Иногда административная роль может быть в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге. Секретари и администраторы играют вспомогательную роль в организациях, где они работают, чтобы выполнять различные административные задачи. Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, которые делают ее работоспособной. Название должности «администратор» и «секретарь» можно использовать взаимозаменяемо, чтобы описать одну и ту же роль, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем для личного помощника или помощника руководителя.
Секретарь или администратор предоставляет как административную, так и административную поддержку профессионалам, либо как часть команды, либо индивидуально. Они участвуют в координации и осуществлении служебных процедур и часто несут ответственность за конкретные проекты и задачи. В некоторых случаях они могут контролировать работу младшего персонала. Обязанности секретаря или административного помощника зависят от отрасли или работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих мест.
В качестве секретаря человек возьмет на себя ответственность за административную поддержку, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Он будет помогать коллегам и руководителям, поддерживая их при планировании и распространении информации. В ходе карьеры, как и в другие времена жизни, его могут попросить принять протокол собрания. Могут даже попросить взять на себя официальную роль секретаря для группы или организации, будь то добровольная или оплачиваемая. В этом качестве важно, чтобы он мог принимать четкие и точные примечания, поскольку роль секретаря заключается прежде всего в создании официального отчета о встрече. Роль секретаря в какой-либо официальной группе - быть хранителем процесса встреч. Как правило, это лицо, которое организует собрания, включая годовые, и ведет официальные отчеты о процессе и решениях группы: протоколы собрания. Это может включать в себя ведение учета корреспонденции.
Он станет точкой отсчета для всех запросов или проблем и будет неотъемлемой частью рабочей силы компании. Основная задача секретаря - поддерживать менеджеров в организации. Каждое рабочее место отличается - некоторые из них достаточно сложны или заняты настолько, что каждый человек в команде управления имеет личную секретаршу. В других случаях один секретарь может поддерживать нескольких старших менеджеров, в то время, как только главный исполнительный директор имеет личную секретаршу.
Ваша роль административного секретаря может включать работу с менеджерами, руководителями и другим персоналом в офисе. Быть помощником врача или юриста является более специализированным и может потребовать дополнительной подготовки.
Административный секретарь, обычно известный как помощник администратора, работает в одной из трех областей: общий бизнес, юридическая профессия или медицинское поле. В общей офисной среде обязанности обычно состоят из ввода данных, обработки текстов, управления офисами, подготовки и подачи документов, создания презентаций и выполнения основных задач бухгалтерского учета. В качестве помощника по медицинским вопросам нужно работать в офисах врачей, клиниках и больницах. Помимо общих служебных обязанностей, задачи в этой области обычно включают в себя управление медицинской записью, медицинское кодирование и страховой биллинг. Обязанности помощника по административным вопросам в правовой сфере включают общие служебные практики, а также подготовку юридических документов и юридические исследования.
Административная роль иногда может быть способом в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и средства массовой информации, начинают играть административную роль и «работают на своем пути». Аналогичным образом, студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через агентство по набору персонала во время каникул или после окончания.
Однако, если специализироваться на административной роли, продвижение по службе может происходить от более старших административных должностей; то, что они точно будут отличаться в зависимости от организации. В некоторых случаях можно стать старшим администратором или руководителем группы; в других - личным или исполнительным помощником; в еще большем, офисным менеджером. Также секретарю и административному персоналу не известно специализироваться на работе в организациях в конкретных секторах: например, фармацевтических препаратов или законов. Основные обязанности секретаря:
Хотя конкретные обязанности по работе варьируются от одной организации и специальности к другой, все секретари должны иметь возможность выполнять задачи, которые помогают организации работать эффективно. Некоторые секретари могут покупать расходные материалы, управлять корпоративными библиотеками или создавать презентации, отчеты или документы. Исполнительный секретарь может проводить исследования, вести переговоры с поставщиками или руководить другими канцелярскими сотрудниками. У юридических секретарей могут быть специальные задачи, такие как подготовка сообщений, жалоб, ходатайств, ответов и повесток. Медицинские секретари могут расшифровать диктовку о историях пациентов или медицинских жалобах, организовать госпитализацию пациентов или взаимодействие со страховыми компаниями.
Все секретари выполняют некоторые подобные задачи, многие из которых связаны с управлением информацией. Секретарь управляет бумажными и электронными системами подачи, обрабатывает, направляет почту и управляет различными офисными машинами, такими как компьютеры, телефоны, факсимильные аппараты, оборудование для проведения видеоконференций. Некоторые секретари берут диктовку и создают отчеты или письма, а другие пересматривают черновики, написанные менеджерами. Секретари должны обладать отличными навыками правописания и грамматики, должны набирать быстро и точно и быть квалифицированными в обслуживании клиентов. Многие секретари используют множество компьютерных программ, таких как базы данных, электронные таблицы или графики.
Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе. Например, в кабинете врача секретарь вытягивает файл каждого пациента во время назначения медсестры или врача. Она заменяет его, когда назначение закончено. Сохранение файлов в алфавитном порядке и использование локальной системы регистрации для удобства хранения и поиска - это ключи к успешной организации файлов.
Секретари - это общая связь для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они получают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества, а также отвечают на вопросы или пересылают вызовы. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщать информацию клиентам, планировать встречи или следить за запросами. Записки с менеджером, подготовка памятки или письма, а также проверка почты - это обычные письменные корреспонденции.
Секретарям часто поручается копирование документов для рассылки или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять документы от компании или клиентам и получать входящие факсы для передачи соответствующему лицу. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц, документов и передачи их сотрудникам или клиентам. Корректировка документов до их отправки из офиса - это еще одна обязанность.
Особенно в небольших офисах, секретарю может быть предложено выполнять обычные канцелярские задания и поручения, чтобы помочь другим. Это может включать отмену или перепланирование контрактов, заказ канцелярских принадлежностей, заметок на собраниях и получение напитков для руководителя и гостей.
В общих служебных положениях секретари обычно помогают новым сотрудникам и посетителям находить дорогу. Это включает в себя обращение посетителей к людям, которых они встретили, и показ новых сотрудников, где они отправятся в свой первый день. В целом, секретарша проектирует образ бизнеса, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.
Секретарь некоммерческой организации играет решающую роль в содействии коммуникации и обеспечении надлежащего управления и использования важных организационных записей. Как правило, уставы организации устанавливают обязанности секретаря, однако обязанности могут время от времени меняться, которые могут быть назначены советом.
Секретарь будет наиболее полезен для организации, когда его или ее роль будет соответствовать уникальной структуре и потребностям организации, а не заполнению стандартного описания работы.
Как правило, секретарь должен быть подготовлен для решения следующих вопросов:
Позиция секретаря имеет широкие обязанности, требующие гораздо большего, чем просто присутствовать на всех заседаниях совета. Эти обязанности, вероятно, будут увеличиваться, если у корпорации есть структура членства в голосовании, которая требует дополнительных процедур уведомления и голосования.
Огромный круг организаций в государственном и частном секторах используют секретарей и администраторов.
Рабочие места обычно можно найти на досках рабочих мест, непосредственно через веб-сайты работодателя, через агентства по набору персонала и в печатных или онлайн версиях национальных газет.
Рабочая неделя обычно составляет от 35 до 40 часов, причем рабочий день обычно находится где-то между 8 и 18 часами. Перерывы в работе возможны, если навыки, особенно ИТ, поддерживаются. Поскольку административная работа настолько разнообразна, занятость можно найти практически во всех секторах, в том числе:
Характер и разнообразие работы будут варьироваться в зависимости от размера бизнеса. Крупные организации могут обеспечить более рутинную работу, но могут предложить больше возможностей для продвижения и опыта работы в других отделах. Некоторые малые предприятия могут ожидать выполнения традиционной административной функции, но другие могут дать дополнительную ответственность, если у них будет только небольшой штат.
Формальная академическая квалификация не всегда необходима, хотя некоторые работодатели это требуют. Небольшое меньшинство может потребовать получения степени, и в этом случае степень английского языка, бизнеса, информационных технологий или информатики может быть полезной. Большинство работодателей требуют, чтобы заявители имели офисный или административный опыт работы. Соответствующий опыт может быть получен путем установления контактов через агентства по подбору персонала. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе. Некоторые организации запрашивают возможность вводить определенное количество слов в минуту или иметь опыт в аутопинге. Курсы для секретарей доступны в Интернете или в колледжах дополнительного образования. Для этой роли требуются различные уровни квалификации, в зависимости от работодателя и сектора. Некоторые из них могут быть больше связаны с предшествующим опытом и навыками, тогда как другие могут нуждаться в формальной квалификации.
Существуют специальные курсы для выпускников, которые часто проводятся в частных колледжах. Специальная секретарская подготовка полезна для вступления в юридические или медицинские роли. Выпускник средней школы может получить должность секретаря начального уровня, хотя дополнительное образование часто считается плюсом для работодателей. Программы профессионального образования, колледжи и профессионально-технические училища предлагают множество основных навыков в области управления, компьютерной и английской грамматики, необходимых секретарю. В некоторых отраслях желательно или требуется свободное владение вторым языком. Юридическим секретарям может потребоваться специальная подготовка или сертификация, а секретари, работающие в сфере здравоохранения, нуждаются в знаниях в области медицинской терминологии или практики выставления счетов.
Профессиональная сертификация доступна для административных помощников через различные организации. Одним из таких сертификатов является сертифицированный административный специалист, который предлагает Международная ассоциация административных. Сертификация обычно требует завершения аккредитованной программы обучения, опыта работы в качестве помощника администратора и прохождения сертификационного экзамена.
Соответствующий опыт часто более ценится, чем квалификация секретаря, хотя для ИТ-специалистов и навыков набора текста (как правило, требуется минимум 45 слов в минуту) всегда будет необходимым требование. Работодатели ценят опыт и зрелые отношения в этой области работы, поэтому зрелая запись и установленная история работы, вероятно, будут полезны для более старших должностей. В этой области есть много возможностей, поэтому можно найти конкуренцию. Однако некоторые компании и сферы занятости могут требовать определенные навыки:
По словам Бюро статистики труда имеющиеся должности для помощника по административным вопросам должны расти, отчасти из-за нынешних работников, покидающих эту конкретную область. Занятость секретарей и административных помощников может увеличиться на 3% в период между 2014 и 2024 годами. Некоторые отрасли промышленности, такие как медицинская отрасль, должны обеспечивать возможности для новой занятости, что увеличивает потребность в административных помощниках. Поскольку технология будет продолжать расти, те, кто умеет использовать компьютер и программное обеспечение, могут найти больше возможностей для трудоустройства. Для участия в более специализированных областях, таких как юридическая или медицинская секретарская работа, может потребоваться дополнительная квалификация. Ряд необходимых ИТ-навыков будет зависеть от конкретной роли, но можно пройти обучение в Microsoft PowerPoint, Excel, Access, статистических пакетах или веб-разработке и дизайне.
Можно развивать свою карьеру несколькими способами. Можно специализироваться в одной отрасли или области, например, в юридической или медицинской секретарской работе; стать личным помощником директора компании или другого старшего менеджера.
Если есть языковые навыки, можно решить, перейти ли к более специализированной роли, такой как двуязычный секретарь. Можно использовать свои организационные навыки в качестве офисного менеджера или секретаря команды, координируя работу других в рамках отдела или организации.
В некоторых организациях, таких как благотворительность и собственность, можно продвигаться по внутренним вакансиям и возможностям или, возможно, переходить в другие сферы деятельности компании, такие как продажи, маркетинг. Поэтому работа с администрацией в интересующем секторе может предложить большой потенциал с точки зрения будущих карьерных перспектив. Чтобы расширить возможности для развития карьеры, можно присоединиться к профессиональному органу, например, Институту профессиональных администраторов. Кроме того, можно развить другие конкретные навыки для определенной должности. Например, можно использовать свои стенографические навыки, чтобы стать стенографическим репортером, присутствовать на судебных слушаниях и делать записи об итогах.