Как организовать ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства в зависимости от предприятия, а также полезные советы руководителю

Ведение бухгалтерского учета на сегодняшний день не представляет большой трудности, поскольку на рынке предлагается различное программное обеспечение, делающее этот процесс доступным даже для тех, кто не имеет глубоких знаний в специфике работы бухгалтера. Автоматизированный метод ведения бухучета наиболее результативен при применении на предприятиях крупных и средних масштабов.

С использованием такого программного обеспечения ведение бухучета значительно упрощено. Главное – верно вносить в соответствующие окна соответствующую информацию, которую программа оформит в документ установленной формы, проанализирует. Такие программы особенно эффективны на больших предприятиях, поскольку дают возможность внесения данных сотрудниками, не имеющими отношения к бухучету информации, которая в последующем будет проанализирована бухгалтерами.

Однако, при всех своих достоинствах такие программы имеют и существенный недостаток – это именно программы, которые совершают операции по заданному алгоритму и в случае нестандартной ситуации окажутся неспособными к анализу.

Поэтому, даже перейдя на применение компьютерного ведения бухучета с использованием возможностей, предоставляемых программным обеспечением, руководителю предприятия хотя бы в общих чертах нужно понимать, что представляет собой бухучет и какие задачи он выполняет.

Что такое бухучет

Бухгалтерский учет – это совокупность методов  упорядоченного сбора сведений в денежном выражении об обязательствах, об имуществе и о движении этих средств с соответствующим оформлением. Эта информация документируется непрерывно в виде учета всех произведённых хозяйственных операций. В ходе бухгалтерского учета собранная и зафиксированная информация обобщается. Важным аспектом бухгалтерского учета выступает составление бухотчетности на основании зарегистрированной и соответствующим образом оформленной документации.

В процессе ведения бухучета оперируют с данными, которые отображают все имущество, все обязательства субъекта хоз.деятельности.

Сотрудник, который осуществляет бух.учет, должен соответствовать критериям и требованиям, изложенным в соответствующем законе РФ. В 2011 году был принят специальный ФЗ за номером 402 «О бухгалтерском учете» подробно регламентирующий все стороны этой хозяйственной деятельности. Законодательный акт был принят, чтобы стандартизировать выдвигаемые к бухучету требования и установить правовые нормы относительно регулирования как самого процесса, так и к формам документирования той информации, которая требуется для создания финансовой отчётности.

Закон о бухучете – структура, общее содержание

В первой главе закона отображены общие положения, формулировки, цели и задачи на решение которых направлена правовая база документа.

Во второй главе закона № 402-ФЗ прописано:

• что в обязательном порядке является объектом бухучета;
• как организуется и ведется бухучет, на кого могут быть возложены обязанности по его практическому осуществлению;
• разъясняется и описывается, что такое учетная политика;
• устанавливается, какие учетные документы являются первичными и обязательны для финансовой деятельности предприятия;
• устанавливаются регистры бухучета;
• указывается правовая норма инвентаризации обязательств и активов;
• разъясняются общие требования, которые предъявляются к бух.отчетности;
• излагается требование денежного измерения объектов бух.отчетности;
• описывается состав бухотчетности;
• разъясняются требования к установлению отчетной даты;
• устанавливаются особенности бухотчетности в случае реорганизации юрлиц, внутреннего контроля и описывается обязательный экземпляр.

Третья глава Закона посвящена детальному описанию регулирования бухгалтерского учета. В ней разъяснены:

• принципы регулирования такого учета;
• устанавливаются, какие документы вовлекаются в сферу бухучета;
• определяются субъекты регулирования бухучета и прописываются функции госорганов, осуществляющих регулирование, а также излагаются функции, которые могут выполнять субъекты негосударственного регулирования.

Также в этой главе помещена информация о стандартах бухучета, их разработке и порядке утверждения, определено, кто полномочен на такие действия. В заключительных положениях, размещенных в четвертой главе, устанавливаются:

• правила хранения документации бухучета;
• различные особенности, могущие возникнуть при применении этого закона;
• приводится информация об утративших силу некоторых законодательных актов.

Кто может вести бухучет

Исходя из норм и положений закона, осуществлять бухгалтерский учёт может только определенный сотрудник:

• главный бухгалтер, который зачислен на работу по трудовому договору;
• при отсутствии главного бухгалтера учет может вести генеральный директор;
• бухгалтер, который главным не является;
• сторонней профильной организацией (так называемое бухгалтерское сопровождение).

Правильное и ответственное ведение документооборота бухучета в соответствии с законом является необходимым аспектом деятельности предприятия, поскольку за отклонение от установленного режима такой деятельности предусмотрены значительные штрафы.

Ведение бухучета требует от исполнителя соответствующей квалификации. Примерное представление о круге знаний, которыми должен обладать исполнитель, может дать фрагмент учебного плана по этой теме от «Академии бизнес-технологий».

Ведение бухотчетности в зависимости от предприятия

Для получения точной картины финансового положения применяются:

• документирование выполненных хоз.операций;
• оценка, при которой в денежном измерении фиксируются как сами денежные средства, так и откуда они поступили;
• бухгалтерские счета;
• инвентаризация;
• двойная запись;
• бухгалтерский баланс;
• калькулирование;
• бух.отчетность.

Сложность или простота ведения бухгалтерского учета находится в прямой зависимости от нескольких факторов.

Для ООО это:

1. Выбранный налоговый режим. Более прост учет на ЕНВД, а также УСН Доходы. Режим УСН Доходы с минусованием расходов более сложен. Наибольшие сложности могут возникнуть при ведении учета предприятия, выбравшего общую систему налогообложения.
2. Количество работающих на предприятии. Для каждого сотрудника необходимо производить не только расчет выплачиваемой зарплаты, но и выплаты различных страховых взносов, а также различные выплаты, например, декретные, больничные листы, отпускные и так далее. Даже в том случае, если на предприятии числится только один руководитель, который к тому же осуществляет руководство без трудового договора, нужно будет все равно сдавать нулевую отчетность, помимо которой придется раз в год составлять и подавать сведения касательно среднесписочной численности работающих. При этом новые предприятия такой формы собственности, как ООО, до 20-го числа месяца, который наступает после месяца регистрации, должны подать данные про среднесписочный состав работающих на новом ООО.
3. Количество операций. Бухучет фиксирует любые действия, связанные с хоз.деятельностью, проведение которых вызвало изменение соотношения расходов и доходов предприятия и чем больше таких действий, а это не только зачисление оплат от покупателей товаров или услуг, но и закупки товаров или комплектующих, оборудования, начисления и выплаты заработной платы, различных денежных вознаграждений – то есть полностью все, что так или иначе имеет денежное выражение. Таким образом, чем шире область деятельности предприятия, чем больше работающих и оборудования – тем больше времени потребуется затратить для правильного оформления бух.учета.
4. Многообразие направлений, по которым работает предприятие. Каждая сфера хоздеятельности имеет свою специфику.

Различные варианты ведения бухучета

Многие предприниматели, начиная свой бизнес, выбирают упрощённый вариант налогообложения. Но «Упрощенка» отнюдь не означает возможность не вести бухучет. Российский Минфин в ноябре 2013 года установил необходимость вести бухучет в предприятиях, работающих как на УСН 6%, так и на «Доходы минус расходы». С другой стороны, если внимательно рассмотреть рекомендации Института профессиональных бухгалтеров РФ, получившие одобрение Минфина, ключевые принципы ведения учёта упрощены.

Предприятие, выбравшее упрощенную схему налогообложения, имеет право на ведение бухгалтерии в следующих вариантах (документ Минфина № ПЗ-3/2015):

• Полноценный бухучет в соответствии c правилами и с требованиями законодательства по отношению системе налогообложения.
• Полный бухучет, который ведут согласно упрощенного плана, в частности:

1. предприятие имеет возможность укоротить план счетов;
2. в текущее время исправлять погрешность предыдущих лет;
3. пользоваться возможностью более простого заполнения регистров;
4. не использовать некоторые ПБУ.

Такой вариант бухучета дает возможность анализировать работу предприятия в крупном масштабе.

• Сокращенный бухучет упрощенного типа. Записи вносятся в имеющую вид таблицы книгу сделок, в которой события хозяйственной активности ведутся методом двойной записи. Такой вид бухучета наиболее приемлем для не очень больших предприятий, выполняющих операции одинакового плана.
• Простой бухучет упрощенного типа (сокращенно – ПБУ) - в этом случае двойную запись не ведут, разрешается использование кассового метода, но поскольку последний не дает гарантий выявления полной информации, рекомендуют выполнять бухучет при помощи метода начисления, а кассовый применять для учета налогов.

Учетная политика, план счетов

Каждая компания должна иметь утверждаемый приказом документ, упорядочивающий правила и нормы учетной политики. В документе должно быть отражено, какой именно вариант ведения бухучета выбран, а также его особенности, вытекающие из специфики предприятия.

Этот документ должен содержать информацию:

• о технических и организационных особенностях;
• о форме регистров бухучета;
• определяющую, какие документы являются первичными учетными;
• информацию о бух.счетах;
• о форме бух.отчетности;
• о том, как должна храниться «первичка».

Также должны быть указаны правила документооборота, какие ПБУ используются, а какие – нет.

В документе такого рода нужно прописать, что относится к основным фондам, а что к малоценным активам, будут ли создаваться резервы, или предприятие откажется от них. В самом документе или в приложении к нему описывается форма упрощенного регистра.

В рамках выбранной учетной политики принимается обоснованное решение относительно того, как объединить счета и вырабатывается план счетов (прилагается к тексту приказа), с которым в последующем будет работать предприятие.

Также в приказе должен найти свое отражение тот факт, что небольшие бизнес-предприятия имеют право ведения бухучета в урезанном виде.

Обеспечить хранение учетной документации первичного характера следует и потому, что в случае перехода на иную систему налогов, они могут быть востребованы.

Особенности учетной политики предприятий, работающих в рамках «Доходы минус расходы»

Сотрудники налоговых органов, проверяющих предприятия, как правило, особенное внимание уделяют проверке расходов. Этот субъективный фактор следует учитывать при формировании системы ведения бухучета. Пристальное внимание нужно уделять правильности отображения текущей информации по таким моментам, как:

• определение стоимости, которую имеют ОС (основные средства);
• порядок и правила списания стоимости ОС;
• порядок, согласно которому списывают нематериальные активы;
• процедура определения стоимости имеющихся товарных и иных материальных ценностей  (ТМЦ);
• определение порядка и точное отображение информации про списание ТМЦ
• правила учета, а также имевшего место списания ГСМ;
• процедура списания расходования на транспорт;
• правильное фиксирование учета, а также списания НДС.

Также внимания потребует точное соблюдение порядка учета:

• убытков прошедших периодов;
• нормируемых затрат;
• расходов на продажи;
• учета при убытке минимального налога;
• расходов будущих периодов.

Учетная политика относительно объекта «Доходы»

В этом случае ситуация упрощается, поскольку при расчётах сумм уплачиваемого налога важны только платежи, которые могут минимизировать налог, начисленный к уплате и сумма поступлений.

Учетная политика в случае работы на УСН «доходы» формулируется также подробно, как и в случае «доходы минус расходы». Отличие – дополнительно прописывается, по причине чего и каким образом снижается величина налога, предназначенного для перечисления в казну.

Ведение бухучета ИП, работающими на УСН

Закон позволяет индивидуальному предпринимателю (в случае выбора системы, по которой уплачивается налог – УСН), пренебречь ведением бух.учета. Для него допустимо заполнение декларации по УСН на основании данных налогового учета. Но пренебрегать дополнительными возможностями для анализа функционирования своего бизнеса используя такой финансовый инструмент, как бухучет, не стоит.

Для лучшего понимания процессов, определяющих доходность бизнеса, индивидуальные предприниматели могут самостоятельно, или же прибегнув к помощи профессионалов, вести документацию бухгалтерского учета по одной из существующих систем, либо же разработать свой метод.

Поэтапность становления процесса ведения бухучета

Рассмотрим этапы организации ведения бухучета на примере ООО.

Специалисты советуют, прежде всего, определиться с режимом налогообложения для предприятия до его регистрации – в соответствии с этим критерием можно будет выбрать наиболее выгодный вид бухучета.

• Одним из критериев выбора в пользу того или иного режима налогообложения для многих некрупных предпринимателей является периодичность сдачи деклараций:

1. только по итогам года для УСН;
2. ежеквартально для ЕНВД;
3. ежеквартально по НДС и прибыли для ОСНО.

• Выбрав режим налогообложения, разрабатывают учетную политику, а затем утверждают план счетов, отвечающий требованиям Минфина РФ. На основе требований этого ведомства организовывают процесс учета первичных документов и процесс отражения содержащейся в них информации в регистрах бухучета.
• Устанавливают сроки подготовки и последующей сдачи отчётности по учету.
• Определяют и назначают лицо, которое будет вести бухучет и нести ответственность за верность его составления. На первых этапах становления предприятия функции должностного лица, ведущего бухучет, может исполнять директор, в период составления и особенно сдачи отчётности лучше передать формирование документации специалисту.

Более подробно о правилах ведения бухучета и требованиях, выдвигаемых к нему, можно узнать из видеоролика.