Очень важно правильно и грамотно оформить все документы командировочного типа, а еще более важным аспектом считается учет всех расходов, которые выделяются на реализацию командировки. Командировочные расходы четко определены законодательством в статье 264 НК РФ. Причем, данный список не является закрытым, так что, определенные варианты расходов, которые в него не учтены, все же могут быть использованы в соответствующих расчетах.
Работник, которого отправляют в определенную командировку, получает от предприятия определенные выплаты, которые напрямую связаны с выполнением поставленных целей и задач. К таким выплатам относят оплату средств, затраченных на дорогу до места назначения, проживание, а также суточные средства, которые выплачиваются до наступления командировки.
Заметим, что кроме предоставления таких выплат, работник получает средства в виде оплаты труда. В данном случае, используются показатели оплаты труда сотрудника (средние показатели за месяц), с расчетом на количество дней, которые он провел в командировке.
В трудовом законодательстве устанавливается также такое понятие, как суточные, которые выплачиваются работнику на определенные нужды, возникающие в командировке. Такие выплаты осуществляются до наступления командировки на предприятии.
Как мы уже сказали, существует определенный список, установленный законодательными нормами, но он не является закрытым, поэтому, иные выплаты также могут быть в дальнейшем включены в расчет. К стандартным выплатам относят:
Безусловно, чтобы специалисты бухгалтерии смогли правильно рассчитать все расходы и внести данные в отчетную документацию, следует предоставить своеобразное доказательство того, какие расходы работник понес в процессе поездки до места назначения:
То есть, по сути, нужно предоставить все документы, которые вы получаете при оплате проезда. Если вы использовали автобус, то обязательно возьмите билет, на котором указывается стоимость проезда. Если вы использовали поезд, также оставьте себе использованный билет с указанной датой и стоимостью. Так, вы сможете предоставить все данные, которые помогут бухгалтеру правильно рассчитать расход на дорогу.
Как вы поняли, данные расходы также оплачивает руководитель. Сразу же скажем о том, что в настоящий момент многие предприятия позволяют своим работникам в командировках использовать вариант аренды суточных квартир, но с обязательным получением квитанции об оплате.
Фактически, вам также придется собрать документы, на основании которых в дальнейшем вы сможете произвести процесс предоставления данных о стоимости найма, количества дней, общей суммы.
Заметим, что расходы, которые касаются обслуживания в ресторанах и барах, обслуживания номеров, расходы за пользование дополнительными оздоровительными объектами руководством предприятия не оплачиваются. В данной ситуации работник оплачивает получаемые услуги, в случае их необходимости, самостоятельно.
Данные выплаты являются дополнительными расходами, которые формируются в связи с тем, что человек вынужден проживать не дома. Законодатель определяет отсутствие ограничений по данной сумме, в тоже время, данные ограничения могут быть установлены внутренними документами. Скажем о том, что данные выплаты должны быть предоставлены за все дни, которые человек находится в командировке, при этом в расчет включаются также выходные дни, а также те дни, в которые работник находился в дороге.
Обратите внимание на то, что НДФЛ с суточных не отчисляется, но в данной ситуации законодатель предусматривает своеобразные ограничения, которые касаются суммы предоставленных выплат не облагающейся налогом. Если предприятие предоставляет четко установленные параметры суточных, то с них налог отчисляться не будет. Если сумма будет выше установленной нормы, то налог отчисляется с полученной разницы.
В расходах суточные будут определяться посредством предоставления определенных подтверждений. Например, это производственного характера действия – работник выполнял задание поставленное предпринимателем, а также продолжительность нахождения работника вне его постоянного места проживания.
Определяется командировка на основании таких факторов:
Наличия документов проездного типа с указанными датами, а также документов, которые определяют осуществление найма помещения жилого типа, в четко установленном месте (в случае, если работник использовал личный или же коммерческий транспорт и билетов у него просто в наличии нет);
Также должны быть составлены записки служебного типа, а также иные документы, которые формируют четкое определенное срока прибытия, а также последующего убытия работника;
Обязательным элементом определения командировочных выплат в расчетах, становится предоставление документов с бухгалтерии, которые формируют отражение факта получения работником средств, выделенных на прохождение командировки. Например, предоставляется ордер кассового типа;
Также в качестве подтверждения наличия командировки могут выступать данные о получении визы, паспорта, приглашений, аналогичных документов, определяющих приглашение компании на посещение определенного мероприятия и пр.
Хотелось бы отметить, что все расходы командировочного типа, непременно учитываются в документах по налогу на полученную прибыль (доход минус расход). Причем расходы должны учитываться в общем порядке (как оплата средств работнику за выполнение взятых на себя профессиональных обязательств).
В настоящий момент контролирующие инстанции не против того, чтобы компенсация расходов дополнялась определенными расходами, которые определены в нормативных документах предприятия:
Теперь нужно суммировать все полученные значения, и мы получим 740 + 4000 + 2800 + 1400 = 8940 рублей – это расход командировочного типа. При этом, все данные расходы непременно должны подтверждаться документально. К тому же, за время командировки работник получает стандартную оплату труда, которая рассчитывается исходя из параметров среднемесячной оплаты.
По сути, таких лимитов не существует. Законодатель устанавливает только нормы, которые определяют отсутствие отчисления НДФЛ с командировочных средств, так как по своей сути, они не являются выплатами за выполненную работу и являются инструментом для выполнения поставленных задач для работника. Но, в тоже время, суточные нормы имеют своеобразные лимиты. Для командировки по стране устанавливается, что суточные нормы представлены суммой в 700 рублей, именно с данной суммы не отчисляется НДФЛ. Что же касается зарубежной командировки, то определяется сумма в размере 2500 рублей.
В тоже время, законодатель определяет, что внутренними документами предприятия могут быть назначены более высокие параметры таких норм, но с разницы нужно будет оплатить сумму налоговых сборов. К тому же, с данной разницы, начиная с текущего года придется платить еще и страховые взносы.
Например, работник отправился в командировку на 7 дней. Работодатель установил, что в течение всего времени работы суточная норма будет составлять 700 рублей. Соответственно, работник получает до начала командировки сумму в размере 4900 рублей. В соответствии с законодательством с данной суммы не осуществляется никаких отчислений.
Другой пример, когда документами внутреннего типа устанавливается, что суточная норма при проведении командировки составляет 1500 рублей. Работник отправляется в командировку на 4 дня, значит выплаты, которые он получит, составят 6 000 рублей. По нормам определено, что за 4 дня работник должен получить (4*700) = 2800 рублей. Значит, из 6000-2800 и получаем разницу в сумму 3200. С данной суммы в обязательном порядке проводится отчисление суммы налогов, а так же суммы выплат социального плана.
В соответствии с законом все дни, которые работник провел в командировке, должны быть наделены суточными выплатами, причем в обязательном порядке учитываются и выходные дни. Например, человек выехал в командировку в воскресенье, а в субботу приехал домой. В данной ситуации, оба выходных должны быть оплаченными, то есть, работник должен получить суточные нормы.
Все расходы, которые в процессе проведения командировки возникали у работника, оплачиваются работодателем. Например, для реализации поставленных целей работнику пришлось совершить десять поездок на общественном транспорте. Работник должен сохранить все билеты, после чего, предоставить их вместе со своим отчетом работодателю, сумма расходов должна быть рассчитана, а работник должен будет получить компенсацию своих расходов.
Все расходы, которые касаются выдачи средств работнику в командировку, включаются в отчисление расходов из полученных доходов для правильного расчета налогооблагаемой базы при расчете суммы налогов к оплате.
Чтобы произвести оплату труда в случае отправки человека в командировку, нужно произвести расчет средних показателей оплаты за месяц:
Следует учитывать, что все выплаты, которые касаются оплаты труда в течение командировки, должны облагаться стандартными отчислениями налогов и взносов социального типа. В тоже время, выплаты, которые предоставляются работнику на выполнение условий командировки, не облагаются такими налогами. Но, по суточным нормам определены четкие лимиты. Если лимиты превышены, то с разницы в обязательном порядке должны быть выполнены необходимые отчисления налогов, а также дополнительные отчисления социального характера.
Перед тем, как работник отправляется в командировку, он получает специализированный аванс, который формируется из предварительного расчета параметров цены проезда и проживания, других расходов, а также суммы выплат суточного плана. По сути, специалисты бухгалтерии определяют приблизительную стоимость проезда, с учетом выбранного транспорта и класса, определенного внутренними документами предприятия. В данной ситуации учитывается дорога туда и обратно. Сумма суточных выплат также определяется либо трудовым соглашением, либо внутренними документами, поэтому, обязательно предоставляются такие выплаты, из расчета количества дней, которые человек должен провести в командировке. Также рассчитываются другие расходы, которые могут появиться у работника в течение всего времени выполнения поставленных перед ним задач.
Обратим ваше внимание на то, что авансовый платеж непременно предоставляется работнику, есть возможность предоставить данные выплаты на руки в кассе предприятия или же организации. Также можно произвести процесс перечисления соответствующих выплат на карту работника.
Все данные о порядке выдачи аванса (с определением способа предоставления средств) рекомендовано указать в локальных документах предприятия, чтобы в дальнейшем не возникало никаких сложностей или же проблем с данным аспектом. Также нужно учитывать, что организация может сразу же производить прямые выплаты в виде приобретения билетов в удаленном формате, бронирование и оплату номера и пр. После возвращения, работник предоставляет руководству все необходимые документы, которые подтверждают рациональность расхода денежных средств.
Следует отметить, что при проведении расчета налога на полученную прибыль, непременно предоставляются все документы, которые определяют командировочные расходы. Соответственно, в расчет такие данные могут быть включены только в том случае, если они официально подтверждены соответствующей документацией.
К вычету НДС по расходам, которые касаются командировок принимаются только в случае соблюдения четко определенных условий. Во-первых, по данным расходам есть специализированная счет-фактура, во вторых, все расходы командировочного типа оплачивались организацией или же работником (после организация компенсировала средства, затраченные на командировку).
Если применяется КСН, то все расходы командировочного типа будут учитываться только в случае, если есть документы, которые подтверждают отправку человека в командировку. Также учитывается, что зачисление расходов возможно исключительно в том случае, если они были оплачены работнику в соответствии с установленными нормами законодательства, то есть, в виде предварительного аванса с обязательным составлением последующего отчета и расчетных документов. Или же в том случае, если работник все оплачивал с собственных средств, после чего, предоставил отчет и все необходимые документы, способные подтвердить расходы, и их возмещение от предприятия.
В отчете бухгалтерского типа отражение выплат командировочного характера проводится по проводке Д71-К50(51), выдача аванса на командировочные расходы. А учет таких расходов без НДС (на ОСН), или же с НДС (на УСН) проводится по проводке Д26 (44, 23, 30, 08)-К71.
Оформление выплат командировочного характера производится непременно. При этом, такие выплаты отражаются в бухгалтерской документации, и обязательно учитываются в расходах, в случае необходимости расчета чистого дохода на уплату налогов. Кроме всего прочего, в законодательстве определено, что в качестве выплат командировочного характера можно указывать данные расходов на транспортные услуги, как до места командировки, так и по месту (в случае необходимости).
Кроме того, обязательно выплачиваются суточные, а также иные дополнительные выплаты, которые покрывают сформированные расходы. Бухгалтер обязан предварительно произвести расчет предполагаемой суммы расходов, и работнику предоставляется аванс. После окончания всех работ в командировке, работник составляет отчет, а также прилагает документы, подтверждающие расходы. Если выданного аванса недостаточно для покрытия расходов, формируется доплата. Если аванс превышает выплаты, работник сдает остаток средств в кассу предприятия.