Что такое кредиторская задолженность – в чем ее роль, организация платежей + что входит в ее процесс

Когда компания покупает товары в кредит, которые должны быть возвращены в течение короткого периода времени, это называется кредиторской задолженностью. Это рассматривается как обязательство и относится к разделу «текущие обязательства». Это краткосрочный долговой платеж, который необходимо уплатить, чтобы избежать дефолта.

Кредиторская задолженность является обязанностью, которую несет конкретный кредитор при заказе товаров или услуг без предварительной оплаты наличными, что означает, что вы приобрели товар в кредит. Кредиторская задолженность как термин не ограничивается компаниями.

Бухгалтерский учет кредиторской задолженности является неотделимой частью бухгалтерской отчетности компании: он касается кредиторов, то есть всех лиц и организаций, которые предъявляют требования к компании. Проверка кредиторской задолженности имеет ряд задач. К ним относятся ввод и проверка входящих счетов, а также подготовка соответствующих платежей к деблокированию и оплате. Счета также должны быть введены в систему учета. Это происходит после их формальной и фактической проверки путем назначения их учетной записи, то есть их присвоения соответствующим учетным записям и их публикации, а также размещения соответствующих платежей. Наконец, счета-фактуры архивируются в соответствии с требованиями законодательства.

Что это

Кредиторская задолженность (КЗ) - это учетная запись, которая представляет обязательство компании погасить краткосрочную задолженность перед своими кредиторами или поставщиками. Она появляется на балансе под текущими обязательствами. Другое распространенное использование КЗ относится к коммерческому отделу, отвечающему за платежи, которые компания должна поставщикам и другим кредиторам. Кредиторская задолженность учета является точным аналогом к дебиторской задолженности, которая занимается ею - то есть должники компании. Для кредиторов, с другой стороны, компания является должником: она должна поставщику услуг деньги за приобретенные товары.

Кредиторская задолженность - это дебеты, которые должны быть погашены в течение определенного времени, чтобы избежать дефолта. Например, на обособленном уровне КЗ относится к платежам по краткосрочным кредитам поставщикам. Это, по сути, краткосрочная долговая расписка от бизнеса другому бизнесу или организации.

Когда компания заказывает и получает товары (или услуги) до их оплаты, говорят, что компания покупает товары за счет или в кредит. Поставщик (или продавец) товаров в кредит также называется кредитором. Если компания, получающая товары, не подписывает вексель, счета поставщика будут зарегистрированы компанией на ее счету пассивов к оплате (или торговой кредиторской задолженности).

Как ожидается для пассивного счета, кредиторская задолженность обычно будет иметь кредитный баланс. Следовательно, когда счет-фактура поставщика записывается, кредиторская задолженность будет зачислена, а другой счет должен быть списан (как того требует учет с двойной записью). Когда кредиторская задолженность оплачена, она будет списана, а денежные средства будут зачислены. Следовательно, кредитный баланс в КЗ должен быть равен сумме счетов поставщиков, которые были зарегистрированы, но еще не были оплачены.

 Термин «кредиторская задолженность» может также относиться к лицу или персоналу, который обрабатывает счета поставщиков и оплачивает счета компании. К оплате счетов процесс включает в себя обзор огромного количества деталей, чтобы гарантировать, что только законные и точные суммы вводятся в системе учета. Большая часть информации, которая должна быть рассмотрена, будет найдена в следующих документах:

  • заказы на покупку, выданные компанией;
  • получение отчетов, выданных компанией;
  • счета от поставщиков компании;
  • контракты и другие соглашения.

Точность и полнота финансовой отчетности компании зависят от процесса кредиторской задолженности. Хорошо управляемый её процесс будет включать:

  • своевременная обработка точных и законных счетов поставщиков;
  • точная запись в счетах Главной книги;
  • начисление обязательств и расходов, которые еще не были полностью обработаны.

Эффективность и результативность процесса кредиторской задолженности также влияет на денежную позицию компании, ее кредитный рейтинг и отношения с поставщиками. Проще говоря: учет кредиторской задолженности заботится о входящих счетах. Например, если компания нанимает поставщика услуг или заказывает запасные части, итоговые счета-фактуры оказываются в счетах к оплате. В зависимости от размера компании, она может формировать собственный отдел или просто входить в круг задач по бухгалтерскому учету в целом.

Упорядоченный учет в компании требует, чтобы входящие счета-фактуры и полученные платежи обрабатываются должным образом. Суммы счета должны быть зачислены на счет КЗ. Счет зачета является расходным счетом в дебете. Налог с продаж, с другой стороны, относится отдельно к счету налога на добавленную стоимость.

Кроме того, нормативно-правовое архивирование важно, так как продолжительность хранения часто определяется законодательством. Для целей архивирования счета-фактуры идеально располагаются в файловой системе таким образом, чтобы их можно было найти как в хронологическом, так и в алфавитном порядке. По истечении срока хранения соответствующий отдел может затем уничтожить счета. Безопасное электронное хранение также разрешено.

Тем не менее, две дальнейшие функции учета КЗ имеют большое значение для успеха компании: проверка счетов и организация платежей (также известный как управление платежами).

Суть кредиторской задолженности

В чем важность

Кредиторская задолженность и ее функционирование жизненно важны для бесперебойного функционирования любого субъекта предпринимательской деятельности. Это важно для любого бизнеса, потому что:

  • В первую очередь она отвечает за своевременную оплату счетов предприятия. Это важно для сохранения прочных кредитов и долгосрочных отношений с поставщиками.
  • Только в случае своевременной оплаты счетов поставщики обеспечат бесперебойный поток товаров и услуг; что, в свою очередь, поможет в систематическом потоке бизнеса.
  • Хороший процесс кредиторской задолженности гарантирует отсутствие штрафных или просроченных платежей за уплату взносов.
  • Организованный процесс кредиторской задолженности гарантирует, что все счета подлежат отслеживанию и оплате. Это поможет исключить пропущенные платежи.
  • Это также позволяет субъектам управлять лучшими денежными потоками (т.е. производить платежи только в срок, используя кредитную линию, предоставленную продавцом и т.д.)
  • Мошенничества и краж можно избежать в большей степени, следуя строгому процессу кредиторской задолженности.

Чтобы финансовая отчетность компании была полной и точной, остатки кредиторской задолженности должны быть записаны с такой же точностью. Эта кредиторская задолженность должна решаться эффективно. Если есть двойная запись о расходе или пропуске конкретного счета, финансовая отчетность не будет сообщать правильные суммы, и потери будут велики, если вовлеченные числа будут большими. Следовательно, необходим надлежащий учет расходов и отслеживание оплаты.

Запустив точный файл кредиторской задолженности, магазин сможет избежать потери платежей, не оплатить счет-фактуру дважды или получить неприятный шок, когда число неожиданных счетов наступит одновременно. При просмотре файла кредиторской задолженности владелец магазина должен видеть задолженность и отслеживать все счета, подлежащие оплате в течение какого-то времени. Общая сумма по дебиторской задолженности должна совпадать с общей суммой счетов кредиторов. В противном случае сумма счета-фактуры может быть неправильной или платеж будет уже выполнен без записи в файле кредиторской задолженности. Магазин может быть в опасности пропущенных платежей, если не хранит точный файл кредиторской задолженности.

Магазин, который не оплачивает счета вовремя, может обнаружить, что кредитные средства приостановлены, сокращены или их трудно согласовать в любых будущих переговорах об условиях.

Виды кредиторской задолженности

 

Процесс кредиторской задолженности

У каждого юридического лица будет отдел кредиторской задолженности, и его структура зависит от размера бизнеса. Раздел кредиторской задолженности настраивается на основе вероятного числа поставщиков, объема платежей, что будут обрабатываться в течение определенного периода времени, и характера отчетов, которые потребуются руководству. Например, небольшая организация с меньшим количеством транзакций покупки потребует базового процесса кредиторской задолженности.

Учитывая, что отдел кредиторской задолженности среднего/крупного предприятия будет иметь набор процедур, которым необходимо следовать, прежде чем производить платежи поставщику. Установить руководящие указания здесь очень важно из-за стоимости и объема транзакций за любой период времени. Процесс включает в себя:

  • Получение счета: в случае товаров счет помогает отследить количество. Время, в течение которого счет действителен, также может быть известно, когда тот получен вовремя.
  • Изучение законопроекта для деталей: имя поставщика, полномочия, дата и требования, предъявляемые к поставщику на основании заказа на поставку, также могут быть проверены.
  • Обновление записей для полученных счетов: счета в Главной книге, связанные с полученными счетами, необходимо обновить. Здесь, как правило, требуется внести запись в бухгалтерские книги. В случаях, когда используется бухгалтерское программное обеспечение, учет некоторых расходов может потребовать одобрения руководства. Утверждение будет основано на стоимости счета. В качестве меры предосторожности крупные компании обычно следуют концепции «производителя и контролера» для публикации.
  • Осуществление своевременной оплаты: когда наступает срок оплаты (на основе взаимопонимания с продавцом/поставщиком/кредитором), платежи должны быть обработаны. Здесь необходимые документы должны быть подготовлены и проверены. Необходимо тщательно изучить данные, введенные в чеке, реквизиты банковского счета продавца, платежные ваучеры, исходный счет, заказ/соглашение о покупке и т.д. Часто может потребоваться подпись уполномоченного лица.
  • После осуществления платежей счет бухгалтерской книги поставщиков/кредиторов должен быть закрыт в бухгалтерских книгах. Это уменьшит ранее созданную ответственность. Проще говоря, сумма, указанная как подлежащая уплате, больше не будет рассматриваться как обязательство.

Процедуры, упомянутые выше, являются специфическими для организации. Они могут быть более строгими для крупных компаний, которым требуется больше разрешений. Тем не менее, основные шаги должны быть рассмотрены до осуществления платежей, чтобы избежать ошибок и мошенничества. 

Классификация кредиторской задолженности

Автоматизированный учет

Поскольку процесс кредиторской задолженности жизненно важен для каждой организации, для его успешной реализации необходимо потратить много времени. Чтобы иметь эффективные счета, автоматизация процесса оплаты становится необходимой. Это минимизирует время и затраты на обработку счетов, численность персонала и многое другое. Автоматизация также поможет уменьшить человеческие ошибки и повысить эффективность.

Нужны программные обеспечения для бухгалтерского учета, которые могут упростить процесс кредиторской задолженности. Они устраняют большую часть бумажной работы, связанной с бухгалтерским учетом. Это использование электронных счетов, отсканированных копий отчетов, одобрений по электронной почте и т.д. Это не только сократит время, необходимое для управления кредиторской задолженностью, но также улучшит повседневную работу предприятий.

Подтверждение счета

Проверка входящих счетов-фактур является важной функцией для учета кредиторской задолженности. Ошибки, которые возникают здесь, могут быстро привести к финансовым потерям. Проверка счета-фактуры разделена на две фазы. Первым шагом всегда является проверка счета-фактуры на предмет формальной корректности. Содержит ли счет все предписанные элементы (например, адрес получателя, дату, номер счета)? Правильно ли указаны эти элементы? Это может показаться преувеличенным, особенно в случае счетов от известных, возможно, давних деловых партнеров. Некоторые компании даже отправляют счета в неофициальном порядке в виде вложений по электронной почте. Наконец, надо убедиться, что в счете нет ошибок: правильно ли сформированы элементы и соответствуют ли они количеству и цене за единицу; правильна ли общая цена и правильно ли рассчитан налог с продаж.

Второй этап проверки состоит из двух частей.

  1. Проверка условий. Отдел кредиторской задолженности работает в тесном контакте с отделом закупок товаров: соответствуют ли цены и условия доставки на счете-фактуре согласованным условиям? Согласованы ли условия оплаты и какие-либо особые условия (например, скидки)? Многие компании используют метод трехстороннего соответствия. Это относится к трем документам, которые будут сравниваться: счет поставщика, который был получен и станет частью кредиторской задолженности организации, когда он будет утвержден; заказ на поставку, подготовленный организацией; отчет о получении.
  2. Сравнение с доставкой. Здесь вступают в силу прием товара и получатель доставленных товаров или услуг: соответствует ли счет-фактура накладной; соответствует ли доставка соглашениям по количеству и качеству; в срок ли завершена доставка; есть ли какие-либо жалобы.

После проверки счета, отдел кредиторской задолженности уточняет открытые вопросы с поставщиками по КЗ. Если счет является неправильным или неточным, нужно запросить правильный счет. То же самое происходит, если есть счета с ценами и условиями, которые еще не были согласованы. В случае жалоб, отдел закупок обычно договаривается о снижении цены или отменяет заказ в случае необходимости. На практике компании также часто сокращают счета с учетом фактически полученных поставок и услуг. Отдел кредиторской задолженности также заботится о соответствующих корректировочных проводках.

Связь с поставщиками также является частью зоны ответственности кредиторской задолженности. Этот отдел должен поддерживать с ними связь, особенно по любым вопросам, связанным с проверкой счетов.

Организация платежей

Еще одна функция учета кредиторской задолженности состоит в том, чтобы организовать платежи компании таким образом, чтобы не возникало ошибок и не ненужных убытков. Важно отслеживать поступающие счета-фактуры, а также подготавливать и осуществлять необходимые платежи так же, как показала проверка счетов-фактур. Следующие ошибки ни в коем случае не редки, и хороший учет кредиторской задолженности помогает избежать их, если:

  • счет забыт;
  • сумма счета оплачивается неправильно или дважды;
  • поставщики сбиты с толку, и платеж оказывается в неправильном аккаунте.

Все такие случаи стоят времени и усилий - и, возможно, даже ненужных расходов на оплату труда и процентов за просрочку. Однако платежи также должны быть организованы таким образом, чтобы это было финансово наиболее выгодно для компании. Есть также преимущества для оплаты счетов как можно позже - т.е. после установленного крайнего срока оплаты. В конце концов, этот период действует как кредит, предоставленный поставщиком его покупателю в течение рассматриваемого периода. Однако, для хороших отношений с поставщиком, также может быть выгодно платить раньше.

Многие поставщики предоставляют период оплаты (например, 30 дней), но предлагают скидку, если вы платите раньше (например, в течение 7 дней). Компании любят использовать эти предложения и будут платить соответственно. Тем не менее, они должны следить за своими финансами: возможно, что наличных средств недостаточно в более ранний момент времени или что возникнут финансовые затраты (проценты), которые превышают сэкономленную скидку по денежным средствам.

Другая причина досрочного платежа может заключаться в том, что поставщик пообещал бонус за определенную цель продаж, связанный с фактическим получением платежа. В таком случае может быть более выгодно заплатить за этот бонус до контрольной даты, а не в конце периода платежа.

Чтобы записать кредиторскую задолженность, бухгалтер зачисляет ее на счет. Затем, когда счет оплачивается, он её дебетует.

Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности

Кредитовые авизо для учета кредиторской задолженности

Бухгалтерский учет КЗ также отвечает за кредитовые авизо для поставщиков компании. Если компания жалуется на доставку/услугу и возвращает ее или соглашается на снижение цены, поставщик выдает кредитовое авизо на соответствующую сумму. Таким же образом, скидка, предоставленная поставщиком за объем продаж, принимает форму кредитового авизо. В обоих случаях отдел кредиторской задолженности проводит соответствующую сумму, включая налог с продаж. Помимо обработки всех транзакций, связанных с входящими счетами, отдел КЗ выполняет и другие задачи. Они включают:

  • Обслуживание данных. В базе данных хранятся данные всех кредиторов, с которыми компания ведет бизнес-адреса, контактные лица, банковские реквизиты, а также такие бизнес-операции, как заказы, поставки, платежи, продажи, жалобы и многое другое. Эти данные должны быть записаны и сохранены. В идеале такая база данных должна быть частью программного обеспечения для оперативного учета, чтобы большая часть данных также автоматически поступала в нее.
  • Другие платежи. Учет кредиторской задолженности также несет ответственность за периодические платежи или дебеты. Это могут быть, например, арендная плата или арендные платежи. Департамент устанавливает соответствующие постоянные поручения или выдает разрешения на прямое списание средств и следит за тем, чтобы эти платежи производились своевременно и в согласованном размере. Отдел кредиторской задолженности также может при необходимости производить другие платежи, такие как командировочные расходы.

Разница между кредиторской и дебиторской задолженностью

Дебиторская и кредиторская задолженности, по существу, противоположны. Кредиторская задолженность - это текущий счет обязательств, в котором компания регистрирует суммы, которые она должна поставщикам или поставщикам за товары или услуги, полученные ею в кредит. Дебиторская задолженность - это счет текущих активов, в котором компания регистрирует суммы, которые она имеет право получать от клиентов, получивших товары или услуги в кредит. Если компания имеет счет в своем отделе кредиторской задолженности, то она обязана перечислить этот же счет в категорию дебиторской задолженности.

Примеры кредиторской и дебиторской задолженности

Предположим, что компания A продает товары компании B в кредит (с оплатой через 30 дней). Компания А будет регистрировать сумму продажи с кредитом в отдел продаж и дебетом в счет дебиторской задолженности. Компания B будет регистрировать покупку (возможно, в качестве инвентаря) с кредиторской задолженностью. Когда сумма продажи кредита будет переведена, компания B дебетует свою задолженность по кредиторской задолженности и зачислит денежные средства. Компания А дебетует денежные средства и кредитует свою дебиторскую задолженность по активам.

Примеры показывают, что у каждой транзакции есть две стороны (которые некоторые называют симметрией). На момент продажи:

  • компания А сообщила о продаже и текущем активе;
  • компания Б сообщила о покупке и текущем обязательстве.

На момент оплаты:

  • денежные средства компании А увеличились, а дебиторская задолженность уменьшилась;
  • денежные средства компании B уменьшились, а кредиторская задолженность уменьшилась.

Может быть полезно отметить, что кредиторская задолженность в одной фирме будет дебиторской задолженностью для поставщика, выставившего счет-фактуру на продажу.

В бухгалтерском учете путаница иногда возникает при работе между кредиторской и дебиторской задолженностью. Эти два типа счетов очень похожи в том, как они регистрируются, но важно различать кредиторскую и дебиторскую задолженность, потому что один из них является счетом актива, а другой - счетом обязательств. Сочетание этих двух факторов может привести к отсутствию баланса в уравнении бухгалтерского учета, которое переносится в основные финансовые отчеты.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в: