого маршрута в случае необходимости, право на внесение предложений начальствующему составу о более конструктивных методах работы организации. Работодатель может предоставить право на инициативный сбор других сотрудников для участия в совещаниях, собраниях, для решения вопросов, касающихся своей деятельности.

Многие частные предприятия разрабатывают бонусную систему поощрений для повышения производительности труда, выплату премиальных и порядок их расчета. Право на участие в таких акциях и получение денежных поощрений тоже может быть оговорено в регламенте сотрудника.  

Немаловажным является предоставление водителю полномочий на получение необходимой информации для выполнения своих служебных функций. Например, шофер, сдавший транспортное средство на ремонт в специальное подразделение, имеет право на получение информации о том, как продвигаются ремонтные работы, на каком этапе они находятся и когда будет приблизительно завершен ремонт.

Чем подробнее прописаны предоставленные каждой штатной единице полномочия, тем будет эффективнее идти бизнес. Налаженная работа между сотрудниками и подразделениями способствует предпринимательской деятельности и получению прибыли.

 

Обязанности

Круг обязательств служащего непосредственно связан с его рабочими функциями. Отличие этого пункта от описания основных функций состоит в конкретизации обязанностей водителя, более подробную расшифровку и предъявляемые к нему требования в процессе осуществления обязанностей.

Специфика работы шофером заключается в необходимости владения им определенных знаний в области Правил дорожного движения, управления транспортными средствами, познания в устройстве механизированных средств.

Параграф должностной инструкции может включать требование о необходимости сдачи квалификационных тестов, не разглашение служебной информации, соблюдение внутреннего распорядка. Поскольку для работы водителю передается автомобиль, имеющий ценность, следует предусмотреть обязанность бережного обращения к имуществу предприятия, принятие необходимых мер по сохранности автомобиля в период его эксплуатации.

Важно не упустить соблюдение водителем профессиональной этики, вежливого обращения с другими сотрудниками. Не только для шофера, но и для всего коллектива не допускается приступать к обязанностям в состоянии алкогольного, токсического опьянения, в неряшливом и неопрятном виде.

Чтобы стимулировать рабочий штат на соблюдение своих обязанностей, многие работодатели разрабатывают особую систему наказания за дисциплинарные проступки. Грамотно разработанный порядок  стимулирования работников, позволяют улучшить дисциплину и повысить производительность.

Во избежание дальнейших трудовых споров, рекомендуется систему поощрения и наказания прописать в должностном регламенте или сделать на нее ссылку, если правила премирования прописаны в отдельном положении. Когда работник подписывает распорядительные акты компании, он автоматически обязуется соблюдать принятый внутренний распорядок и дисциплину.

Проверка квалификации

Для стимулирования коллектива в постоянном повышении своих навыков, проверки и контроля знаний в работе, на предприятии может быть создана специальная аттестационная комиссия. Эта структура определяет, соответствует ли сотрудник предъявляемым требованиям. О прохождении аттестации рабочий должен быть предупрежден заранее.

Процедура квалификационного экзамена должна проходить строго в соответствии с требованиями трудового законодательства. Необходимость прохождения водителем систематической проверки знаний рекомендуется изложить в распорядительном документе. Обязанность прохождения экзамена специально оговаривается в данном пункте, поскольку при подписании происходит автоматическое ознакомление о необходимости прохождения аттестации.

Параграф может содержать критерии оценки эффективности труда работника. Важно прописать данную процедуру как можно подробнее или сделать ссылку на отдельное положение, если оно разработана на предприятии отдельно от инструкции.

Ответственность

Этот раздел разрабатывается в соответствии с мерами, которые применяются к шоферу в случае нарушения им служебной дисциплины, техники безопасности, или причинения ущерба имуществу предприятия. Следует подробно оговорить такой конкретно вид ответственности наступает при несоблюдении порядка. Применяемые к служащему санкции не должны нарушать права, регламентированные ТК РФ.

Обязательные реквизиты

Должностной регламент обязательно должен содержать: название организации, место составления, дату утверждения, подпись руководителя организации, печать. Если в компании создан транспортный отдел, то внизу документа следует отразить графы, свидетельствующие о согласовании с начальником подразделения, в которое принимается шофер.

Рекомендуется ознакомить со служебной документацией юриста предприятия, если есть такая штатная единица. Он сможет проверить отдельные положения регламента на соответствие его законодательству. Ознакомление с инструкцией по должности, на которую принимается  человек, происходит в обязательном порядке.

Образцы

Полезные советы по составлению

Чтобы служебный регламент был эффективен и выполнял поставленные для него задачи, рекомендуется составить документ, опираясь на следующие пункты:

  • Нельзя подходить к составлению формально и обходиться общими шаблонными фразами. Чем более подробно конкретизированы ее отдельные положения, тем положительнее она будет влиять на рабочие отношения.
  • Федеральной службой по труду и занятости РФ разработаны отдельные рекомендации по составлению служебной документации, ими можно воспользоваться и добавить все необходимые для организации положения, не противоречащие законодательству РФ.
  • Перед утверждением распорядительного документа рекомендуется разработать предварительный проект, с которым бы могли ознакомиться все заинтересованные структурные подразделения, непосредственно имеющие к отношение к работе водителя.
  • При разработке отдельных положений кадровой документации желательно воспользоваться помощью юриста или иного лица, владеющего знаниями в сфере трудовых отношений.
  • Грамотно составленный документ должен быть написан простым, доступным для понимания языком и не иметь двусмысленных фраз.
  • К регламенту рекомендуется составить приложения, которые могут касаться порядка действия шофера в случае чрезвычайных ситуаций, ДТП, поломки автомобиля.

Образец приложения к инструкции

Заключение

Должностная инструкция - это внутренний распорядительный документ предприятия, с помощью которого работодатель подробно описывает предъявляемые требования к работнику, его конкретные задачи в работе, права и ответственность за несоблюдение установленных норм. Регламент отличен от договора тем, что он обезличен и касается конкретно должности, на которую претендует соискатель.

В период функционирования и ведения предпринимательской деятельности в организации постоянно происходят какие-либо изменения, в том числе касающиеся внутреннего распорядка, существенных условий труда. Поэтому распорядительный документ постоянно подлежит изменению, доработке, улучшению структуры и совершенствованию отдельных положений.

Правильное и подробное описание предъявляемых требований к служащему, его рабочих обязанностей и прав необходимо для нормального функционирования организации и способствует ведению хозяйственной деятельности.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в: