Управленческая отчетность в организации - порядок введения и оформления управленческих отчетов для контроля деятельности организации + полезные советы эффективной работы с отчетными документами

Интенсивность развития бизнес структур обязывает к постоянному отслеживанию движения финансовых и материальных потоков. Все организации, независимо от масштаба деятельности, обязаны предоставлять финансовую отчетность для учета налогообложения и контроля своей деятельности государственной властью. Но для грамотного распоряжения средствами компании и построения стратегии развития необходимо ведение управленческой отчетности, без которой адекватно оценить финансовое положение практически невозможно.

Особенностью данного вида учета является разновидность его форм и структуры. Каждая компания устанавливает свои требования к предоставляемой отчетности, исходя из удобства восприятия и ценностей. Важно на этапе формирования системы управленческой отчетности в организации точно определить цель составления документов, перечень нужных показателей и приемлемую форму представления. При ведении отчетности без урегулирования всех организационных моментов можно получить информацию, не имеющую ценности или искажающую реальное положение дел.

Поэтому, несмотря на добровольный характер использования системы, необходимо относиться к составлению документов с высоким уровнем ответственности. Формирование четкого плана представления управленческой отчетности, понимание ее целевой направленности и предназначения позволит свести к минимуму ошибки в управлении предприятием, добиться регулярной динамики развития и снизить риски финансовых потерь.

Определение и виды управленческой отчетности

Итак, управленческая отчетность представляет собой определенный пакет документов, содержащих количественные и качественные показатели деятельности подразделений и организации в целом. Точная структура и глубина детализации отчетных данных определяется управленческим штатом предприятия. Основные виды представляемых документов:

• Управленческий баланс. Данный отчет очень похож на бухгалтерский баланс, но есть принципиальная разница в порядке занесения статей расхода и прихода, которая оказывает влияние на информативность для руководящего состава. Например, несколько категорий статей по схожему направлению можно объединять в одну группу, чтобы не рассеивать внимание множеством цифр. Здесь основная задача – представить отчет о расходах и доходах за определенный период по основным направлениям;

• Отчет о движении денежных средств (прямым или косвенным способом), который отображает направление денежных потоков компании. Документ наглядно показывает состояние активов, распределение ресурсов и уровень получения прибыли. При этом четко определена классификация расходов и поступлений средств;
• Отчет о прибылях и убытках (отчет о финансовых результатах) – используется на базе бухгалтерской регулярной отчетности. Документ имеет табличный вид и отображает финансовую деятельность организации: коммерческие и управленческие затраты, продажная себестоимость, выручка компании. Конечный показатель документа указывает на полученную прибыль или размер убытка за отчетный период.

Также для анализа деятельности предприятий могут быть введены отчеты следующих форм:

• Операционные отчеты: инвестиционные, функциональные, проектные;
• Производственные: запасы сырья, незавершенное производство;
• Показатели KPI: эффективность, производительность, затраты, функционирование. Иными словами, KPI отображает ключевые данные по эффективности работы отдельных сегментов (отделов) предприятия. С его помощью сопоставляют затраченные ресурсы с полученными результатами;
• Анализ рентабельности – применяют для отчетности перед акционерами и инвесторами, когда ключевое значение имеет сумма прибыли, нежели отдельные цифры показателей.

Периодичность составления отчетности, а также степень конкретизации данных для руководства компании определяется индивидуально. Ключевым фактором в данном вопросе является динамика работы и принципы управления. Так, в небольших предприятиях руководитель требует еженедельной оперативной сводки по каждому отделу или подразделению, а в больших холдингах на уровне руководства рассматриваются результаты ежемесячной или ежеквартальной работы.

Цель управленческой отчетности и главные принципы ее составления

Управленческая отчетность носит сугубо внутренний характер применения, хоть и основывается на общих бухгалтерских данных предприятия. Основное предназначение ее определяется следующими целями:

• Предоставление оперативной достоверной финансовой информации;
• Формирование на основании полученных данных четкого плана и стратегии работы на следующий период;
• Создание стимулирующих и мотивационных программ для развития предприятия;
• Отслеживание движения денежных потоков и исключение необоснованных финансовых потерь;
• Принятие управленческих решений на основании полученных данных.

Важность правильного составления отчетов должна быть донесена до каждого ответственного должностного лица. Поэтому, для исключения недопонимания в оформлении документа и соблюдения сроков формирования, необходимо разработать четкий регламент предоставления отчетности с указанием требуемых показателей для оценки.

С качественной стороны оформления документации для изучения финансовой ситуации, требуется соблюдение следующих принципов:

• Все количественные данные должны быть достоверны;
• Информация должна быть качественно оформлена, согласно стандартам регламента отчетности;
• Отчет должен нести информацию, сопоставимую должности получателя и специфике деятельности подотчетного подразделения;
• Оперативность – все данные должны быть актуальными для принятия какого-либо решения;
• Логичность и систематичность – соблюдение упорядоченности изложения информации;
• Минимальный объем – желательно не занимать одним отчетом более одной страницы. Многочисленные листы рассеивают внимание, отнимают много времени для изучения и усложняют сопоставление данных из разных источников.

Главное требование преподнесения отчетной документации – ее должен легко понять руководитель, которому она адресована. Приветствуется использование таблиц и графиков, придающих визуализацию процессов.

Базовыми данными для заполнения управленческих отчетов являются формы учета:

1. О затратах, себестоимости и выручки;
2. О движении денежных средств;
3. Об оборотных активах и краткосрочных обязательствах;
4. О внеоборотных активах и долгосрочных обязательствах.

Важно отметить, что все бухгалтерские показатели лежат в основе управленческой отчетности, но не могут полноценно отобразить общую финансовую картину на предприятии и динамику его развития. Поэтому, при формировании отчетных документов, нужно комплектовать статьи расходов и доходов согласно их специфичности в определенные группы.

Этапы формирования системы управленческой отчетности на предприятии

Финансовые показатели являются самым точным определяющим параметром успешности или убыточности компании, независимо от объема и направления ее деятельности. Для развития и грамотного управления требуется постоянный контроль движения денежных активов. Поэтому, даже самое скромное предприятие приходит к необходимости формирования системы отчетности и использует различные формы представления показателей работы. Внедрение определенной схемы требует немалых сил, сосредоточенности в расчетах и затрат времени, однако дальнейший результат того стоит.

Современные технологии позволяют использовать готовые программы для решения задач в электронном виде. Этот метод особенно актуален для организаций с множеством подразделений, когда требуется консолидация отчетности и обработка широкого спектра информации. Для применения любого варианта управленческого учета грамотно придерживаться основных этапов разработки и создания:

• Составление списка задач, которые должна решать плановая отчетность.

Важно точно представлять, какую цель несет в себе каждый документ. Лишняя бумажная работа, отнимающая время и не имеющая актуальности будет постоянно отвлекать от реальных проблем или дублировать информацию. Конкретно выставленные цели помогут выявить наиболее важные аспекты для управления и необходимые статьи для сбора данных.

• Определение и конкретизация перечня показателей, необходимых для анализа финансовой деятельности в каждом подразделении.

Здесь основной задачей является выделение статей и подстатей расходов и доходов, на основании которых будет проводиться анализ работы. Каждое подразделение может иметь свой перечень, основывающийся на специфике работы. Главное условие – документ отчетности должен соответствовать по логическому смыслу направлению подразделения. Например, отчет по отделу сбыта должен показывать сумму продаж, количество новых договоров, а отдел логистики транспортные затраты, объемы поставок. Утверждение определенного перечня производится руководителем предприятия (подразделения), исходя из потребности в информации для принятия управленческих решений.

• Установить периодичность отчетности для каждого вида показателей, исходя из потребности оперативного использования этих данных.

Определение сроков и периодичности подготовки управленческих отчетов основывается на уровне оперативности применения полученных результатов. Как правило, основной пакет документов требуется к ежемесячным и (или) ежеквартальным собраниям для анализа проделанной работы и выставления краткосрочных планов. Еженедельные отчеты обычно формируются каждой организацией индивидуально и выполняют функцию контрольного инструмента. Часто по данному принципу работают организации торговли, применяя систему отслеживания эффективности KPI: ведется единый файл учета показателей на календарный месяц, но сбор и подсчет данных формируется понедельно. Это позволяет оценивать уровень выполнения планов в режиме реального времени и принимать оперативные меры для стимулирования спроса.

• Разработка и утверждение регламентом компании формы представления отчетности и сроков подготовки.

Необходимо отметить, что формы документов для отчетности перед руководящим составом должны иметь унифицированную форму по каждому виду. Это решит множество проблем с восприятием информации, ее истолкованием, а так же сократит время на сопоставление данных от разных отделов. Именно для этого утвержденная форма управленческой отчетности вносится в регламент работы и отражается в иных распорядительных документах для ответственной должности. Сроки подготовки должны учитывать время на обработку показателей и иметь реально достижимые пределы. Например, если требуется отчет за прошедший месяц, то целесообразно назначать дату формирования не ранее нескольких дней после закрытия прошедшего месяца по бухгалтерии для получения более достоверных финансовых данных.

Создание четкой организованной системы отчетности может потребовать много времени. Применяемые на начальных этапах показатели и статьи в дальнейшем могут постоянно меняться, в зависимости от актуальности их использования.

В период разработки дополнительных форм фиксирования показателей важно стараться учитывать возможность появления незапланированных расходов, дополнительных статей. Утвержденная форма отчетности должна легко адаптироваться под новые критерии, чтобы не отнимать время в будущем на полное переформирование.

Типичные ошибки в формировании отчетов

Человеческий фактор всегда имеет место при создании документов даже на основе компьютерных данных. Но уникальность отчетности для руководящего звена заключается в уровне важности донести именно достоверную информацию. Ведь от анализа деятельности предприятия зависит не только дальнейшее планирование его функционирования, но и судьбы работников. Таким образом, если при подаче регулярной отчетности в ИФНС бухгалтер допустит ошибку, ее найдут при проверке и обяжут исправить. Если же директор получит ложные сведения о финансовой ситуации на фирме, от его дальнейшего решения зависит работа предприятия в целом.

На практике встречаются следующие типичные ошибки в формировании отчетов для управленческого состава:

1. Отсутствие логической системности в подаче показателей. Случается, что неопытные сотрудники не могут грамотно составить документ, цифры указываются вразброс и для интерпретации такого отчета руководителю приходится потратить немало времени, сопоставляя все статьи. Подобное нарушение говорит о низкой компетенции сотрудника, а материал необходимо сразу отправить на корректировку;
2. Излишняя детализация. Множественные подстатьи, не играющие роли в принятии решений, только усложняют визуализацию и мешают сосредоточить внимание на главных аспектах для управления. Все пункты расходов и доходов рекомендуется отображать по группам, определенным в регламенте отчета;
3. Преподнесение финансовых показателей в бухгалтерской форме. Очевидно, что формирование отчетности из программы в готовом виде - удобно и быстро. Однако, есть существенная разница в оформлении данных документов: по разбросанным статьям и числам директор никогда не сможет сразу понять выгоду того или иного направления работы, не сможет определить эффективность использования денежных средств. Поэтому, для создания отчетности управленческого назначения, финансовые показатели обрабатываются и заносятся в табличные формы, согласно установленным требованиям на предприятии;
4. Отсутствие полезности. В некоторых формах учета могут указываться данные, не несущие пользы для руководителя в управлении организацией. Иногда такое случается на начальных этапах внедрения системы формирования отчетных документов. В дальнейшем данные формы просто исключают или корректируют;
5. Неинформативность отчета говорит о представлении информации в сжатом виде, чрезмерном упрощении подсчетов и отсутствии возможности как-то интерпретировать показатели и провести анализ;
6. Дублирование информации – встречается при неправильном выставлении цели для формирования отчетного документа или дублирующих действиях служащих. Примером может служить заполнение отчета вручную и дополнительное представление этих данных с программы. В этом случае необходимо определить, какой вид отчета будет приниматься во внимание, сопоставить данные схожих по смыслу документов и выявить пункты, принимаемые во внимание;
7. Недостоверные данные – могут носить преднамеренный или непреднамеренный характер. В любом случае, искажение показателей негативно отражается на дальнейшей работе подразделения.

Допуск к составлению отчетной управленческой документации должны иметь только квалифицированные сотрудники с указанием этой обязанности в трудовом договоре. Некомпетентного сотрудника нельзя наказать за халатность, если данные полномочия не указаны в его регламенте работы.

Анализ по данным управленческой отчетности

Достоверные, правильно оформленные данные предоставляют возможность любому руководителю оценить ситуацию на предприятии с финансовой стороны, выявить сильные и слабые стороны, провести распределение или перераспределение трудовых и материальных ресурсов, определить кратковременные и долговременные планы.  Вся работа с полученными показателями сводится к их грамотной интерпретации для анализа и принятия управленческих решений.

С помощью аналитических приемов управленческая отчетность позволяет:

• Контролировать финансовый уровень организации;
• Сопоставить данные прошлых периодов и определить динамику развития;
• Принимать оперативные решения для улучшения показателей эффективности работы;
• Искать новые возможности для реализации потенциала предприятия;
• Разрабатывать стратегические планы на разные периоды;
• Выявить причины финансовых потерь и снизить риски;
• Отслеживать направления денежных потоков на соответствие действительности.

Заключение

В заключение необходимо отметить, что ответственный подход к составлению отчетной документации управленческого предназначения не означает строгое следование правилам оформления стандартных форм. Руководитель предприятия вправе сам решать, в каком виде он хочет получить данные по работе своего подразделения или фирмы в целом. Главная задача ответственных лиц заключается в беспрекословном следовании установленному регламенту внутри организации и представление информативной отчетности с актуальными и верными показателями. Контроль выполнения требований по оформлению может быть возложен на управляющих отдельными подразделениями, либо руководителя финансовым отделом.