Как правильно написать характеристику на работника + Шаблоны, образцы, важные рекомендации

Характеристика – документ официального значения, который в своем составе содержит информацию об определенной деятельности человека. В документ вносятся данные об общественной деятельности, а также о деятельности служебного характера. Это по своей сути краткое описание трудового пути определенного сотрудника, его нравственных и деловых качеств, четкое описание деятельности, которую он проводит на работе. Следует отметить, что данный документ составляется представителем администрации, в обязательном порядке должен быть составлен руководителем предприятия. При этом, документ заверяется печатью. Лицо, которое осуществляет процесс составления и подписания документа несет ответственность за содержание.

Таким образом, становится понятно, что характеристика представляет собой документ, который имеет очень важное значение при трудоустройстве. Он оформляется на каждого работника и прикрепляется к личному делу. В определенных случаях может потребоваться запрос на оформление такой характеристики с суда или же правоохранительных инстанций, чтобы получить представление о том, какими качествами и каким поведением характеризируется тот или же иной человек. Ведь поведение на работе отражает суть поведения человека в общем.

В настоящий момент многие считают, что данный документ является пережитком прошлого, поэтому, на определенных предприятиях вовсе не составляется, но в случае запроса с определенных инстанций или же запроса со стороны работника, работодатель обязан осуществить заполнение данного документа. Непременно скажем о том, что в трудовом законодательстве, а в частности в статье 62 указывается на то, что после запроса работника или же государственных инстанций, в течение трех дней с момента осуществления запроса документ должен быть составлен и предоставлен. Отметим, что данная норма может распространяться исключительно на тех работников, которые на текущий момент времени числятся на предприятии или же в компании. Те же, с кем трудовой договор уже расторгнут, могут обратиться за получением характеристики, но требовать, чтобы она была предоставлена исключительно в течение установленного срока времени – не имеют права.

Характеристика может потребоваться как самому работнику, чтобы в дальнейшем трудоустроиться на новую должность в дальнейшем. Также может быть отправлен запрос от государственных инстанций. Например, при судебных разбирательствах, при проведении следственных действий и пр. Поэтому, представитель администрации должен в течение минимального количества времени составить документ в соответствии с установленными нормами. При этом следует сказать о том, что унифицированной формы такого документа не существует.

Если компания большая и работников достаточно много, то кадровый специалист может попросить составить характеристику непосредственного руководителя, мастера, бригадира работника, чтобы были сформированы точные данные по качествам человека. Ведь сам кадровый работник не может самостоятельно оценить все характеристики работника, с которым не соприкасается. Для проведения таких действий разрабатывается шаблон, который заполняется непосредственным руководителем.

Как составляется характеристика

Сегодня данный документ воспринимается по своей сути, как своеобразная оценка качеств работника. В данном случае формируется необходимость четкого указания на все достоинства личностного характера и на профессиональные качества. Например, можно указать, что человек целеустремлен, ответственно подходит к решению поставленных задач, умело управляет персоналом, а также выполняет все поставленные профессиональные обязанности в рамках своей должности. Как мы уже говорили, единой – унифицированной формы такого документа не существует. Именно по этой причине можно сделать структуру, которая вам будет удобной. Тем не менее, обязательно нужно будет правильно составить документ с учетом необходимости раскрытия ряда данных.

Характеристика в своем составе должна содержать такие основные данные:

  • Все данные, которые касаются непосредственно работника. Указываются индивидуальные данные, положение семейного типа, а также информация, которая касается образования. При этом, если человек при поступлении на работу предоставил один диплом, а на самом деле является обладателем нескольких дипломов, то в документе отражается только реальная информация, и если кадровый работник не видел остальных дипломов, то дается информация только о том документе, на основании которого работник был принят на работу;
  • Обязательно формируется информация о деятельности профессионального характера. В данном случае указывается на то, с какого времени работник выполняет свои обязанности в компании, когда он уволился (в случае, если работник не работает на предприятии, и в данной ситуации также нужно указать на то, что стало причиной увольнения). Обязательно указываются все посты – должности, которые работник занимал. То есть, определяется карьерный рост в рамках работы на четко определенной компании. Указываются данные о навыках профессионального характера. Указывается на наличие данных о курсах повышения квалификации, отмечается факт наличия заслуг сотрудника. Если были предоставлены поощрения или же благодарности, то эти данные также указываются, если были определенные взыскания - все это отражается в характеристике;
  • В конечном счете обязательно должны быть внесены все личные характеристики. Многие считают, что именно данный раздел является самым важным. Тут указываются все качества личностного типа. Указывается информация, которая способна стать основой истинной характеристики человека.

Очень важно отразить инициативность, готовность выполнять установленные поручения, готовность достигать поставленных результатов посредством использования различных методов. Также следует указать на ответственность, на желание добиваться высоких результатов.

Особенности составления

Рекомендуется раскрыть качества коммуникативного характера. Описать отношение человека с коллективом, указать насколько работника уважают коллеги, заработал ли работник авторитет. Если же отношения внутри коллектива на складываются, причем причиной возникновения такого негативного явления является характер работника или же какие-то особенности его личности, то такие данные также рекомендовано указывать в документе.

Структура документа

  • Блок первый: индивидуальная информация о работнике

Прописываются все данные паспортного характера, а также данные, которые касаются образования. Очень важно, чтобы все указанные данные соответствовали оригиналам документов. Также в данном блоке должна содержатся информация о том, куда предоставляется характеристика и где работает или же работал человек, то есть, указывается место составления документа.

  • Блок второй: информация о работе

Данный блок описывается весьма детально. Во-первых, описываются все данные о месте работы и должности. Также сразу же указываются данные, которые касаются поощрений, определенных наград.

После чего определяется карьерный рост. То есть, человек был принят на работу, к примеру, инженером, через два года был переведен на должность главного инженера. Еще через год стал руководителем отдела. Данная информация должна сочетаться с точными данными, которые соответствуют приказам о повышении и данным, описанным в трудовой книжке.

В этом же блоке формируется описание данных о курсах повышения квалификации, которые работник проходил на протяжении своей работы. Данные обо всех проектах, в которых работник принимал участие.

  • Третий блок: личностные качества

Именно данный блок будет иметь решающее значение в процессе трудоустройства на другую работу. Тут указываются данные, которые касаются ответственного подхода к работе, определяются данные о взаимодействии работника с руководством и другими работниками. Обязательно формируется определение сочетания личных и деловых качеств. По сути, практически каждый работодатель желает видеть у себя на работе не скандального и не проблематичного работника, который сможет сработаться с коллективом и заслужить авторитет у других работников. Соответственно, такие данные изучаются в первую очередь.

Структура документа

Существует также определенное разделение характеристик:

  1. Внутренний документ. Составляется непосредственно для использования внутри организации. Многие компании придерживаются структуры составления характеристик на каждого работника. Вполне очевидно, что детальная характеристика сможет стать основой дальнейшего продвижения работника по службе, а также может стать решающей при переводе на другую должность или же другой отдел. Сразу же скажем о том, что на многих предприятиях данный документ не составляется, так как руководство не видит смысла в том, чтобы характеризовать своих работников. Но в случае, если будет подан запрос на составление данного документа, формируется обязанность руководства его составить;
  2. Внешняя характеристика. Данный документ составляется по запросу сторонних организаций или же государственных структур. Предназначается для применения за пределами компании. Например, может поступить запрос из суда о характеристике на человека. В данной ситуации административный работник собирает необходимую информацию и предоставляет документ, на который был осуществлен запрос. Если работник уже не работает, тем не менее такой запрос поступает, то также формируется необходимость его предоставить, но в документе обязательно определяются данные о том, что человек уже не работает в компании.

Образцы и шаблоны

Чтобы составить документ правильно и грамотно вам нужно воспользоваться определенными шаблонами и образцами. Существует немало готовых документов, в которые нужно просто вставить нужные вам данные.

Шаблон документа:

  • Паспортные данные сотрудника;
  • Указывается дата его рождения;
  • Определяются точные данные об образовании, которое получил работник. Тут же прописываются данные обо всех заведениях, которые посещал человек;
  • Определяется место работы, где производится процесс составления характеристики;
  • Указывается должность, которую занимает или же занимал работник. обязательно определяются все его полномочия и обязанности по профессии. То есть, указывается на то, что делал работник на производстве;
  • Отображаются все качества работника – деловые и личные. При этом обязательно дается описание сведений о поощрениях и наградах;
  • Если работник во время исполнения профессиональных обязанностей посещал определенные курсы повышения квалификации, информация обязательно пишутся в документе. Также нужно будет указать данные, которые касаются участия работника в определенных проектах;
  • Также в конце документа можно указать на то, куда именно выдается данный документ.

Следует отметить, что документ должен быть составлен администрацией – кадровым сотрудником, подписывается руководителем и ставится печать.

Примеры и рекомендации по составлению

Образец документа:

  • Стандартные данные из паспорта, данные, которые касаются работы берутся из протоколов или же из трудовой книжки. Что же касается профессиональных качеств, то указываются все данные, которые определяют нюансы выполнения должностных обязательств.

Что же касается личных качеств, то как правило прописывают:

  • Пунктуальность, насколько своевременно работник приходит на работу, посещает определенные мероприятия и пр.;
  • Ответственность. Данное понятие может быть расширено указаниями на то, какие именно варианты ответственности человек на себя брал, можно указать на основании чего руководство сделало такой вывод;
  • Грамотность. Очень важное личное качество, которое определяет, что человек обладает не только профессиональными умениями и навыками, но также имеет определенные дополнительные знания, которые использует на практике;
  • Взаимодействие с коллективом. Такие данные очень важны для руководителя, который будет изучать характеристику работника для приема на работу. Все дело в том, что если человек конфликтный, не может нормально взаимодействовать с коллективом, то естественно, есть вероятность того, что работник негативно повлияет на рабочие процессы;
  • Авторитет в коллективе. Важно указать, как воспринимает работника коллектив.

Сложностей в написании данного документа практически не возникает. Все дело в том, что существует немало стандартных образцов, использование которых позволяет достаточно быстро осуществить процесс составления основных блоков характеристики. Используя такие шаблоны, вы серьезно сократите расход времени на выполнение поставленной задачи.

Запомните также то, что законодательством не определяется основная – единая форма документа, что провоцирует возможность внести в характеристику массу индивидуальных данных, которые вам кажутся важными.

Важные нюансы составления документа

Чтобы составить блок с профессиональными качествами непременно нужно произвести оценку деятельности работника на производстве, оценить все его деловые качества, а также изучить его достижения. При оценке профессиональной компетентности следует обратить внимание на уровень профессиональных знаний, умений и навыков, на опыт работы, знание правовых и нормативных актов. Оценить эрудицию, наличие интереса к современному опыту в сфере его деятельности, произвести анализ его способности к самообразованию. Тут же рекомендовано указать на знание собственных обязанностей и прав в рамках должности, стремление к изучению новых методик, усовершенствованию своей рабочей деятельности. По сути, никто не ограничивает в количестве пунктов, которые могут быть использованы в процессе описания блока с профессиональными качествами работника.

Тут же можно описать деловые качества работника, которые проявляются в его способности формировать контакты делового характера с руководством, сотрудниками иных компаний, поставщиками, клиентами и пр. Способность осуществлять функции руководящего плана или же способность самостоятельно выполнять аналитическую работу, заниматься грамотным планированием и осуществлять контрольные действия по выполнению запрашиваемых работ.

Важные моменты

Работоспособность оценивается по параметрам активности участия в трудовых поручениях и по выполнению поставленных заданий. Также оценивается умение организовать процесс трудового формата в случае необходимости и взять на себя часть руководящих обязанностей. Анализируется выполнение работы в установленные сроки. То есть, в характеристике может быть указано, что человек является исполнительным, грамотно оценивает ситуацию, проявляет способность к принятию творческих решений, но систематически нарушает сроки сдачи работы. А можно напротив указать на то, что человек все время осуществляет выполнение своих обязанностей в указанные сроки.

Что касается оценки личных качеств, то тут в расчет берется взаимоотношение с коллегами. Например, можно указать на то, что работник очень коммуникабельный и находит контакт со всеми работниками. Можно указать на доброжелательность и стремление помогать коллегам в организации общего рабочего процесса. А можно указать на то, что работник образован и культурен, исправно исполняет свои профессиональные обязанности, но практически не взаимодействует с коллективом в силу своего характера. Оценивая качества работника очень важно правильно расставить акценты:

  • Указать наличие знаний и опыта;
  • Определить качества профессионального характера;
  • Оценить взаимосвязь с руководством и работниками;
  • Оценить навыки и определить уровень профессионализма с учетом занимаемой должности.

Все формы поощрений работника также следует внеси в характеристику. Если были взыскания, награды или же достижения, они также должны быть отражены.

Оценка качества работника – очень важный момент. Если в компании не предусмотрена структура разработки характеристики на каждого работника, то могут возникнуть определенные трудности на этапе составления документа. В тоже время, есть масса готовых шаблонов, используя которые, вы без особого труда составите все пункты грамотно и качественно.

К важным нюансам составления документа относится еще и то, что в случае запроса на составление нужно формировать два экземпляра. Один предоставляется работнику или же организации, которая осуществила запрос. Второй экземпляр в такой ситуации остается в организации.

Если работник продолжает работать на предприятии и поступает от него запрос на составление и предоставление характеристики, то сотрудник отдела кадров должен выполнить такие требования в течении трех дней. В определенных случаях может потребоваться письменное заявление от работника на осуществление таких действий. Если же работник уже не работает на предприятии и представляет заявление о предоставлении характеристики, то срок ее выдачи определяется исключительно отделом кадров. Если речь идет о государственном запросе, то в данном случае отдел кадров указывает на то, в течение какого времени данный документ может быть сформирован.

Правила составления

  • Объективность. Следует учитывать, что данный документ четко определяет основные качества человека, причем не только с профессиональной, но еще и с личной точки зрения. Запрос на получение характеристики может возникать в результате желания работника устроиться на более высокооплачиваемую работу после сокращения или же для предоставления документа в суд, при получении кредита и пр. Соответственно, очень важно, чтобы все данные, которые были оформлены в документе, отражали действительность;
  • Краткость. Сама суть характеристики – краткость определений личных качеств человека и его профессиональных возможностей. Современные специалисты по документам указывают на то, что данный документ должен составлять не более двух листов формата А4;
  • Отсутствие высокопарных фраз. Следует понимать, что данный документ является значимым, а значит, делать из него художественное произведение, в котором будут детально описаны все важные качества человека - не стоит. Все качества можно описать кратко, в несколько словах. Мотивация вашего определения может быть указана в одном определении. Например, добропорядочный. Оказывал помощь сослуживцам, не отказывался от разделения обязанностей в критические моменты, а не: когда заболел Петров, работник пожертвовал 100 рублей на его лечение, впоследствии, выполнял его обязанности в течение нескольких дней, отказавшись брать за это оплату труда, с просьбой перечислить средства Петрову и пр.;

Основные правила

  • Четкость. Например, можно указать – обладает незаурядным мышлением. А можно сказать: в критические ситуации использует профессиональные умения, знания и навыки для реализации рабочих целей. Четкость трактовки делает характеристику более значимой и понятной;
  • Структуризация. Так как в документе формируется описание достаточно значительного количества нюансов, то нужно разделить его на несколько блоков. В первом блоке будет отражена вся информация по личным – персональным данным, о месте работы, занимаемой должности и пр. Во втором блоке будет сформирована информация о профессиональных качествах, которые могут быть перечислены в маркированном списке с описанием дополнений (например, исполнительный – всегда своевременно исполняет все поручения руководства). В третьем блоке формируется информация по личностным критериям, которые также могут быть указаны списком.

Данная характеристика не приемлет размышлений о том, чего недостаточно человеку для реализации поставленных целей, почему данный человек не получает продвижения и что стоит преградой на его пути. Самое главное правило – четкость, в сочетании в объективностью. Домыслы, сплетни и другая – неподтвержденная информация в данный документ попадать не должна.