Как грамотно оформить инструкцию должностного плана по профессии менеджера по продажам: какие обязанности, требования, функции, права и ответственность определить в документе

Менеджер, который занимается осуществлением продаж, является на текущий момент времени одной из самых востребованных и достаточно популярных профессий. Именно данный специалист осуществляет различные действия, которые изначально направлены на создание благополучного развития предприятия, компании или же организации. По сути, к основной задаче специалиста относится продажа услуг или же товаров, а также существенное расширение базы клиентов. Не менее важной задачей выступает не только создание, но и поддержание партнерских взаимоотношений с данными клиентами. Специалист такого формата значительное количество времени проводит в процессе личных и телефонных переговоров с различными покупателями, клиентами, партнерами.

Соответственно, становится понятно, что специалист такого формата непременно должен иметь достаточно глубокие знания специфики своей деятельности, должен обладать мобильностью и коммуникабельностью, должен изучать все нюансы работы производства, особенности товаров и реализуемых услуг. По сути, специалист должен иметь знания, которые помогут ему грамотно осуществить представление товара или услуг потенциальным покупателям. Основное направление деятельности – продать, и как можно больше, но с учетом того, что такие продажи не будут единоразовыми, а будет формироваться достаточно стабильный и значительный круг клиентов.

Суть профессии сводится к тому, что специалист обязан осуществлять все необходимые действия, чтобы произвести увеличение объемов продаж. Причем такая должность есть на любом предприятии, и она имеет существенное значение для развития. На некоторых предприятиях существует даже штат специалистов, деятельность которых направлена на расширение зоны воздействия товара или же услуг с учетом территориальных аспектов. Это значит, что руководство компании непременно должно грамотно и правильно описать весь спектр обязанностей, поставить перед специалистами правильные цели, чтобы впоследствии, получить желаемые результаты. Естественно, очень важное значение имеет образование, навыки и опыт специалистов, а это значит, что такие качества и характеристики непременно должны быть описаны в инструкции должностного формата, что позволит руководству принимать на работу специалистов, которые в действительности смогут выполнять поставленные перед ними цели.

Инструкция должностного плана по данной профессии предполагает детальное описание всех требований, которые касаются приема на работу специалистов. То есть, указывается требование по образованию, стажу, умениям, навыкам, определенным дополнительным знаниями. Например, если менеджер будет осуществлять взаимодействие с иностранными покупателями, он в обязательном порядке должен иметь знания английского языка. Кроме всего прочего, в данном документе четко отражаются основные функции и обязанности, которые берет на себя специалист, после приема на работу. По сути, таким образом, руководство ставит перед специалистом четко определенные задачи, исполнение которых и является основой спецификой профессии.

Инструкция прорабатывается сотрудниками кадрового отдела, в определенных случаях такой деятельностью занимается именно руководитель. Существуют стандартные шаблоны – образцы, использование которых позволяет получить перспективы сокращения расхода времени на составление соответствующей документации. Вам нужно просто изменить определенные пункты, и вы получите документ, всецело отражающий ваши индивидуальные требования, пожелания, и определяющий круг обязанностей специалистов.

Наличие инструкции должностного формата предполагает, что под указанные требования и подбирается специалист на вакантную должность. Если же соискатель не соответствует установленным требованиям, руководство на законном основании отказывает в приеме на работу. Также дело обстоит и уже с принятыми и трудоустроенными специалистами, если они не выполняют установленные требования по инструкции, то руководство имеет законное право на увольнение.

Образец инструкции должностного формата менеджера по продажам

Структура документа предполагает создание специализированных блоков – разделов. В каждом блоке четко определяются все данные, которые касаются требований к соискателям, обязанностям работника, полномочиям и правам, а также ответственности. Мы предлагаем ознакомиться со стандартным шаблоном документа и рекомендациями по составлению отдельных разделов:

• Общее положение. Это раздел, в который следует внести все данные, касательно требований руководства к соискателям. То есть, вы указываете желаемое образование, стаж работы, указываете на то, какими индивидуальными качествами непременно должен обладать специалист. В этом разделе также указываются данные о необходимости знаний по той или же иной законодательной базе, что позволяет определить профессионализм будущего специалиста. Также определяется необходимость указания информации о подчинении и замещении. То есть, по сути, именно тут указываются все основные – общие положения, которые имеют существенное значение при трудоустройстве и дальнейшей работе специалиста;
• Обязательства. В данном разделе следует крайне четко, детально, но в тоже время кратко и лаконично, а самое главное – однозначно, осуществить описание всех обязанностей, которые определяются данной профессией. Например, руководитель может указать на то, что специалист занимается исключительно деятельностью, направленной на осуществление продаж. А можно указать ряд дополнительных обязанностей, например, специалист должен изучать товар, осуществлять разработку проектов его продвижения с учетом особенностей и качеств, с учетом потребностей целевой аудитории. Помните о том, что чем более детально будут описаны все обязательства специалиста, тем более оптимальной будет его деятельность. Если какие-то обязательства не будут описаны в документе, руководство просто не имеет никакого права требовать их исполнения. Именно по этой причине, следует тщательно продумать данный список, с учетом всех особенностей и индивидуальных аспектов вашего производства, компании или же организации;
• Права и полномочия. Непременно нужно сказать о том, что в данном разделе содержится информация, которая напрямую касается тех полномочий, которыми вы наделяете своего сотрудника. Например, сотрудник имеет право затребовать у руководства определенные документы, финансирование, чтобы иметь возможность осуществить процесс правильного и грамотного исполнения своих прямых обязанностей. Сотрудник наделяется правом самостоятельно принимать решения и подписывать определенные документы, которые определяют возможность постоянного сотрудничества с теми или же иными компаниями. Но, такие полномочия можно и не вносить в документ, особенно в том случае, если все действия ответственного характера осуществляются исключительно руководителем;
• Ответственность. В документе определяются данные по ответственности специалиста в случае отсутствия исполнения прямых обязанностей и в случае, если исполнение обязанностей осуществлялось ненадлежащим образом, что привело к существенным материальным затратам для компании. Тут же нужно сказать о том, что сотрудник несет стандартную ответственность за нарушение закона.

Такая структура документа является оптимальной, и по сути, в своем составе она содержит все необходимые данные, которые касаются вопроса определения обязанностей должностного формата.

Требования, определенные для должности менеджера по продажам

В зависимости от развитости предприятия, а также от направления деятельности, формируется четкий список требований к соискателям. По сути, многие считают, что стать специалистом такого формата может каждый человек, который имеет должное образование. В тоже время, сразу же следует сказать о том, что для успешной реализации поставленных целей нужно иметь определенные личностные качества, которые способны помочь в процессе ведения переговоров и разработки стратегий будущих продаж. Такими качествами наделен не каждый, поэтому, найти специалиста, который в действительности сможет осуществлять все поставленные перед ним задачи будет не так и просто, как кажется изначально. В тоже время, все равно работодатель должен четко определить требования, и указать их в инструкции должностного формата:

• Наличие образования. Нередко требуется среднее специальное, но с учетом того, что соискатель в настоящий момент получает высшее образование. Обратим ваше внимание на то, что руководители отдают предпочтение образованию в сфере менеджмента, рекламного бизнеса. Наличие образования позволяет получить своеобразную уверенность в том, что потенциальный соискатель уже имеет необходимый багаж знаний, на основании которого в дальнейшем сможет правильно прорабатывать стратегию своих действий;
• В крупных компаниях в качестве обязательного требования нередко выступает необходимость предоставления данных об опыте, то есть стаже. Причем, не обязательно в сфере продаж, можно предоставить данные о работе в рекламной сфере деятельности. Впрочем, данное требование не является обязательным, особенно для тех компаний, которые только находятся в стадии своего развития;

Нередко в инструкции указывается, что существует требование, определяющее наличие навыков в сфере продаж. По сути, становится очевидно, что данный аспект указывает на наличие своеобразного опыта работы. С другой стороны, нередко работодатели указывают, что данный навык должен также сочетаться с коммуникабельностью, мобильностью и образованностью человека, а также с умением вести переговоры;

Сразу же скажем о том, что в список требований нередко вносят данные о том, что соискатель в обязательном порядке должен иметь достаточно глубокие познания и умения работать на персональном компьютере, умение использовать различные программы, которые применяются для создания отчетности или же электронных каталогов.

Это основной список требований, которые непременно должны быть определены в инструкции должностного формата. В тоже время, никто не ограничивает работодателя в формировании ряда дополнительных требований, которые могут быть основой выбора специалиста и принятия его на ответственную должность.

Например, могут быть высказаны требования о том, что специалист должен иметь водительские права определенной категории. Кроме всего прочего, на некоторых предприятиях устанавливается правило, что менеджер должен иметь личный автомобиль, который играет немаловажную роль в процессе его работы. Может быть высказано требование по наличию навыков оформления различных коммерческих документов. Например, на многих предприятиях полномочия менеджера по продажам достаточно значительные, именно по этой причине, требуется умение самостоятельно составлять договора, счета-фактуры, накладные и пр.

Также хотелось бы обратить ваше внимание на то, что кроме основных требований, которые по сути, касаются профессиональных качеств, руководство нередко указывает на то, что специалист должен обладать приятной внешностью и быть весьма общительным. Так как данные факторы имеют существенное значение в процессе работы с потенциальными клиентами и покупателями.

Основной список функций менеджера, осуществляющего продажи

Как вы понимаете, список функций также напрямую зависит от того какую деятельность осуществляет предприятие, а также от проработанных стратегий развития. На основании четко поставленных функций, в дальнейшем можно будет правильно и грамотно определить все обязанности, которые должны исполнять специалисты в процессе реализации своей профессиональной деятельности. К основным функциям принято относить:

• Проведение анализа текущего состояния актуальности товаров. То есть, специалист анализирует уровень продаж, оценивает возможности и перспективы развития, рассматривает территории отсутствия распространения товара. И на основании полученной информации осуществляется проработка плана действий, который направлен в первую очередь на существенное повышение уровня получаемого дохода;
• Осуществляется процесс выбора мероприятий, которые смогли бы стать неоспоримой основой привлечения внимания клиентов. Причем выбираются мероприятия стандартного характера, которые не требуют существенных расходов. Например, специалист, на основании произведенного анализа прорабатывает тактику выкладки товара в торговых залах, с целью получения еще более значительной актуальности среди потенциальных клиентов;
• Устанавливается необходимость осуществлять основную деятельность в сфере расширения клиентской базы. Профессионал осуществляет процесс встречи с различными представителями компаний и организаций, презентует свой товар, предлагает варианты сотрудничества, осуществляет подписание договорных отношений;
• Очень важным моментом работы специалиста считается проведение различных презентаций и тренингов, которые позволяют ознакомить персонал магазинов, супермаркетов или же специализированных центров с методиками общения с клиентом. Такие действия производятся, чтобы существенно повышать актуальность товаров или же услуг, на основании раскрытия преимуществ и достоинств предложения;
• Менеджер осуществляет проработку планов, которые касаются возможности участия в своеобразных выставках товара, с целью максимально грамотного представления своего предложения с учетом его актуальных потребительских свойств и качеств.

Вот основные функции, которые имеют существенное значение в процессе определения обязанностей, которые возникают по данной должности. Как правило, функции не указываются в инструкции, но на их основании составляется полноценный список тех обязательств, которые берет на себя специалист после подписания соглашения трудового характера.

Основные обязанности специалиста

Вполне очевидным является тот факт, что обязанности определяются исключительно особенностями предприятия и его направлением деятельности. В тоже время, есть ряд обязательств, которые должен исполнять каждый менеджер, который занимается продажами. Стандартный список выглядит так:

• Специалист данного формата обязан осуществлять процесс увеличения продаж в четко определенном секторе. Как правило, в крупных компаниях формируется необходимость разделения территории на сектора, после чего, на каждый сектор устанавливается свой менеджер;
• Если речь идет о менеджере, который осуществляет руководство отделением, то в данном случае, перед ним ставится цель общего увеличения продаж. При этом, специалист берет на себя обязательства по контролю за деятельностью остальных специалистов, которые работают в его отделе. Осуществление руководящей деятельности в данном случае также является обязательством специалиста. Он осуществляет проработку требований к соискателям, осуществляет контроль выполнения поставленных задач, производит определенные тренинги, мотивирует, в определенных случаях премирует своих сотрудников, с целью получения максимальной эффективности их деятельности;
• Также специалисты по продажам осуществляют все действия, которые направлены на привлечение новых клиентов. В обязательном порядке производится процесс активного поиска тех клиентов, которые смогли бы осуществлять закупку товаров или же услуг. После чего, специалисты осуществляют процесс ведения переговоров и в рамках своих полномочий предоставляют условия сотрудничества, скидки, возможность приобретения товаров по акции. На основании договоренности составляются типовые договора, которые могут быть заключены сразу же после составления менеджером;
• С клиентами, которые уже работают с компанией, менеджер постоянно обязан поддерживать контакты, при этом, в обязательном порядке осуществляется деятельность, которая касается непосредственно вопроса активизации клиентов к новым закупкам. В рамках своих полномочий специалист может предоставлять уже постоянным клиентам определенные скидки. Презентовать новые товары, встречаться для проведения компании по предоставлению новых преимуществ уже используемых товаров и пр. То есть, осуществляются все необходимые действия для того, чтобы клиент осуществлял постоянные закупки у компании, и не переходил к конкурентам;
• В процессе осуществления своей деятельности специалисты по продажам обязательно осуществляют процедуру ведения отчетности. Во-первых, фиксируются все взаимодействия с теми клиентами, которые считаются постоянными и формируется отчетность о проведенной работе по презентации новых товаров, по предоставлению условий выгодных оптовых приобретений и пр. Во-вторых, осуществляется предоставление отчетности о проведенной работе, которая касается в первую очередь поиска новых клиентов и заключения с ними договоров. Обязательно осуществляется предоставление исследовательских данных, которые определяют увеличение или же снижение уровня продаж в четко установленном сегменте;
• Осуществлять процесс исследования действий конкурентов, их товаров, услуг или же преимуществ, которые они предоставляют, с целью разработки собственной стратегии увеличения продаж, которая была бы более привлекательной и интересной для потенциальных клиентов;
• Осуществляется изучение и анализ целевой аудитории, чтобы осуществить проработку планов, которые смогли бы стать основой весьма интенсивного увеличения объема продаж, с учетом тех потребностей, которые сформированы обществом;
• Специалист обязан производить своеобразное консультирование магазинов или же супермаркетов по особенностям грамотной выкладки товаров, о технических параметрах товаров или же услуг, по ассортименту, качеству и особенностям товаров;
• Менеджер осуществляет взаимодействие с руководством, предоставляя ему информацию, на основании которой могут быть составлены новые планы по развитию предприятия, а также новые проекты популяризации предложений.

Таким образом, мы видим, что список обязательств специалистов данного формата может быть весьма внушительным. Самое главное, чтобы в процессе их составления были учтены все нюансы работы предприятия, а также необходимость развития в сфере продаж. Только тогда, перед специалистом будут выстроены грамотные цели, исполнение которых сможет стать неоспоримой основой продвижения предлагаемых услуг или же товаров.

Важные моменты составления документации

Составление документа не определено трудовым законодательством, тем не менее, есть масса иных нормативных актов, в которых определяются важные моменты составления документации такого характера. Письма из Роструда позволяют четко определить структуру документа, а также узнать о наличии справочника квалификационного типа, в который внесены определенные должности и описаны обязательства, которые выполняют специалисты того или же иного формата. Соответственно, опираясь на данные документы, вы непременно сможете получить нужную законодательную базу по вопросу составления инструкции.

В тоже время, следует отметить, что в настоящий момент вы можете воспользоваться стандартными вариантами образцов документов, чтобы без лишних сложностей и проблем составить собственную инструкцию. Фактически, вы получите структуру, и описание определенных нюансов, которые можно немного видоизменить, что позволит вам получить описание идеальной должности именно на вашем конкретном предприятии или же на вашей фирме. В процессе составления документа старайтесь придерживаться официально-делового стиля, все описания делайте грамотными и лаконичными, но в тоже время, старайтесь избегать неоднозначного толкования. Так, вы сможете составить инструкцию, которая станет основой профессиональной деятельности менеджера по продажам. О данной профессии также рекомендуем вам просмотреть видео.