Что такое личное дело сотрудника и как его правильно вести + Требования к оформлению

Работник — это основной ресурс любой компании или любого предприятия. Так как на предприятии работает значительное количество работников, создается служба кадрового формата, которая занимается вопросами найма на работу, контролем качества выполняемых работ и собирает полную и точную базу информационного типа по каждому работнику. Данная база представляет собой формирование личного дела, которое предназначено для каждого сотрудника. В него входят данные по деятельности трудового типа, различные сведения и документы.

Данное дело заводится при принятии работника на работу и по мере его продвижения по должностному росту в дело вносятся все необходимые изменения. Прямой обязанности по составлению личных материалов на сотрудников не существует. Другими словами, законом не определяется, что личное дело должно быть оформлено на каждого работника. Тем не менее практически все организации коммерческого формата стараются создавать такие дела чтобы оптимизировать работу кадровой службы. Так как порядок ведения, формирования и хранения не регламентирован, в процессе данных действий нередко возникают серьезные трудности.

Федеральным законодательством предусматривается, что на всех служащих государственного формата в обязательном порядке заводится личное дело. Существуют четко сформулированные нормы, которые позволяют определить все нюансы ведения дел в такой ситуации. Прямой обязанности вести такие же дела в коммерческих структурах нет. Практика показывает, что невзирая на это, составление дел осуществляется повсеместно. Это связано в первую очередь с тем что наличие такого дела существенно упрощает доступ к необходимости получения информации о тех или иных работниках. Так гораздо легче систематизировать данные об их деятельности трудового формата.

Личное дело образовывает собой некоторую совокупность документов и данных которые относятся к одному участнику деятельности. Такие данные помещаются в отдельную папку.

Что такое личное дело сотрудника?

В соответствии с установленными нормами, личное дело состоит из собранных документов сотрудника, которые в своем составе содержат все исчерпывающие сведения о нем, а также из обложки, которая может иметь на себе номер, указание личных данных сотрудника. Непременно скажем о том, что в различных компаниях устанавливаются свои локальные требования, имеющие отношение к вопросу оформления дела. Например, могут использоваться не бумажные папки, а уже пластиковые, может быть организовано дополнительно хранение информации в электронном формате и пр. Соответственно, сразу же нужно сказать о том, что личное дело может оформляться в рамках требований, установленных непосредственно внутри компании.

Личное дело - это пакет данных и документов, которые касаются четко определенного работника, а также его деятельности в рамках определенной организации. На крупных предприятиях чаще всего стараются использовать вариант составления личных дел с целью контроля и оптимизации коллектива. На маленьких предприятиях такие действия не выполняются, так как по сути, работодатель в лицо знает всех сотрудников, и оптимизацию коллектива производит на основании личных данных. Непременно скажем о том, что законодательная база не предусматривает обязательного составления личного дела. В тоже время, на всех сотрудников, которые заняты на государственных предприятиях оно заводится. При этом обязательно должны формироваться внутренние, локальные документы, в рамках которых определяются все нюансы по составлению личного дела, его проработки, а также дальнейшего хранения.

Понятие и определение

Нередко кадровые работники стараются заводить личные дела исключительно на тех сотрудников, которые входят в основную часть коллектива:

  • Ведущие специалисты и инженеры;
  • Материально ответственные работники;
  • Работники, которые имеют перспективы дальнейшего карьерного продвижения;
  • Руководители и их заместители.

То есть, формируется структура, в рамках которой ведение дел осуществляется выборочно. На обычных работников дела на заводятся. Тем не менее, практически повсеместно составляются дела на тех лиц, которые работают с финансами и являются материально ответственными.

В тоже время, практика показывает, что выборочное оформление личных дел приводит к некоторой путанице. Нередко возникают ситуации, когда продвижение по карьерной лестнице осуществляется теми работниками, которые изначально не имели таких перспектив. Поэтому, рекомендовано составлять дела на всех работников.

Комплекс мер по формированию личного дела достаточно прост. По сути, собираются все документы, которые имеют отношение к трудовой активности работника. Все приказы, вернее их копии, по данному работнику, также вкладываются в личное дело. Если работник предоставляет оригиналы документов об образовании, а в компании существует политика, которая предполагает, что в течение всего срока работы данный документ должен быть на предприятии, то диплом прикрепляется к личному делу, а работник получает специализированную выписку-расписку.

Как формируется личное дело?

Очень важно, чтобы оформление было правильным и грамотным. Порядок осуществляется на основании ранее составленных локальных документов. Составление дела начинается в момент принятия человека на работу. Все действия по сохранению информации длятся в течение всего времени – до момента ухода. В течение данного времени полученные данные о работе специалиста непременно вносятся в данное дело. По окончанию работы формируется передача документов в архив.

Существует основное правило – каждое досье составляется в отдельной папке. То есть, на каждого работника рассчитана отдельная папка, в которой сохраняются все необходимые документы. При формировании дела следует курироваться такими правилами:

  • В деле ни в коем случае не должна присутствовать лишняя информация. Для постоянного хранения предусмотрены исключительно те документы, которые отражают рабочую деятельность сотрудника – документы о повышении, о благодарности и награждениях, о дисциплинарных взысканиях и пр.;
  • Для постоянного хранения используются копии, а не оригиналы документов;
  • Одно дело не должно быть по толщине более четырех сантиметров. Сразу же скажем о том, что это рекомендация, а не правило;
  • Приложения к документам, которые расположены в деле, также должны находиться в данной папке.

Формирование

Непременно нужно сказать о том, что в данной папке ни в коем случае не должно содержатся никаких данных, которые бы касались политических или же религиозных воззрений сотрудника. Не должно быть никакой информации личного характера, о его частной жизни. При этом, включение такой информации все же является возможным, но исключительно в том случае, если работник подтверждает письменно свое согласие на обработку таких данных. Обязательно заметим, что вся информация, которая собирается в папке может быть использована исключительно в трудовой деятельности работника.

В обязательном порядке следует заметить, что информация из личного дела может быть использована для того, чтобы составить на работника характеристику. Запрос на оформление характеристики может поступить непосредственно от самого сотрудника или же от государственных инстанций.

Составление личного дела по своей сути не регламентируется законодательством. Именно по этой причине, полный перечень документов, которые могут быть внесены в данное дело устанавливается внутренней инструкцией по делопроизводству компании. При трудоустройстве в личное дело обязательно сразу же вносятся копии всех документов, на основании которых человек поступает на работу и его резюме. В дальнейшем, сюда вносятся иные документы и данные, которые могут потребоваться для работы специалиста на четко определенной должности.

Личное дело составляется из таких документов:

  • Анкета, которую человек заполняет при поступлении на работу, копии его личных документов, обязательно предоставляется копия страницы паспорта, которая определяет наличие прописки. Копии страховых документов и пр.;
  • Для мужчин критичным является необходимость предоставления копии военного билета;
  • Обязательно сохраняются копии документов об образовании, фотографии, заявление работника о приеме;
  • Также сохраняется копия трудового договора и приказа, на основании которого человек был принят на вакантную должность;
  • Тут же сохраняется копия на увольнение и иные документы. Обязательно составляется специализированная опись.

Следует сказать о том, что опись формируется для того, чтобы поиск необходимых сведений о работнике был более быстрым. В настоящий момент на многих предприятиях все данные личных дел хранятся в электронном формате, что позволяет достаточно быстро получать необходимые данные в течение минимального количества времени.

Рекомендовано размещать документы исключительно в хронологическом порядке. Например, сначала формируются документы, которые отражают все данные о приеме человека на работу. Впоследствии формируются сведения о деятельности работника на предприятии и пр.

Основные требования к оформлению

Так как законодательством данный аспект не регламентирован, формируется необходимость составления внутренних инструкций по делопроизводству. Именно такие инструкции станут основой формирования грамотного и аккуратного составления документов. Общих правил составления не существует, но устанавливаются важные моменты, на которые непременно нужно обратить свое внимание:

  • Сразу на титульном листе обязательно нужно предоставить информацию с номером личного дела, а также данные сотрудника;
  • Все личные данные должны находиться исключительно в одной папке. Все папки в месте хранения размещаются в алфавитном порядке, что позволяет серьезно облегчить поиск нужной информации;
  • За количеством страниц, имеющихся в личном деле также нужно следить. В идеале их должно быть не более 250.

Основное требование заполнения дела – никакой лишней информации. Практика показывает, что личные дела чаще всего состоят из минимального количества документов, которые представляют собой копии приказов о принятии на работу, а также о повышениях или же переводе на иную должность.

Оформление

Рекомендуется также вести специализированный журнал регистрации дел. В данном журнале формируется указание данных работников, на которых имеются личные дела, а также указаны все данные по дате увольнения и направлению дела в архив. В настоящий момент есть готовые журналы, которые можно приобрести в специализированных магазинах. Также можно найти форму данного документа в сети и просто распечатать ее.

Хранение личных дел

Структура хранения организовывается для того, чтобы обеспечить сохранность информации, которая является конфиденциальной. Ведь такие дела в своем составе содержат значительное количество данных о работниках, сведений об их продвижении на должности на данном предприятии. Именно по этой причине во многих коммерческих структурах организуется небольшое помещение, а если компания маленькая – незначительный шкаф. В обязательном порядке помещение или же шкаф должны запираться на замок. Папки с документами рекомендовано располагать в вертикальной позиции, корешками наружу. То есть, по сути, если возникнет необходимость быстро найти необходимые данные о сотруднике на основании его личного дела, то сделать это можно будет достаточно быстро. Доступ к данному помещению ограничивается. Так, использовать данные из хранилища могут исключительно сотрудники кадрового отдела. Непременно скажем о том, что все личные дела должны быть систематизированы именно посредством журнала с реестром. Каждому делу посредством данного журнала присваивается индивидуальный номер.

В настоящий момент создано достаточно весомое количество специализированных программ, которые позволяют осуществить процесс заполнения личных дел в онлайн формате. Создаются виртуальные папки, в которые вносятся все сканы документов. После чего, данные папки архивируются, что формирует минимальное количество занятого пространства. При этом, использовать такие дела будет гораздо проще, так как вся информация всегда под рукой, всегда можно быстро распечатать нужные копии. Не менее простым будет и хранение. Создается единая папка с архивом, в которую вносятся все дела работников, которые уже не работают на предприятии. Такая методика составления личных дел находится на стадии своего становления.

Структура хранения

Личные дела работников рассчитаны на хранение в архиве, а по требованию работника копии из него могут быть выданы на руки в последний день работы перед наступлением увольнения.

Таким образом, становится понятно, что если компания осуществляет процесс организации личных дел, то она несет и ответственность за целостность собранных данных. То есть, в такой ситуации обязательно должен быть сформирован процесс хранения данных, чтобы исключить их попадание в третьи руки. Если же компания не осуществляет составление личных дел, то и организация хранения не потребуется.

Помните о том, что процесс составления личных дел имеет особенность добровольного плана. Если работник забирает свои документы (копии), то компания больше не несет ответственности за сохранность данных, это позволяет уменьшить размер архива. Допустимый срок хранения данных по делам не более семидесяти пяти лет. Для руководителей данный срок может быть более существенным.

Как закрывается личное дело?

Завершение личного дела происходит в день увольнения сотрудника. При этом, обязательно оформляются сопутствующие документы по закрытию. Изначально специалист производит проверку наличия всех документов по описи в папке. В принципе, данный процесс не является сложным, так как все документы описаны в первом листе дела, а также расположены в папке в хронологическом порядке.

Производится процедура нумерации листов. Используется любая нумерация, которая может быть проставлена в углу листа нумератором либо карандашом. К описи добавляется итоговая запись. Отражается количество листов в деле, а также формируется документ, который определяет проведение увольнения. В данном случае, в опись обязательно вносятся данные такого документа. Отметим, что лист описи не нумеруется.

Закрытие

Необходимо отдельно составить лист-заверитель. Сразу же скажем о том, что существует проработанная форма данного документа. Найти ее можно непосредственно в сети и скачать, после чего – распечатать. В данном листе указывается количество документов по описи, которые вложены в дело. Обязательно указывается нумерация дела, и иные важные данные.

Обратите внимание на то, что после составления листа-заверителя дело должно быть прошито. После чего, все изменения в состоянии или же составе дела должны быть отмечены в заверителе со ссылкой на акт, составленный в компании. В конце каждого дела крепится лист-заверитель, в начале дела – опись.

На титульном листе критичным является указание даты закрытия. Тут же может быть предоставлена полная информация о формировании приказа. Тут же указывается информация о хранении и сроке. То есть, определяется, что документ передается в сохранение на срок не менее 50 лет.

Обратим ваше внимание на то, что у разных документов может быть отличительный срок хранения. Дело сохраняется в течение того срока, который импонирует документу с более значимым сроком хранения. Имеется ввиду что, если в деле есть приказ о принятии на работу, то минимальный срок хранения - 75 лет. Если в компании остались документы, которые не были востребованными работником, такие как – трудовая книжка, военный билет, все они вкладываются в специализированный конверт, который прикрепляется к личному делу. Отметим, что конверты должны быть пронумерованы, и обязательно указываются все данные о вложении. Сначала нумеруется конверт, очередной номер присваивается вложению в конверте. Каждое личное дело уходит в архив по прошествии трех лет с даты завершения его в основном делопроизводстве.