Что такое электронная подпись – когда она актуальна, где ее можно применить + преимущества
Любой может легко запутаться в том, что представляет собой электронная подпись и как различные ее типы сравниваются с точки зрения доказательной силы и законности.
На базовом уровне любая отметка на электронном документе может использоваться для определения намерения подписывающего лица одобрить или принять содержание этого документа. Форма «знака» или то, как он был создан, не важна.
Что важно, так это доказать, кто сделал отметку и что документ впоследствии не был изменен. Электронные подписи были впервые признаны в европейском законодательстве.
Электронная подпись (ЭП) - это цифровая отметка, обозначающая согласие с договором или документом. Например, когда вы подписываете свое имя на мобильном устройстве курьера - это электронная подпись. Программное обеспечение позволяет легко собирать и хранить подписи такого рода как правило благодаря тому, что вы можете помещать регистрационные формы в свои документы. Они также добавляют дополнительный уровень безопасности, обеспечивая возможность проверки подписей. ЭП - это электронное указание на намерение лица согласиться с содержанием документа или набором данных, к которым относится подпись. Цифровая подпись - это не то же самое, что электронная подпись. Это зашифрованный «пакет», связанный с документом.
Программное обеспечение для стрподписи создаст сокращенную версию документа, называемую хэш-кодом, которая будет зашифрована с использованием ключа в сертификате подписавшего. Этот зашифрованный "хэш" является подписью. Для проверки подписи хэш дешифруется с помощью ключа подписавшего и сравнивается с исходным документом. Являются ли электронные подписи юридически обязательными? Одним словом - да.
Есть много случаев, когда судьи выносили решения в пользу достоверности электронных подписей. Всякий раз, когда есть согласие и намерение, что почти всегда так, электронные подписи имеют обязательную юридическую силу.
Поставщики надежного программного обеспечения также добавляют дополнительный уровень безопасности, предоставляя журналы проверки подлинности и аудита, а также другие функции. В соответствии с действующим законодательством ассоциацией электронной подписи и ее записей определяются как: «электронный звук, символ или процесс, который прикреплен или логически связан с записью и исполняется или принимается лицом с намерением подписать запись». Универсальность его определения - звука, символа или процесса - позволяет поставщикам электронной подписи предлагать несколько решений, способных захватывать электронную подпись (в этом заключается разница между цифровой и электронной подписью) с помощью голоса, компьютера или даже мобильное устройство. То, как бизнес реализует электронные подписи, способ их развертывания и даже интерфейс, ориентированный на клиента, очень уникально для их способа ведения бизнеса и типа транзакции.
Например, договоры купли-продажи часто параллельны традиционному процессу подписания. Рецензент сталкивается с несколькими документами и его просят ввести или подписать в одном или нескольких местах.
Законность электронных подписей
Электронные подписи были легализованы и признаны в качестве синонима традиционному аналогу после принятия закона о единообразных электронных транзакциях и закона об электронных подписях в глобальной и национальной торговле. Вместе эти два законодательных акта позволяют электронным подписям удобно заменять старую влажную чернильную подпись, если соблюдаются три юридических признака:
Подписывающее лицо - это тот, кем он себя утверждает. При необходимости личность подписавшего может быть подтверждена или аутентифицирована с использованием различных цифровых маркеров, таких как IP-адрес.
Намерение подписавшего подписать. Параметры сделки сообщаются, и подписавшая сторона однозначно намерена пройти процесс и способ подписания.
Подпись связана с документом или запись поддается проверке. Это говорит о процессе подписания: как был подписан документ; какое действие совершил подписавший; и какая доказательная документация присутствует в поддержку электронной транзакции. Кроме того, эти записи должны храниться компанией или создателем.
Если вы живете в стране, которая еще не приняла законодательство, вы, конечно, можете попасть в серую область закона, и ваша электронная подпись будет принята по многим, если не по большинству, контрактам, однако это не может быть юридически обязательный в суде. Не рекомендуется использовать такие подписи вслепую - вы или ваш адвокат должны знать политику вашей страны. Теперь, если вы находитесь в стране, которая рассматривает электронные подписи как равные печатным подписям: используйте это, но будьте осторожны. Простая подпись на пунктирной цифровой линии не означает, что она обязательна. Вам нужен надежный, сертифицированный поставщик программного обеспечения для ЭП.
Существуют две основные части законодательства, которые составляют основу для ответа на этот вопрос:
Единый закон об электронных сделках.
Закон об электронной подписи в глобальной и национальной торговле.
Есть несколько исключений относительно того, какие типы документов охватывают эти законы. Эти исключения включают завещания, усыновление/развод/семейное право, единый коммерческий кодекс и судебные документы. В противном случае общепризнанно, что электронные подписи остаются в суде.
Электронные подписи имеют обязательную юридическую силу практически для каждой транзакции в США, Европейском Союзе, Швейцарии и во многих других странах, где электронные подписи признаются. Некоторые из критериев, которые обычно используются в этом типе законодательства для подтверждения законности электронных подписей, требуют, чтобы:
Подписывающий документ может быть однозначно идентифицирован и связан с подписью.
Подписывающая сторона должна быть единственной стороной, имеющей доступ к закрытому ключу (криптографическому термину), используемому для создания подписи.
Подпись должна быть в состоянии идентифицировать, были ли связанные данные подделаны, после подписания.
Если данные были изменены, подпись должна быть в состоянии аннулироваться.
Электронная подпись - это цифровая версия традиционной ручки и чернильной подписи. Она обеспечивает такое же юридическое обязательство, как и собственноручная подпись, если она соответствует этим четырем критериям:
Намерение подписать - подписавшая сторона намерена подтвердить свою личность.
Согласие на ведение бизнеса в электронном виде - подписант согласился вести бизнес в электронном виде.
Связь подписи с записью - система, используемая для сбора электронной подписи, может проверить процесс, с помощью которого была создана подпись.
Хранение записи - электронная подпись хранится в течение необходимого периода времени, поэтому на нее могут ссылаться все заинтересованные стороны.
Когда можно использовать электронную подпись
Электронные подписи могут использоваться в самых разных ситуациях. Поскольку их юридические последствия эквивалентны тем, которые имеют рукописные подписи, квалифицированные подписи могут использоваться в любой ситуации, даже за границей, где используются рукописные подписи, такие как:
Контракты (продажа, трудоустройство, аренда, страхование и т. д.).
Транзакции (электронная коммерция, онлайн-банкинг и т. д.).
Административные процедуры (налоговые декларации, запросы на свидетельства о рождении и т. д.).
Квалифицированные трастовые услуги, предоставляемые в Европе (например, выдача квалифицированных сертификатов для ЭП или печатей, квалифицированные услуги меток времени), перечислены в национальных «списках доверенных лиц» во всех государствах-членах Европейского союза и Европейского экономического пространства. Доступ к этим спискам можно получить через браузер доверенных списков, онлайн-инструмент, предоставленный Европейской комиссией, чтобы упростить процесс поиска трастовых услуг.
Списки доверенных могут включать как квалифицированные сервисы доверия, так и неквалифицированные сервисы доверия. Квалифицированные доверительные службы должны быть включены в национальный доверенный список, чтобы быть квалифицированным, в то время как каждое государство должно учесть, какие неквалифицированные доверительные службы должны быть включены в их доверенный список.
Квалифицированная электронная подпись действительна и применима в правовых, административных, судебных и других вопросах и процедурах. Она может полностью заменить заверенный вручную и подписанный документ (подпись и печать). ЭП чаще всего применяется в следующих областях:
электронный бизнес;
электронная коммерция;
электронный банкинг;
электронное управление;
электронное здоровье;
платежные системы.
Счета-фактуры и налоговые декларации могут быть подписаны с помощью электронной подписи, могут быть представлены годовые и периодические отчеты, налоговые карточки могут быть получены, доступ к порталу электронного правительства для использования государственных административных услуг и многое другое. Многие компании, чтобы облегчить бизнес, уполномочивают своих бухгалтеров подписывать и представлять отчеты или налоговые декларации от их имени.
Как получить квалифицированную электронную подпись
Квалифицированная подпись может быть получена исключительно в одном из официальных органов по сертификации. Это юридическое лицо, которое выдает электронную подпись всем уполномоченным или физическим лицам в соответствии с законом. Существует пять зарегистрированных органов по сертификации, которые выдают квалифицированные электронные подписи:
Почта.
Торговая палата.
Министерство внутренних дел.
E-Smart Systems.
Если запрос подан в МВД, он бесплатный. Запрос взимается в других органах по сертификации. Квалифицированная электронная подпись может быть на чип-карте, выпущенной МВД, а также на другой чип-карте, USB-накопителе или диске.
Основные электронные подписи
Регламент определяет три уровня электронной подписи: «простая», расширенная и квалифицированная. Требования каждого уровня основаны на требованиях уровня ниже его, так что квалифицированная соответствует большинству требований, а «простая» электронная подпись - наименьшему.
«Простые» электронные подписи. Они определяется как «данные в электронной форме, которые присоединяются или логически связаны с другими данными в электронной форме и которые подписывающая сторона использует для подписи.
Расширенные электронные подписи могут обладать дополнительными функциями: уникально связаны и способны идентифицировать подписавшего; созданные таким образом, который позволяет подписавшемуся сохранить контроль; связаны с документом таким образом, чтобы любое последующее изменение данных было обнаружено. Наиболее часто используемая технология, способная обеспечить эти функции, - это использование инфраструктуры ключей, включающих использование сертификатов и криптографических ключей.
Квалифицированные электронные подписи - это подпись с расширенными возможностями, которая дополнительно: произведенный устройством для создания подписи; и основан на сертификате для электронных подписей. Устройства для создания подписи бывают разных форм для защиты данных подписавшей стороны, таких как смарт-карты, SIM-карты, USB-накопители. «Устройства удаленного создания подписи» также могут использоваться, когда устройство не находится в физическом владении подписавшего, а управляется поставщиком. Эти удаленные квалифицированные решения для подписи предлагают улучшенный пользовательский опыт при сохранении правовой определенности, предлагаемой квалифицированными подписями. Квалифицированные сертификаты предоставляются (государственными и частными) поставщиками, которым национальный компетентный орган предоставил квалифицированный статус, указанный в национальных «списках доверенных лиц» страны-члена ЕС. Эти списки доступны через браузер доверенных списков. Многие поставщики квалифицированных сертификатов доставят соответствующий закрытый ключ на подходящее устройство для создания подписи. В то время как разные уровни электронных подписей могут быть уместными в разных контекстах, только квалифицированные электронные подписи явно признаны, чтобы иметь эквивалентную юридическую силу рукописных подписей по всему ЕС.
Лучшие приложения для электронной подписи
Отмеченное наградами онлайн-программное обеспечение PandaDoc известно благодаря оптимизированному пользовательскому интерфейсу и простоте использования. Его решение eSignature предлагается как часть более крупного инструмента управления документами, который включает в себя интеграцию форм с перетаскиванием, автоматизированные рабочие процессы и полную историю аудита. Доступен также ряд интеграций, включая CRM, приложения для оплаты и хранения файлов. Если вы ищете комплексное решение для управления контрактами и документами со встроенной функцией электронной подписи, стоит рассмотреть PandaDoc.
DocuSign: с более чем 200000 пользователей, является самым популярным решением для электронной подписи на рынке. Программное обеспечение является интуитивно понятным и простым в использовании и интегрируется с широким спектром сторонних инструментов. Набор API даже позволяет настраивать интеграцию с вашими текущими системами. Если интеграция находится на переднем крае вашего внимания, это решение, с которым можно пойти. DocuSign также уделяет большое внимание безопасности как для хранения данных, так и для процесса eSignature, и имеет множество сертификатов безопасности высокого уровня как в Европе, так и в США.
Adobe Sign: была одной из первых компаний-разработчиков программного обеспечения, которая вышла на рынок электронной подписи, и они до сих пор играют огромную роль. Многофункциональная платформа дает вам возможность управлять рабочими процессами подписи из любого места на любом устройстве. Adobe Sign отличается широтой интеграции со сторонними инструментами (Microsoft, Salesforce, Workday и т. д.) и акцентом на глобальном соответствии. Adobe sign предлагает функции для электронной и цифровой подписи.
HelloSign: привносит уникальный взгляд на рынок, фокусируясь на настройке, обслуживании клиентов и первом полностью бесплатном плане электронной подписи в Интернете. Их бизнес-планы также являются одними из лучших на рынке. Мощный API HelloSign позволяет встраивать и полностью использовать фирменные варианты подписи в ваших документах. Компания также соответствует всем основным мировым законам об электронной подписи и предлагает множество расширений.
eSignLive: позиционирует себя как предпочтительное программное обеспечение eSignature для крупных предприятий, которым необходимы надежные функции безопасности. Один интригующий момент продажи - возможность для компаний использовать программное обеспечение в своих помещениях или в составе облачной службы. Предлагается множество интеграций и API, и программное обеспечение совместимо как с мобильными, так и с настольными системами. Несмотря на свое позиционирование для крупных предприятий, eSignLive, несомненно, предназначен для малых предприятий, а его мобильные приложения особенно просты в использовании.
SignNow: получил множество наград за простое и удобное для мобильных устройств программное обеспечение. Это надежный вариант для малого бизнеса благодаря простому интерфейсу, степени его интеграции (включая пользовательский API) и целенаправленному набору функций. Однако главным USP SignNow является его цена. Приложения SignNow для Android и iOS используются более чем 40% компаний из списка Fortune 1000, и для этого есть веская причина. Если вы собираетесь использовать программное обеспечение eSignature на своем телефоне, лучшего решения вы не найдете.
SignEasy: отличается тем, что предлагает минимальный пользовательский интерфейс, который должен быть простым в использовании (как вы можете догадаться из названия). Их инструменты позволяют создавать документы изнутри платформы или интегрировать функции перетаскивания с различными сторонними инструментами. Другие функции позволяют самостоятельно подписывать, лично и удаленно.
RightSignature: является вкладом Citrix в пространство eSignature, и наибольшим преимуществом является скорость, с которой документы можно отправлять клиентам. Приложения и настольные решения RightSignature позволяют пользователям загружать, форматировать и отправлять документы всего за несколько кликов. Также предлагается набор интеграций и API.
KeepSolid Sign: специализируется на безопасности. Таким образом, его программное обеспечение eSignature делает упор на безопасное хранение данных и юридическую проверку подписей. KeepSolid Sign имеет все функции, которые вы ожидаете, включая мобильную совместимость, формы перетаскивания и множество интеграций. Вы также можете воспользоваться рабочими пространствами.
Signable: это единственное программное обеспечение, используемое на платной основе (наряду с ежемесячными опциями). Signable может похвастаться многими известными европейскими клиентами. Если вы ищете простое программное обеспечение с гибкостью модели с оплатой по факту использования, Signable - это то, что вам нужно.
GetAccept: позволяет вам интегрироваться с инструментами CRM (такими как HubSpot), чтобы вести учет абсолютно беспрепятственно, когда ваши торговые представители строят и закрывают сделки. Версия для начинающих позволяет вам платить ежемесячно, а если вы решите перейти на версию Pro, она позволяет отправлять документы через собственный почтовый клиент.
Разница между цифровой подписью и электронной
Если вы начинаете изучать онлайн-подписи, легко запутаться во всех ваших вариантах. Многие люди используют термины «цифровая» и «электронная» взаимозаменяемо. Настоящие цифровые подписи - это тип электронной подписи, но это не одно и то же.
Цифровая подпись - это тип электронной подписи, который обеспечивает большую безопасность, чем традиционная электронная подпись. Когда вы подписываете документ цифровой подписью, эта подпись связывает «отпечаток» документа с вашей личностью. Затем эта информация постоянно встраивается в документ, и он покажет, если кто-то заходит и пытается подделать его после того, как вы его подписали. Цифровые подписи обеспечивают фальсификацию доказательств, независимую проверку и строгое соблюдение стандартов, а это значит, что нашим клиентам не нужно полагаться на нас, чтобы просто доказать, что подписи имели место. Поскольку эта информация включена в документ, вам не нужно проверять у поставщика, хотите ли вы убедиться, что подпись все еще в безопасности. Это большое преимущество, если вы не хотите быть привязанным к одному поставщику в течение срока действия ваших документов. Кроме того, все больше стран мира принимают цифровые подписи, потому что они соответствуют международным стандартам безопасности.
Электронные подписи популярны, потому что они просты в использовании. Клиенты могут подписывать документы в Интернете одним щелчком мыши или пальцами, чтобы отследить рукописную подпись на документе. Падение электронных подписей состоит в том, что они не регулируются, как цифровые подписи. Каждый поставщик должен разработать свои собственные стандарты, и вы должны поверить их слову, когда они скажут, что их подписи безопасны. На самом деле, электронные подписи не имеют безопасного кодирования, которое имеют цифровые подписи. Именно эта технология связывает подпись с личностью подписывающего лица и временем подписания документа. По сути, электронные подписи - это изображения, размещенные на документе, но они не могут показать, что кто-то подделывает документ после его подписания. Другим недостатком электронных подписей является тот факт, что многие поставщики требуют, чтобы вы проверили их, если хотите узнать, не был ли подделан ваш документ. Это означает, что если вы решите перейти к другому поставщику, вы можете потерять те подписи, которые хранятся на сервере поставщика.
Каковы преимущества
Межконтинентальные законы и положения не только позволяют совершать транзакции через границы, электронные подписи сокращают время, стоимость и надзор, связанные с этими транзакциями, в то же время повышая скорость и простоту деловых обменов. Основные преимущества:
Меньше времени. Электронные подписи сокращают жизненный цикл транзакций. Более того, пользователи имеют доступ к журналам аудита документов, которые показывают, где подписчики находятся в процессе подписания и какой прогресс они достигли.
Сниженная стоимость. Бумага, чернильные картриджи, расходы на доставку/почтовую рассылку и другие посторонние расходы практически исключаются, когда предприятия принимают eSign.
Минимальный надзор. Многие процессы требуют многоуровневых ответов и нескольких этапов в рамках своих рабочих процессов, но рабочие процессы HR, скорее всего, победят. В частности, регистрация сотрудников требует много обратной переписки, подписи и так далее. После интеграции с eSignature можно обрабатывать весь процесс найма и адаптации сотрудников всего за несколько щелчков мыши.
