Как составить инструкцию должностного типа на водителя экспедитора: какие требования, функции и обязанности возложены на специалиста + изучение образца документа и основных правил составления
Специалист данного формата осуществляет комплекс действий. Он следит за осуществлением процесса погрузки-разгрузки товаров, осуществляет доставку определенных товаров в различные точки, формирует определенную документацию отчетного характера. В определенных случаях водитель-экспедитор осуществляет только доставку грузов, в иных формируется необходимость осуществления погрузочно-разгрузочных работ. В процессе исполнения поставленных задач, специалист обязан также обеспечивать сохранность транспорта и поддержание его в надлежащем состоянии, и осуществляет действия, направленные на сохранность грузов. Кроме всего прочего, в определенных ситуациях данный специалист должен самостоятельно прорабатывать маршруты, с учетом определенных нюансов дорог и пунктов доставки, с целью получения существенной экономии времени и средств на осуществление поставленных задач.
Работа экспедитором-водителем имеет массу нюансов, и можно с уверенностью сказать, что на разных предприятиях устанавливаются различные обязательства и полномочия у таких специалистов. Основой для описания всех задач, которые должен будет выполнять экспедитор-водитель, является инструкция трудового порядка. Именно в данном документе отражаются все данные, которые руководство предъявляет по отношению к выбору кандидата на должность, отражаются функции и основные обязательства, а также осуществляется указание на полномочия и ответственность. Структура документа формирует различные разделы, каждый из которых раскрывает суть своего вопроса.
Сегодня, при составлении документа можно использовать стандартные шаблоны, которые модернизируются и в определенном смысле изменяются, с учетом всех требований по должности на том или же ином предприятии. Обратите внимание на то, что описания обязательств непременно должны быть сделаны детально, четко и точно. Только тогда не будет возникать никаких дополнительных вопросов и спорных ситуаций. Документ на крупных предприятиях оформляется для каждой должности в отдельности. При этом обратите внимание на то, что оформляется он не на каждого сотрудника, а именно на должность.
Оформлением занимается специалист кадрового отдела, реже – руководитель предприятия. В данном случае, руководитель должен утвердить документ, после чего, он под роспись предоставляется работнику. Таким образом, руководство снижает уровень затраты времени на осуществление определенных действий по постановке задач перед специалистом, а также на осуществление ознакомлений с должностными обязанностями. Соответственно, становится понятно, что сама по себе инструкция имеет важное значение, так как она позволяет четко определить те действия и обязательства, которые импонируют профессии, а также четко устанавливает определенные ограничения полномочий и пр.
Экспедитор-водитель может выступать в роли специалиста по доставке грузов и контролю их принятия. В определенных случаях, такой специалист дополнительно осуществляет составление и заполнение сопроводительных документов и даже принимает последующие заказы от клиентов. Вполне очевидно, что крайне важно точно и четко описать все нюансы, которые касаются обязанностей должностного характера, ведь если какие-то обязанности не будут указаны в документе, то специалист смело может отказаться от их исполнения.
В инструкцию нужно внести детализированное описание всех требований, которые определяет руководство по отношению к должности. Требования на разных предприятиях являются разными, тем не менее, состав раздела (общее положение) в документе является однотипным. Следует указать образование, навыки, стаж, знания и умения, наличие которых позволяет соискателю претендовать на получение места экспедитора-водителя.
Как вы понимаете, при приеме на работу специалиста, нужно произвести своеобразное собеседование. Руководитель определяет основные характеристики, которые могут стать основой для поиска специалиста нужного формата. Соискатели обязаны соответствовать установленным требованиям, только тогда они могут претендовать на получение ответственной должности. При этом, вы должны учитывать, что грамотное оформление документации в виде инструкции, в частности, описание требований к соискателям – основа защиты интересов компании от негативных исков за необоснованный отказ в принятии на работу. В трудовом кодексе нашей страны четко определяется, что руководство предприятий и компаний не имеет права отказывать соискателям в приеме на работу в том случае, если он импонирует установленным требованиям должности. Но, если какие-то несоответствия все же есть, отказ будет считаться обоснованным. Соответственно, вам нужно крайне внимательно продумать и прописать все нюансы требований к профессии. Чаще всего, в описании требований используют такие данные:
Наличие водительских прав четко определенной категории. Вполне очевидным является тот факт, что на разных компаниях используются разные машины, на основании чего формируется требование по наличию водительского удостоверения четко определенной категории. Например, если человек будет осуществлять процесс развоза минимального количества товаров незначительных габаритов, то предоставляется транспорт легкового формата, значит, водитель должен иметь право управлять таким транспортом. В стандартном формате водителю нужно будет предоставить документы, определяющие умение управлять грузовым автотранспортом;
Устанавливается такое понятие, как наличие опыта. В данной сфере деятельности очень важно, чтобы водитель имел опыт безаварийного вождения. Ведь наличие такого опыта формирует его умение правильно выбирать маршрут и исключать определенные негативные моменты в процессе доставки грузов;
В качестве дополнительных условий нередко выдвигается наличие среднего специального или же высшего образования, причем без указания профиля. По сути, руководители считают, что наличие любого образования способствует формированию определенных умений, знаний и навыков, которые потребуются в процессе исполнения профессиональных обязанностей;
В определенных случаях может быть указано требование по знанию местности, где специалисту придется работать. Но, сразу же скажем о том, что такое требование не является обязательным, особенно в том случае, если специалисту придется осуществлять доставку грузов на весьма значительные расстояния;
Определяется необходимость иметь опыт в оформлении документации транспортного порядка. По сути, существует масса различных вариантов документов, которые должен уметь заполнять и вести данный специалист. В тоже время, нередко руководство не устанавливает такого требования, а обучение по вопросу составления документации производится непосредственно после приема на работу;
Также специалист должен иметь определенные познания в устройстве автомобиля, так как в определенных случаях ему придется осуществлять обслуживание и ремонт;
В дополнение ко всему может быть указано требование о наличии медицинской справки, которая свидетельствует о нормальном состоянии психики и зрения соискателя.
Сразу же обратим ваше внимание на то, что некоторые компании принимают специалистов исключительно при наличии личного автомобиля. Но, такие должности, как правило, не пользуются спросом, так как наличие автомобиля грузового формата позволяет собственнику исключить трудоустройство на таких должностях. Поэтому, чаще всего автомобиль предоставляется непосредственно на предприятии. Если же перевозки будут международного формата, то в инструкции трудового формата могут быть указаны данные, которые определяют необходимость знания иностранных языков.
Функции водителя экспедитора в инструкции должностного формата
Лучше всего первоначально составить своеобразный список функций, которые будут отражать основные обязательства специалиста. Уже на основании данного списка можно будет сделать описание раздела с должностными обязанностями, где все нюансы можно расписать до мелочей и деталей. Сегодня чаще всего, данной профессии определяются такие основные функции:
Специалист обязан осуществлять процесс перевозки грузов. При этом, естественно определяется, что маршрут может быть разработан руководством, а также может быть установлено полномочие водителя самостоятельно осуществлять такие действия. Сам груз, определяется потребностями производства, как и пункт отгрузочных работ и доставки. В инструкцию можно внести также указание на то, какими именно автомобилями осуществляются процедуры перевозки, но чаще всего данная информация не имеет обязательного характера, и не вносится в документ;
Устанавливается функция осуществления погрузочно-разгрузочных работ. Тут сразу же возникает несколько нюансов. Все работы может осуществлять сам экспедитор, и тогда непременно нужно будет в документе отразить данный факт. С другой стороны, на крупных предприятиях погрузка осуществляется иными сотрудниками, как и разгрузочные работы по месту доставки. Данная информация также должна быть отражена в инструкции;
Одной из основных функций специалиста является ведение транспортной документации. Речь идет о том, что специалист в обязательном порядке осуществляет заполнение документации, которая касается непосредственно его прямых обязанностей. Например, составляются документы на товар, осуществляется процесс составления документации на выполнение того или же иного маршрута и пр. На многих предприятиях специалист получает готовые документы и только ставит роспись. Получает также товарные накладные, на которые должны впоследствии быть проставлены росписи тех специалистов, которые осуществляли прием товара;
К функциям нужно будет также отнести нюансы контроля состояния автомобиля. То есть, специалист самостоятельно осуществляет осмотр автомобиля, обращается к руководству с отчетом, в случае необходимости проведения определенных ремонтно-восстановительных работ, осуществляет процесс заправки, использует все необходимые расходные материалы и пр.
Вполне очевидным является тот факт, что список функций, которыми наделяется данная должность, может быть еще более значительным. Все зависит от того, какие требования сформированы на предприятии. Например, если будут осуществляться перевозки за рубеж, то рационально будет в список функций внести данные, которые касаются обязанностей специалиста осуществлять все действия по прохождению таможни и заполнения соответствующих документов. В случае, если специалист будет самостоятельно осуществлять отгрузку товара, то данные условия также должны быть прописаны в документе, иначе работник просто может отказаться их выполнять, что поставит компанию в крайне затруднительное положение.
Основной список обязанностей должностного порядка
При составлении инструкции следует крайне детально описать все обязанности специалиста. Таким образом, после получения документа на руки, экспедитор-водитель самостоятельно сможет определить, какие именно действия он должен совершать, чтобы соответствовать установленной должности. Сразу же скажем о том, что список обязательств должен быть составлен крайне детально и грамотно, чтобы не возникало двоякого толкования тех или же иных понятий. Только такой подход обеспечит вас возможностью быстро ознакомить специалиста со всеми обязанностями, которые он берет на себя в процессе составления договора трудового типа, а также именно на основании инструкции, руководство сможет четко поставить цели, которые импонируют данной должности. Мы рекомендуем вам указать такой список обязательств:
В процессе исполнения взятых на себя обязательств сотрудник должен обеспечить все действия, которые касаются сохранности грузов. Соответственно, сразу же становится понятно, что нет возможности осуществлять стоянки на опасных местах, есть необходимость контролировать закрытость автомобиля, так как сотрудник несет ответственность за сохранность предоставленного ему товара;
Также формируется необходимость осуществить процесс обеспечения сохранности самого автомобиля. В данной ситуации речь идет о том, что специалист берет на себя обязательства контролировать состояние автомобиля, осуществлять процесс его обслуживания, в случае необходимости подавать заявление на ремонт. При возникновении поломок в процессе осуществления доставки грузов, специалист осуществляет все необходимые действия, направленные на осуществление мобильного ремонта;
Специалист обеспечивает осуществление погрузки и разгрузки автомобиля. Такие условия устанавливаются в том случае, если все действия проводятся данным специалистом. Если же устанавливается, что такие работы осуществляются иными работниками, то в инструкции следует указать на то, что специалист реализует процесс контроля всех этапов погрузочно-разгрузочных работ;
Рекомендуется также указать на то, что специалист берет на себя обязательства по прохождению медицинской комиссии. Сразу же скажем о том, что прохождение должно быть своевременным, и должно соответствовать установленному графику на предприятии. В случае нарушения установленных норм, руководство имеет право осуществить увольнение специалиста, так как при отсутствии медицинских документов специалист теряет право на осуществление действий по выполнению своих прямых обязательств;
Сотрудник несет на себе ответственность осуществлять систематические работы, связанные с прохождением технического осмотра автомобиля. А значит, становится понятно, что существует дополнительный график, на основании которого производятся все необходимые работы, которые касаются именно вопроса технического осмотра авто. Специалист должен самостоятельно курировать и контролировать данный процесс, чтобы предотвратить возможность возникновения негативных последствий;
Формируются также обязательства осуществлять ведение путевых листов и дополнительной документации. Руководство в своих требованиях к соискателям может указать на то, что принимаются на работу исключительно граждане, которые уже имеют нужный уровень опыта и знаний в данной сфере. В других случаях, процесс обучения по составлению документации производится непосредственно на предприятии;
В списке обязательств, которые берет на себя сотрудник при трудоустройстве, можно также указать необходимость соблюдения установленных норм и правил по созданию оптимальных условий для хранения и перевозки вверенных грузов. Также может быть установлено требование, которое определяет необходимость соблюдения требований по гигиеническому состоянию автомобиля.
Как составить документ: образец инструкции
Чаще всего при составлении инструкции стараются использовать шаблонные варианты, что позволяет минимизировать расход времени на проведение таких действий. По сути, шаблоны или же образцы позволяют получить точные данные о структуре строения документа, также формируется возможность грамотно определить важные нюансы по описываемой должности и дать более детальное толкование в том или же ином случае. Структура документа является такой:
Первый раздел – общее положение. В данном разделе нужно в обязательном порядке указать все требования. То есть, вы описываете уровень образования, умений, навыков, знаний и стажа специалиста, который может быть принят на работу. Тут следует быть крайне внимательными, чтобы описание в действительности было четким, кратким, лаконичным, но в тоже время детализированным. После чего, обязательно нужно будет указать все данные, которые касаются подчинения, указать особенности замены должности и пр. Также рекомендуется в данном разделе указать на те нормативные базы, которыми должен владеть специалист. Помните о том, что описание должно быть однозначным и четким, тогда, в будущем, не будет возникать никаких сложностей или же проблем со специалистами;
Второй раздел – описание обязательств должностного плана. Как вы понимаете, именно в данном разделе нужно крайне детально описать те обязательства, которые формируются в случае принятия на работу специалиста. Приблизительный список обязательств вы уже знаете, вам остается только более детально проработать их с учетом особенностей работы вашего производства. Помните о том, что грамотно составленный список обязанностей специалиста – основа его профессионального выполнения поставленных целей. А это значит, что над созданием раздела придется потрудиться;
Третий раздел в своем составе содержит описание прав и полномочий. Сразу же нужно сказать о том, что составление раздела является обязательным элементом, так как по сути, вы должны будете четко описать и раскрыть все нюансы полномочий, которыми специалист наделяется на вашем предприятии. Например, можете указать, что для выполнения должностных обязанностей специалист получает автомобиль, и имеет право осуществлять его обслуживание, ремонт, восстановительные работы. Также вы можете указать на возможность затребовать у руководства средства, чтобы осуществлять процесс восстановления нормальной работоспособности автомобиля;
В четвертом разделе указываются все нюансы ответственности. Сразу же скажем вам о том, что крайне важно, чтобы вы четко дали понять работнику, что его должность предполагает формирование определенной ответственности по тому или же иному направлению. Обязательно укажите на то, что сотрудник несет ответственность материального плана, и в случае, если будут осуществлены какие-то действия, которые могут иметь негативные последствия материального плана, возмещение такого ущерба может быть возложено на специалиста.
Как видите, структура документа достаточно простая. Вам остается только составить список функций, обязательств, прав и ответственности, которые будут сформированы на вашем предприятии, с учетом всех особенностей должностной деятельности специалиста.
Важные моменты и нюансы составления документа
Составление документа осуществляется специалистами кадрового отдела или же руководством. Очень важным моментом является то, что в документ следует внести все необходимые данные, касательно обязательств. Помните о том, что если какие-то данные не указаны в документе, то требовать исполнения тех или же иных обязательств, которые в нем не прописаны, вы не имеете права. Например, вы укажите на то, что сотрудник осуществляет процесс контроля за погрузкой и разгрузкой товара, тем не менее, на вашем предприятии установлено, что такие работы выполняет данный специалист. Но, по сути, вы не сможете потребовать, чтобы он самостоятельно осуществлял погрузку и разгрузку, так как данный факт не отображен в инструкции должностного плана.
Помните также о том, что инструкция составляется в двух экземплярах. Один остается на руках у руководителя, второй – предоставляется работнику, исключительно под роспись. Таким образом, руководство исключает существенный расход времени на проведение процесса ознакомления специалиста с основными его обязательствами, так как они указаны в документе, который работник прекрасно может изучить самостоятельно.
Скажем также несколько слов о том, что крайне важно четко определить все требования к соискателям. Если на вашем предприятии устанавливаются особые условия по данной должности, например, специалист осуществляет транспортировку товаров за рубеж, то нужно в требованиях указать знание соответствующего языка, а также определить умение осуществлять процесс таможенного осмотра и составления соответствующей документации. Так, вы предотвратите многочисленные негативные аспекты, которые могут возникать в процессе приема на работу экспедитора-водителя. Рекомендуем также посмотреть видео о данной профессии.
