Секретарь-референт – универсальная профессия, которая определяет выполнение различных обязанностей, направленных на оказание максимальной помощи руководству предприятия или же отделения. По сути, именно специалист данного формата обладает обязанностями организации административной и управленческой деятельности. Профессионал выполняет все необходимые работы, которые напрямую связаны с осуществлением процессов оформления деловых документов и бумаг, осуществляет помощь начальнику в делах, по распределению приема, предоставлению тех или же иных документов, образцов, корреспонденции, осуществляет прием документов и их регистрацию. По сути, секретарь осуществляет многочисленные организационные вопросы, что формирует сокращение расхода времени руководителя на осуществление мелких, но в тоже время важных дел.
Саму должность можно считать представительской, так как секретарь встречает гостей, отвечает на многочисленные письма и звонки, считается своеобразным лицом компании. Такая работа требует весьма значительной организованности, собранности, а также коммуникабельности. По этой причине, выбор специалиста на такую должность является достаточно серьезным. Сама же профессия может сулить серьезные перспективы развития. Так указывают многие руководители, так как по сути, специалист, способный выполнять все поставленные перед ним цели, непременно будет ценимым и востребованным в компании.
Вполне очевидно, что руководитель, в процессе поиска помощника в виде секретаря, должен четко сформировать список требований. То есть, установить, кто именно может претендовать на данную должность, и какими уникальными качествами, знаниями и навыками специалист должен обладать. Нередко выдвигается требование, которое определяет наличие существенного стажа. В тоже время, сегодня руководители стараются отдавать предпочтение молодым специалистам даже без опыта, так как они более склонны к обучаемости, что позволяет «создать» специалиста под индивидуальные особенности работы предприятия.
Все данные, которые касаются требований к соискателям, а также к поставленным целям и задачам в виде обязанностей специалиста, непременно должны быть отражены в специализированной инструкции должностного формата. Данный документ составляется сотрудниками кадрового отдела, в маленьких компаниях инструкции нередко разрабатывает сам директор. Таким образом, составляется детальное описание всех нужных качеств, а также формируется указание на цели, которые возникают перед специалистом после трудоустройства.
Составить инструкцию можно на основании применения специализированных образцов, которые сегодня без особых сложностей можно найти в сети. Кроме всего прочего, вы можете максимально оптимизировать все описания данного документа под свои индивидуальные требования, что позволит вам получить идеальный документ, четко описывающий те данные, которые импонируют профессиональным качествам специалиста, а также тем данным, которые определяют структуру деятельности секретаря в дальнейшем.
В документе следует придерживаться определенной структуры – создавать разделы. Каждый раздел должен иметь четкое описание. В общем положении дается описание требований по должности, условий работы на предприятии, в разделе с обязанностями формируется описание основных функций, которые должен выполнять специалист. В описание полномочий указывается на то, какие действия может осуществлять секретарь без дополнительного одобрения руководства. Ну, и конечно же, следует сформировать описание той ответственности, которая может возникнуть в результате ведения профессиональной деятельности.
Использование шаблонов сегодня является основным элементом создания документа с детализированным описанием всех важных моментов и нюансов. Мы предлагаем вам изучить основные положения документа, а также оценить структуру его строения:
По сути, составление данного документа не имеет особых сложностей или же проблем. Именно по этой причине, инструкция должностного типа формируется на каждую должность в отдельности. При этом, обратите внимание на то, что именно на должность, а не на конкретных сотрудников. Документ отражает обязательности, которые определены специализацией сотрудника, и сотрудник, после трудоустройства на четко определенную должность, берет на себя обязательства по исполнению установленных требований.
Список требований по данной специальности весьма существенный, так как сразу же становится очевидным, что секретарь является прямым помощником директора, и на основании этого формируется весьма серьезная ответственность. Впрочем, все естественно зависит от того, о какой компании идет речь. Если компания является маленькой, то требования к специалисту будут минимальными – принимать звонки, следить за определенными документами, назначать встречи, варить кофе. Если же компания крупная, то секретарь-референт будет иметь более широкий круг обязанностей, но и преимуществ профессионального развития в данном случае будет весьма существенное количество:
В качестве дополнительных требований, к навыкам нередко указывается пунктуальность. Все дело в том, что секретарь всегда должен везде успевать, не должен задерживаться, сбор и оформление документов должен осуществлять своевременно, в установленные сроки. Обязательным условием выдвигается презентабельность. Вполне очевидно, что секретарь выступает своеобразным лицом компании, поэтому, формируется необходимость раскрытия умения хорошо выглядеть. Непременно отмечается, что специалист данного формата должен быть организованным. Нередко в крупных компаниях требуется секретарь, который имел бы образование в сфере управления.
Требования к специалисту прорабатываются в индивидуальном порядке. Ведь каждый руководитель ставит перед собой четкие цели, и понимает, какой именно специалист ему нужен «под рукой», чтобы выполнять те или же иные задачи. Соответственно, сразу же можно сказать со значительной уверенностью о том, что требования в инструкции могут выступать самые разнообразные, но использование шаблона позволяет определить самые важные моменты, которые непременно должны быть обозначены в документе.
К основным функциям специалиста относят делопроизводство, а также помощь руководителю. Но, если более глубоко оценить все нюансы профессии, то становится понятно, что специалисту приходится осуществлять весьма значительное количество функций, которые и определяют его специализацию. Набор функций формируется исключительно инструкцией и личным мнением руководства. Соответственно, становится понятно, что набор функций может быть весьма разнообразным. Мы предлагаем вам изучить стандартные толкования данных норм:
В принципе, список функций можно продолжать до бесконечности. Руководитель, при открытии вакансии непременно должен составить набор функций, чтобы исходя из такой информации осуществить более детальное описание всех нюансов обязанностей специалиста. При этом, в функции нужно включить описание всех тех действий, которые, по мнению руководителя, должны импонировать данной профессии.
Что касается описания обязанностей, то тут вы должны быть крайне внимательны, стараясь осуществить детализированное описание всех тех должностных вариантов действий, которые импонируют четко установленной профессии. Как мы уже сказали, каждый руководитель определяет список обязанностей в индивидуальном порядке. На некоторых предприятиях секретарь осуществляет минимальное количество работ, и выступает своеобразным помощником руководства. На других предприятиях секретарь – своеобразный офис-менеджер, и естественно, список обязанностей такого специалиста является более существенным, впрочем, как и его ответственность.
Чаще всего в список должностных обязанностей входит:
Непременно нужно сказать о том, что секретарь во многих офисах осуществляет процесс переписки с различными абонентами от лица руководителя. Бывают случаи, когда требуется проведение переписки на иностранном языке. Чаще всего руководители в списке требований по отношению к секретарю указывают на желание принять на работу специалиста, имеющего знание иностранных языков, что спровоцировано необходимостью осуществлять взаимодействие с иностранными партнерами.
Может быть также сформировано обязательство, которое определяет, что секретарь производит работу, которая касается своеобразного сбора отчетной документации от руководителей различного уровня, при этом, осуществляется систематическое напоминание о необходимости предоставления данных документов и пр.
На самом деле процесс составления инструкции такого формата не является сложным. Есть масса шаблонов, которые вы можете использовать в качестве основы составления всех разделов. Изначально следует определить все требования, которые будут сформированы по отношению к будущим специалистам, которых вы собираетесь принять на работу. Впоследствии, обязательно укажите те знания и навыки, которыми должен обладать соискатель. Произведите перечисление всех обязанностей. Также укажите, какими именно полномочиями, вы готовы наделить своего специалиста. Причем тут нужно описывать все крайне детально, чтобы в дальнейшем не возникало никакой путаницы и никаких проблем. Ответственность также должна быть зафиксирована документом.
После того, как вы примите решение принять на работу специалиста, ему под роспись выдается инструкция должностного порядка. По сути, вы сразу же моментально осуществляете процесс знакомства специалиста с его прямыми обязанностями, а также ставите перед ним четко определенные цели. Также следует отметить, что инструкция не является стандартной, она может быть изменена в зависимости от ваших индивидуальных взглядов и понятий, в зависимости от того, какие именно обязанности, по вашему мнению, должен выполнять данный специалист на вашем предприятии. Рекомендуем вам также просмотреть интересное видео, раскрывающее особенности данной профессии.