Объяснительная записка является одним из наиболее важных документов, которые составляются в процессе выполнения производственных обязанностей. Данный документ предназначен для того, чтобы сотрудник в официальной форме мог предоставить объяснения какой-либо нестандартной ситуации, допущенной на рабочем месте, либо нарушения.
Хотя пояснительная записка и не является строгим документом, то есть она может быть написана в произвольной форме, но все же она имеет некоторые обязательные моменты и пункты, которые должны быть указаны для того, чтобы данная бумага была признана в качестве официального документа.Именно поэтому стоит хотя бы знать основные правила написания документа и требования, предъявляемые к нему, чтобы не допустить ошибок при составлении бумаги.
Объяснительная записка является неотъемлемой составляющей при фиксации любого нарушения на рабочем месте. Причем если в некоторых случаях это может быть вовсе не принципиально (достаточно фиксации со стороны работодателя), то во многих ситуациях все же без этого документа не обойтись.
Для многих контролирующих органов наличие объяснительной является обязательным моментов при проверке наличия документов в каждой конкретной ситуации. Но все же иногда можно допустить и ее отсутствие, если данная необходимость отсутствует либо же если работодатель по объективным причинам не может этого сделать (лежит в больнице).
Основным предназначением объяснительной записки является пояснение какого-либо нарушения, произошедшего на рабочем месте. Законодательно предусматривается, что человек может объяснить любой свой проступок. Ситуации бывают самыми нестандартными и поэтому в любой ситуации нужно предоставить человеку право изложить свою точку зрения.
Человеку также рекомендуется в подобной ситуации не пренебрегать предоставленной возможностью, а подробно изложить все обстоятельства спорной ситуации производственного процесса.
Иногда пояснительная записка может быть самой обыкновенной формальностью, которую работодатель обязан соблюдать. Но иногда это может быть действительно важный момент для того, чтобы разобраться в сути правонарушения. Особенно это касается моментов, когда нарушение было допущено именно в ходе рабочего процесса (при заполнении документов, при производстве продукции, несоблюдение техники безопасности). В такой ситуации объяснительная записка работника может помочь в дальнейшем не допустить подобных неприятностей, просто устранив провоцирующие факторы.
По сути объяснительная записка не имеет каких-либо существенных требований к написанию. Но при этом необходимо все же соблюдать некоторые основные требования для того, чтобы в дальнейшем документ был принят в качестве подтверждающего факта и имел какую-либо юридическую силу. Так при написании объяснительных необходимо соблюдать следующие основные моменты:
Каким бы не казалось неуместным пояснение и подтверждение, но лучше предоставить его, чем не пояснить ситуацию вовсе никак.
В некоторых случаях и вовсе можно предоставить вполне официальный документ, когда, к примеру, сотрудник опоздал на работу потому что был на приеме у врача либо присутствовал у следователя в качестве свидетеля. В таком случае работник мог просто не успеть предупредить об этом работодателя, который уже составил протокол. В таком случае нужно уточнить данный момент в объяснительной записки и нарушение не будет считаться таковым.
Но при этом важно помнить, что любая, даже самая незначительная бумага, предоставляемая вместе с объяснительной запиской, должна быть зафиксирована. То есть в объяснительной делается специальная пометка о том, какой именно документ прилагается в качестве подтверждения. По возможности также стоит уточнить регистрационный номер документа и дату его выдачи, если это официальная бумага. Обычно упоминание о подтверждающем документе может быть сделано по тексту (к примеру, отсутствие в связи с болезнью ребенка и в скобках уточнить факт предоставления справки из больницы) либо в самом конце можно выделить отдельный пункт с перечислением всех документов, которые дополнительно предоставляются.
Сама пояснительная записка не имеет какой-то строгой структуры и поэтому может заполняться в абсолютно произвольной форме. Главное при этом – указать все необходимые моменты и пункты. Отличаться бумаги будут лишь основными причинами и конечно же пояснениями по этому поводу.
При предоставлении пояснений очень важно придерживаться именно золотой середины. То есть объяснения ситуации должны быть максимально полными и развернутыми, но при этом важно также не вдаваться в личные рассуждения, домыслы и предыстории. Пояснения должны быть изложены максимально по делу.
Кроме того, в любом случае, независимо от возникшей ситуации, объяснительная записка должна быть написана исключительно деловым языком и содержать только важные факты, имеющие отношение к факту нарушения.
Обычно объяснительная записка должна быть написана непосредственно сразу же после того как было зафиксировано нарушение, но в некоторых ситуациях возможна и отсрочка. К примеру, если факт нарушения руководство обнаружило в тот момент, когда работник был в отпуске либо на больничном. Если конечно же это грубое нарушение, то работодатель имеет право в срочном порядке вызвать работника на работу и потребовать объяснений незамедлительно. Но не всегда (в случае больничного) это возможно. Кроме того, есть не грубые нарушения, которые не требуют столь принципиальных и кардинальных мер. В таком случае работник имеет полное право написать объяснительную в тот момент, когда он сможет присутствовать на рабочем месте.
То же самое отдельным пунктом выделено и в регламентировании ситуации по поводу пребывания на работе в пьяном виде. В таком случае в идеале работник пишет объяснительную сразу. Но если он это сделать не в состоянии, то его отстраняют от работы и все пояснения он предоставляет уже в тот момент, когда сможет появиться на рабочем месте. При этом данный факт работает против сотрудника, так как факт не написания пояснительной записки сразу будет зафиксирован в протоколе, что в дальнейшем может сыграть против самого работника.
В идеале предоставлять все необходимые пояснения сразу же после того как нарушение было зафиксировано руководством.
По факту объяснительные записки очень схожи между собой по манере написания, предъявляемым к ним требованиям. Отличаются они только ситуациями, по поводу которых должны предоставляться пояснения. Именно по типу возможного нарушения объяснительные можно классифицировать на 3 основные типа, которые чаще всего встречаются в работе:
Итак, образец написания объяснительной по факту будет стандартным – изменяются только обстоятельства нарушения и основные объяснения, предоставляемые по этому вопросу. В любом случае, человек имеет полное право изложить ситуацию так как он ее видит и работодатель не имеет право не принять от него объяснительную записку лишь потому, что она написана не деловым языком. При этом важно знать какие именно реквизиты должны быть указаны в документе – без их указания руководитель как раз имеет право не принять документ и заставить сотрудника переписать его в соответствии со всеми требованиями документооборота.
Если говорить о строгих требованиях к написанию документа, то они могут предъявляться лишь в том случае, если пояснительная записка предоставляется в контролирующие органы. В данном случае работник должен писать строго деловым языком с изложением по сути всех фактов и обстоятельств дела, он не имеет права отступать от сути ситуации (особенно если объяснительную записку пишет руководитель организации и предоставляет пояснения от лица всей организации). В таком случае руководитель пишет в максимально деловой форме и предоставляет дополнительно пакет документов, подтверждающих его слова. Кроме того, в таком случае опись документов указывается исключительно в конце пояснительной записки, перечисляются все документы с указанием их регистрационных номеров, а также в конце ставится печать предприятия (но это лишь в том случае, если дается ответ на официальный запрос пояснений). В других ситуациях работодатель обычно не предоставляет какую-либо документацию предприятия и ограничивается только своими личными пояснениями по данному делу.
Многие работники ошибочно полагают, что при предоставлении объяснительной записки они допускают серьезную ошибку так как таким образом они признают за собой нарушения и подтверждают за собой вину. На самом деле это вовсе не так и допущенное нарушение в любом случае должно иметь какие-либо официальные пояснения. Кроме того, если работник не предоставляет никаких документальных объяснений и это фиксируется в личном деле, то это как раз будет больше негативным моментом (как в случае пребывания в нетрезвом состоянии на рабочем месте – если работник сразу не предоставит объяснительную записку, то данный момент в обязательном порядке фиксируется в деле, где задокументировано само нарушение.
В некоторых случаях может потребоваться объяснительная одновременно от нескольких сотрудников по факту одного и того же нарушения (распитие спиртного коллективно, допущение ошибок в работе). В таком случае объяснительная пишется не одна на всех, а каждый сотрудник пишет отдельно от своего имени документ. Кстати, это является дополнительной возможностью установить истину, так как работодатель может состыковать пояснения всех сотрудников и определить, есть ли схожесть между ними.
Независимо от того, по какому факту предоставляется объяснительная записка, в обязательном порядке она пишется только вручную. Не допускается ее набор на компьютере. Кроме того, даже если бумага должна подаваться руководителем предприятия в контролирующие органы, то не допускается ее написание на фирменном бланке. Исключение составляют лишь те случаи, когда государственное учреждение направляет официальный письменный запрос с требованием предоставить разъяснения по какому-либо факту.
Наличие пояснительной записки в некоторых ситуациях - обязательное требование. Особенно если речь идет о грубых нарушениях, за которые работник был уволен. В таком случае его объяснительная записка в обязательном порядке должна быть приложена к делу. Если она отсутствует, то данное обстоятельство необходимо обязательно запротоколировать в присутствии комиссии, составившей акт, на основании которого осуществляется увольнение.
Итак, объяснительная записка является важным документом, который должен присутствовать при протоколировании каких-либо нарушений в процессе выполнения производственных обязанностей. Хотя данный документ работник и имеет право не предоставить работодателю, но все же в большинстве случаев никто не отказывается от написания бумаги, так как таким образом появляется возможность пояснить любую спорную ситуацию. Кроме того, там можно подробно уточнить и все факторы, подтверждающие правоту работника.
Именно поэтому так важно знать как правильно должен заполняться данный документ и на что стоит обратить внимание при его заполнении. Если четко понимать виды пояснительных записок и нюансы их написания, то в дальнейшем можно избежать дисциплинарных взысканий и даже увольнения. Работодателю также важно знать основные моменты в данном вопросе, чтобы знать на что обратить внимание, а также как помочь сотруднику написать документ правильно, ведь контролирующие органы при проверки могут обратить внимание и на этот момент. В таком случае объяснять спорные моменты ситуации придется уже руководителю предприятия.