«Кредит и дебет: что это такое простыми словами в бухгалтерии?» – такой вопрос можно часто услышать в консалтинговом агентстве, когда заключается договор на бухгалтерское обслуживание. Во многих случаях частные предприниматели, имеющие отличные навыки в своем деле или ремесле, достаточно сложно справляются с обучением бухгалтерскому учету. Между тем по опыту проблема понимания связана со сложностью и объемностью материала, когда предпринимателям нужны простые азы хозяйственного учета, с помощью которых можно вести элементарную бухгалтерию.
Кредит (ударение на первый слог) и дебет – что это такое? Эти термины используются в двойной записи хозяйственного учета. Его будет проще представить в виде двух столбиков. В левом столбике записывается приход или дебит (ДТ), в правом — расходы или кредит (КТ). Благодаря этим понятиям появилось два широко употребляемых термина: дебитор — это то лицо, которое оплачивало или передавало средства, имеющие финансовое выражение, кредитор – это лицо, которому вы оплачивали или должны определенную сумму.
В хозяйственной деятельности финансовыми специалистами часто употребляется понятие кредиторская и дебиторская задолженность. Понимание этих терминов не может быть сведено доходам и расходам, а связано с так называемой «двойной записью». Практическим примером появления кредиторской задолженности может быть следующая операция. Обычно поставка продукции осуществляется после оплаты, но во взаимоотношениях между фирмами хозяйственные операции могут быть проведены в обратном порядке.
Например, сначала поставщик поставляет товар на сумму N, она вносится в ДТ в виде суммы приобретенного товара. Далее может быть два варианта действий. Производится оплата за товар, которая записывается в КТ, проводка оказывается закрытой и по ней нет задолженности. Второй случай подразумевает, что ваш ИП или фирма не оплачивает полученный товар и формируется кредиторская задолженность. Может иметь место и обратный случай, когда сумма за товар оплачена и внесена на ДТ, при этом не была произведена поставка товара — это пример формирования дебиторской задолженности.
Совет финансового юриста! В обзоре рассматривается несколько возможностей ведения учета для начинающего бизнеса. При этом можно посоветовать сразу использовать полную форму, но сокращенный набор бухгалтерских счетов, минимальный набор первичных и регистрационных документов.
Перед началом бизнес-деятельности обязательно нужно освоить азы бухгалтерии, это поможет быстро и безошибочно включиться в работу. Вместе с тем, найти простой и доступным самоучитель по хозяйственному учету, где описывается необходимый набор операций, довольно сложно. Как правило, в группах обучения бухгалтерии сразу переходят к изучению программного пакета 1С и сложных проводок, которые не нужны небольшой фирме или частному предпринимателю.
Для начала работы достаточно знать и понимать необходимые основы учета. Следует учитывать, что хозяйственный учет – это не порождение современности. Первые упоминания о ведении хозяйственных финансовых операций относятся к 1391 году, итальянский историк Зерби впервые описал «двойную запись», которая является основополагающим принципом современного учета. Автором современной двойной записи хозопераций считается монах-итальянец Лука Пачоли (1445-1551). Он издал свой труд «Трактат о счетах и записях», где подробно описал, что такое «двойная запись», учет и счет.
За период в несколько столетий сформировалось понятие хозяйственного учета. Он представляет собой количественное и качественное отражение деятельности с целью управления хозяйственным процессом. За весь период существования финансовых отношений совершенствовались формы учета, но в его основе лежит именно двойная запись.
Хозяйственный учет можно представить в виде совокупности учетных действий:
Из всех трех направлений учета законодательно регулируется только бухучет. Сбор оперативных данных о работе предприятий предприниматели могут вести на свое усмотрение. Для фирм, ведущих деятельность, необходимо сделать и провести по приказу предприятия учетную политику, которая отражает особенности ведения учетной деятельности, выбранные предприятием формы и методы с выполнением требования рациональности ведения управленческой деятельности. При этом большая часть принимаемой учетной политики регламентируется существующим российским законодательством.
Бухгалтерский учет, по определению, должен обеспечивать полное (!) отражение в отчетности всех хозяйственных действий и операций, имеющих оценку в количественной форме, оцениваемую денежно. Иными словами, каждая операция на предприятии должна быть зафиксирована бухгалтером и отражена в бухгалтерской документации фирмы. Это довольно редко реализуется на фирмах, что связано с желанием предпринимателей снизить налоговую нагрузку, а также в связи с упрощением регистрации движения фин.средств.
Понятно, что в оригинальном изложении двойная запись изобреталась именно для учета всех операций хоздеятельности для расчета реального финансового результата. В наших реалиях, как правило, ведется «чистый» учет для отчетности в налоговую и дополнительный «сплошной» фин.учет для собственных целей. Такая форма породила понятие двойной бухгалтерии.
Чтобы уйти от такой практики, особенно на малых предприятиях, была предложена упрощенная система налогообложения (УСН), также подразумевающая упрощенную форму учета. При открытии собственного бизнеса и подачи документов на регистрацию следует сразу приложить заявление о переходе на упрощенную систему налогообложения, что упростит и расчеты.
Упрощенная система налогообложения в РФ (УСН) может практиковаться фирмами при условиях, что:
Согласно норм и требований ФНС, работающее юр.лицо может перейти на УСН, если ее доход по итогам 9 месяцев был меньше 45 млн рублей. При переходе на УСН предприятия и ИП могут не платить и ряд налогов, но выплачивают налоговые платежи по единой ставке и упрощенной расчетной формуле с суммы доходов или «доходы минус расходы».
Предприятие может выбрать удобную форму расчета налогов из доступных возможностей:
Форму подсчета налогов выбирают с учетом бизнес-деятельности. Если вы получаете доходы за услуги, практически не подразумевающие расходы в процессе выполнения, выбирайте форму расчета налога от доходной части. Если подразумевается производство продукции с расходами на сырье и труд персонала, выплачивается налог с суммы «доходы минус расходы».
Подробнее о упрощенной системе налогообложения можно почитать по ссылке на федеральном ресурсе www.nalog.ru. Нас же интересует вопрос ведения бухгалтерской документации. Этот вопрос также подробно изложен на федеральном ресурсе.
Общие положения по поводу ведения регистрации финдеятельности предприятиями на УСН следующие:
Допустимые формы при УСН:
Иными словами, рассматриваемая нами форма бухгалтерского учета с разноской операций на дебетовые и кредитовые счета относится к полной и сокращенной форме. При этом предприятие может выбрать простую форму учета без «двойной записи». К основным признакам учета на упрощенной системе относится следующее:
Совет финансового юриста! Выбирайте для себя наиболее подходящую и доступную форму учета. Если испытываете проблемы с первыми шагами в ведении учета, обратитесь к преподавателю ВУЗа с просьбой помочь в разработке плана счетов, учетной политики, первичных документов и регистров учета. Такая консультация поможет разобраться со спецификой, организовать учет оптимально и сделать его собственноручно.
После того как вы определились с формой хозучета по упрощенной системе налогообложения, нужно оформить и провести по приказу Учетную политику предприятия, в которой отражаются:
При обсуждения правил ведения учета с двойной записью интересуют первые четыре пункта, при УСН по форме 2 не ведутся регистры учета. Теперь можно разобраться первичным хозучетом и разносом операций на ДТ и КТ рабочих счетов.
Проведение операции по бухгалтерии подразумевает фиксацию проводки в виде первичных документов: приходного ордера, кассового чека о приеме денежных средств, накладной о передачи материальных ценностей или акта приемки-передачи о предоставлении услуг. Первичные документы могут быть использованы разработанные на предприятия или стандартные, установленные правилами ФНС.
Рабочий план подразумевает использование унифицированных бухгалтерских счетов для проведения финансовых операций по бухгалтерии. Принцип двойной записи неотъемлемо связан с планом счетов, которые используются при отражении финансовых операций.
При использовании счетов следует различать особенности проводок по счетам и их типы:
Двойная запись – это общепринятый принцип полной регистрации хозопераций в виде проводок на счетах с использованием принципа тождественности, который определяет равенство объема оборота по ДТ и по КТ взаимосвязанных (корреспондирующих) счетов. С использованием этого метода каждая проводка отражается зеркально на двух счетах.
Приведем пример: предприятие занимается куплей-продажей запасных частей, деньги принимаются наличными (по кассе) и безналичному расчету.
Используемый план счетов (утвержденный план счетов можно найти на федеральном сайте):
Совет финансового юриста! Вверху отражен ограниченный список плана счетов, который для реального предприятия будет значительно расширен. Например, если на фирме есть сотрудники и им оплачивается заработная плата, нужно включить счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или же в случая уставного капитала нужно использовать счет 80 «Уставной капитал».
Сальдо на 1.01.2017:
Операции за январь 2017 года:
Как это будет выглядеть в проводках по счетам, показано в инфографике:
На иллюстрациях хорошо видны активные, пассивные и активно-пассивные счета. Также хорошо проиллюстрирована простота и понятность принципа «двойной записи». В самом начале бизнеса можно вести учет полностью самостоятельно, используя сокращенный план счетов. Такой подход поможет вести правильный и прозрачный учет, а также существенно сэкономить средства на ведение бухгалтерии.
Альтернативой самостоятельному ведению учета может быть заключение договора с консалтинговой фирмой, которая будет вести учет на основании «первички» и регистров учета. Для небольшой фирмы лучше это делать самостоятельно и на своей базе, чтобы исключить ведение двойной бухгалтерии. Кроме того, понимание владельцами бухгалтерских основ позволит им успешно развивать бизнес в будущем.
Регистры бухучета являются важным систематизирующими документами проведения финансовых операций. Эти формы используются только при полной системе бухгалтерского учета и представляют собой счетные таблицы, в которых группируются хозяйственные данные о деятельности фирмы.
Регистры различают:
Существует целый ряд форм отображения данных об операциях с помощью хронологических, синхронических комбинированных регистров, в виде карточек с отражением ДТ И КТ. Нужно отметить, что некоторые формы отражения финансовых операций в хозяйственном учете с помощью регистров уже являются морально устаревшими. В работе малого предприятия лучше всего использовать обычные хронологические регистры, учитывающие операции по мере их наступления, или вовсе от них отказаться при небольшом количестве операций, когда можно разносить данные по счетам сразу из первичных документов.
Первым учетным документом, с которым придется столкнуться предпринимателям, будет «Журнал движения финсредств». В нем указываются суммы прихода, расходы и баланс после каждой операции. В Журнале учета движения денежных средств данные отражаются по ДТ/КТ с использованием и без использования «двойной записи». Альтернативой может быть Единая книга при учете без «двойной записи».
Самыми распространенными регистрами при полном учете являются бухгалтерские книги, а также различные виды учетных карточек. Для записи можно использовать линейно-позиционный метод или шахматный. Чтобы не допустить ошибку в учете, лучше применять самые простые регистры. Их нужно разрабатывать на основе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете: регистры...».
В самом простом случае используют следующие регистры учета:
За помощью составления регистров учета для вашего предприятия с учетом специфики также лучше обратиться к академическому специалисту. Вы получите весь набор документов, которые нужно будет только заполнять.
Для микропредприятий самым оптимальным вариантом будет отражение операций в Единой книге и их учет кассовым методом. Это обозначает, что все операции покупки проводятся через кассу и затем попадают на расчетный счет. Этот вид учета регламентируется ПБУ 1/2008. Это положение не исключает использование кассовых ордеров, карточек учета материалов и прочих регистров.
Обратите внимание, что перейти на новую форму учета можно только в конце отчетного периода, это фиксируется либо в приказе и сопутствующих документах об Учетной политике. При увеличении количества операций следует использовать двойную запись, так как прямые методы учета не только не эффективны, но и могут привести к серьезным ошибкам.
При применении сокращенной формы учета с «двойной записью» алгоритм учета малого торгового предприятия имеет следующий вид:
Для учета первичных документов используют мемориальный ордер, в котором также указывается на ДТ и КТ какого счета разносится операция:
Оборотная ведомость по бухгалтерским счетам будет выглядеть следующим образом:
Тогда оборотная ведомость в проводке будет содержать информацию движения средств по ДТ и КТ корреспондирующих счетов:
В результате переноса данных получают оборотно-сальдовую ведомость, которая содержит данные о движении средств в активах и пассивах:
Приведенные примеры документов подробно иллюстрируют практическое использование понятий дебета и кредита с использованием методики «двойной записи» для ведения бухучета. Данный метод отражения хозопераций только на первых порах представляет сложность для понимания, как только будет проведено несколько операций таким способом, способ ведения учета покажется очень удобным и простым. При ведении учета рекомендуем использовать только необходимый набор документов, в этом случае услуги бухгалтера просто не понадобятся, учет можно вести полностью самостоятельно.