Как ИП должен вести бухгалтерский учет, как избежать лишних сложностей + полезные советы как сократить и облегчить ведение бухучета

Ведение бухгалтерского учета ИП, чаще всего, поначалу представляется достаточно сложным и далеко не каждый может сходу в этом разобраться.

Сегодня мы постараемся достаточно подробно, рассказать об основных принципах налогообложения и ведения учета у предпринимателей.

Мы поговорим об основных существующих правилах ведения внутреннего учета ИП. Подробно рассмотрим, как нужно организовать систему бухгалтерского внутреннего учёта, расскажем в общих чертах, какую требуется отчетность сдавать в различные госструктуры.

Ведение бухучета ИП

Ведение бухучета ИП - общие правила

Согласно действующего на данный момент закона № 402-ФЗ, ИП можно и не вести бухгалтерский учет. Однако законодательство подразумевает, что все обязаны платить налоги, в том числе и ИП. Вообще, для расчёта налогов и предоставление даже в самый простой налоговой отчётности, просто необходимо вести бухучет.

Потребность в бухучете, объемы и способы его ведения, обычно определяются, исходя из принятой предпринимателем системы налогообложения.

Как известно, предпринимателю сразу после регистрации в ЕГРИП, надо выбрать систему для налогообложения. Напомним, что на это, ему даётся только 30 дней. Если ИП не сдаст вовремя заявление о переходе на упрощенное налогообложение, то автоматически он должен будет применять стандартную систему - ОСНО.

При ОСНО требуется сдача большого комплекта отчётности, которую просто невозможно сформировать без ведения достаточно громоздкого бухучета.

Возможно, здесь требуется некоторые пояснения по поводу существующих на данный момент систем налогообложения и ведение бухучета у предпринимателей, так как понять сразу существующие правила новичку просто не под силу.

Попробуем кратко пояснить, основные положения действующего законодательства по налогам и ведению налогового учета для предпринимателей.

Предпринимательская деятельность и внутренний учет

Налоговый учет для предпринимателей - общие сведения

Суть налогового учета у предпринимателей заключается в том что ему прежде всего необходимо собирать и обобщать сведения по своей деятельности, которые необходимы для расчёта его налоговой базы, исходя из которой исчисляются в дальнейшем его налоги.

Как уже было отмечено выше, закон дает возможность предпринимателю не вести бухучёт, однако, не освобождает от налоговых платежей и ведения такого учета.

Налоговое законодательство, само по себе имеет огромное количество нюансов и сложностей. Для того, чтобы правильно определить налоговую базу и налоги, необходимо иметь достаточно большое количество четко структурированных финансовых показателей по своей деятельности за длительный период времени. Напомним, что налоговая отчетность, обычно подается за календарный год. И еще, налоговая может спросить первичные документы с предпринимателя в течение нескольких лет.

Если хотите избежать любых проблем с налоговой - аккуратно заполняете и подшивайте, а затем храните свои первичные документы в течение 6 лет.

Таким образом, для составления налоговой отчётности и определение налоговой базы необходимо вести постоянный бухучёт, который также содержит множество тонкостей и является сам по себе непростой задачей.

Ведение бухучета для ИП, с чего начать

Для начала, предпринимателю нужно определиться с объёмом ведения бухучета, рассмотрим этот процесс поэтапно:

  • Сразу после получения свидетельства из ЕГРИП, сделайте для себя примерный расчёт при плане предполагаемых доходов и расходов, исходя из специфики вашего бизнеса.
  • Выберите налоговый режим, который для вас кажется, наиболее простым и понятным и подходят для вашей деятельности.

Напомним, что для предпринимателей выбор достаточно непростой - необходимо выбрать 1 из 5 вариантов. От выбора налогового режима, будет зависеть ваша налоговая нагрузка, система исчисления налогов и определения налоговой базы, объем подаваемой налоговой, бухгалтерской и иной отчетности в различные госструктуры, объем ведения вашего внутреннего учета.

  • Ознакомьтесь, в общих чертах, с формами налоговой отчётности, которую предполагает ваш налоговый режим.

Типовые бланки различных отчетов, вы можете найти в общем доступе в интернете. Возможно, вам придется потратить на это какое-то время, но зато, это позволит избежать огромного количества сложностей и ошибок в дальнейшем.

  • Вам необходимо определиться, будете ли вы использовать наемный персонал. Наличие работников, обязывает ИП вести по ним кадровый учет, сдавать обобщенную отчётность по персоналу в налоговую, в ПФ, в ФСС. Наличие персонала, обязывает работодателя, также платить дополнительные налоги и сборы за каждого работника.
  • Затем вам необходимо, точно определиться с тем, какие именно формы отчетности и в какие сроки, вы должны будете представлять в различные госструктуры. Для того, чтобы облегчить эту задачу, лучше сразу составить себе перечень необходимой отчётности, составить отдельно свой налоговый календарь и календарь сдачи отчётности другие госструктуры.

Напомним, что сейчас действует достаточно строгие правила для хозяйствующих субъектов, которые не вовремя или некорректно подают отчетность, не оплачивают в срок все необходимые налоги, сборы - предусмотрены штрафные санкции и пени, административная и уголовная ответственность, блокировка расчетных счетов. Напомним также и о том, что ИП, в случае наложения крупных штрафов, отвечает по долгам не только своими бизнес активами, но и личным имуществом.

  • После того, как вы определились с объёмом отчётности, который вам необходимо будет сдавать, становится понятен и объем необходимого вашего внутреннего учета. Теперь вам нужно определиться, будете ли вы вывести весь этот учет самостоятельно или сразу обратитесь за помощью к профессионалам.

Заметим, что сейчас часть учета можно вести через специализированные программы или онлайн-сервисы. Лучше всего, сразу как можно больше операций делать в электронном виде, это поможет вам сэкономить время, а также значительно упростит и упорядочит общий процесс вашего внутреннего учета.

  • Способы ведения бухучета предприниматели могут быть разными, но какой бы ни была схема учёта, предпринимателю важно сохранять всю его первичную документацию, потому, что именно первичные документы могут быть основанием или подтверждением любых финансово хозяйственных операций и начислением налогов. Поэтому, после того как вы организовали ведение своего внутреннего учета, необходимо организовать хранение всех относящихся к вашему бизнесу документов: договоров, финансовых документов, выписок из банков, накладных, кассовых документов и т. д. Все эти документы должны храниться длительное время (желательно до 6 лет). Налоговая инспекция имеет право, даже по истечению нескольких лет затребовать у вас документы и даже в течение 3 лет после прекращения вашей деятельности.

Как начать вести бухучет

Системы налогообложения для ИП

Говоря о системе ведения бухучета ИП, нельзя не сказать о нюансах налогообложения ИП и его налогового учета, поскольку эти сферы очень сильно взаимосвязаны. Многие предприниматели даже очень часто подменяют эти понятия и не видят особой разницы между ними.

На данный момент для предпринимателей существует пять вариантов схем налогообложения:

  • Налогообложение по общепринятой стандартной схеме – ОСНО;
  • Специальные упрощенные налоговые режимы – УСН, ЕНВД, ПСН (патент), ЕСХН (для сельхозотрасли).

УСН предусматривает ещё два дополнительных варианта учета – «УСН Доходы» и «УСН доходы минус расходы».

Все эти схемы налогообложения сами по себе являются достаточно сложными, содержат много тонкостей и требуют значительного описания, этот вопрос является самостоятельно обширной темой. В контексте рассмотрения вопроса о бухучете предпринимателей, заметим только, что при применении общепринятой стандартной схемы налогообложения, вам придется подавать отчетность в налоговую за каждый отчетный период, состоящую из 5 основных форм, которые сами по себе являются очень подробными и обширными. В дополнение к этому пакету отчётности, предприниматели на ОСНО, должны сдавать ещё и очень много полных подробных отчётов, как в налоговую, так и другие госструктуры. Перечислим только кратко основные налоги, которые нужно будет уплатить на ОСНО, это НДС, налог на имущество, НДФЛ. По каждому из этих видов налогов, предусмотрена сдача соответствующих налоговых деклараций с соблюдением соответствующих сроков.

Применяя специальные упрощенные налоговые режимы, необходимый пакет налоговой, бухгалтерской и иной отчётности значительно меньше. Например, в налоговую можно будет подавать уже только две формы Баланс и Отчет по прибыли, да и то в упрощённом сокращённом варианте, декларации по налогам, а в другие госструктуры отчетность может и не потребоваться (это еще зависит от того, есть ли у вас наемные работники). Подготовка упрощенных отчетов, значительно сокращает внутренний учет предпринимателя.

Многие предприниматели, применяющие упрощенные налоговые режимы, такие как «УСН Доходы», ПСН, ЕНВД - ведут свой внутренний учет самостоятельно.

Однако, если у вас «УСН доходы минус расходы» или ОСНО, вам потребуется вести довольно обширный внутренний учет и тогда, лучше сразу обращаться к специалистам. Иначе, просто большая часть вашего времени, будет уходить не на бизнес, а на внутренний учёт и отчётность.

На выбор налоговой системы у предпринимателя, влияет вид его деятельности, присутствует ли в его деятельности экспортно-импортный компонент, объём годового дохода, количество наемных работников, возможность получения льготных налоговых ставок, сезонность бизнеса и регулярность получения дохода, возможность документального обоснования всех его расходов, региональная специфика и т.д.

На выбор предпринимателя по налоговой системе, может повлиять характер его взаимодействия с контрагентами, а именно, являются ли они плательщиками НДС. Здесь еще важно, хотя бы примерно оценить какой объем данного налога, предприниматель сможет возместить из бюджета. Если предполагаемая сумма возврата по этому налогу достаточно велика, то придётся выбирать ОСНО и вести обширный внутренний учет.

Ключевую роль в выборе налоговой системы, конечно, играет вид деятельности предпринимателя и определение приемлемой для него налоговой нагрузки.

Налоги и учет для ИП

Способы ведения бухучета

Сейчас у предпринимателя есть несколько вариантов ведения бухучета:

  • Вести бухучет самостоятельно. Если количество операций у вас за месяц небольшое, то можно вести учет с помощью простых таблиц бумажных бланках или в компьютере. Если количество операций несколько больше, то лучше применять специализированные программы или онлайн-сервисы. В принципе без проблем нужно самостоятельно вести учет, если у вас «УСН Доходы» или ПСН.
  • Можно нанять бухгалтера, который не будет являться вашим штатным сотрудником, а будет лишь для вас периодически готовить отчетность. В этом случае, вам потребуется только лишь аккуратно оформлять и подшивать все ваши первичные документы, а затем передавать их этому бухгалтеру для составления требуемых отчетов.
  • Можно заключить договор с аутсорсинговой компанией или специализированной фирмой, которая занимаются ведением бухучета предпринимателей и организаций. Некоторые из таких фирм, не только готовят отчетность, но издают все отчеты в соответствующие инстанции, через свои электронные сервисы. Этот способ самый легкий для предпринимателя, но самый затратный.

Если у вас упрощенный налоговый режим и небольшой бизнес, то возможно вам придется подавать только сводную годовую отчётность в начале года, и вы прекрасно справитесь самостоятельно.

Иногда имеет смысл, в самом начале деятельности, один раз обратиться к высококвалифицированному специалисту за консультацией, чтобы он подсказал вам, какую схему налогообложения выбрать и как организовать ваш внутренний учет, чтобы для вас дальнейшем это было наименее затратно и трудоемко.

Как облегчить ведение учета

Как вести учет самостоятельно

Как уже было упомянуто ранее, общая система налогообложения ОСНО, предусматривает наиболее сложный внутренний учет и подачу большего объема отчётности. Поэтому, разберем здесь кратко именно этот вариант, а если у вас упрощённая система налогообложения, то вы просто будете готовить меньше отчётности и сможете это обосновать, исходя из приведенной здесь информации.

Для того, чтобы лучше понимать общую схему бухгалтерского и налогового учета, и бухгалтерской и налоговой отчётности, рассмотрим в общих чертах типовую ситуацию для ИП со стандартной системой исчисления налогов.

В таком случае, предпринимателю, прежде всего, необходимо будет ежегодно подавать пять форм бухотчётности и пояснения к ним, причём на полных стандартных бланках. Перечислим эти пять форм: Баланс, Отчеты по прибыли, по капиталу, по денежным средствам и пояснительная записка. Дополнительным документом, который может сдаваться вместе с отчетностью, является учетная политика.

Для подготовки всех этих отчетов, необходимо точно сформировать бухгалтерские регистры, фиксируя каждую свою финансовую и каждую хозяйственную операцию, в соответствии с планом бухгалтерских счетов, применяя двойную учетную запись. Проще всего, это делать в специализированной программе или в онлайн-сервисе.

Фиксация каждой вашей операции, позволит в дальнейшем сформировать книгу покупок и книгу продаж для исчисления НДС, рассчитать сумму его возврата из бюджета, заполнять ежеквартальные налоговые декларации по этому налогу.

Напомним, что предприниматели в отличие от организаций не подают налоговую декларацию по налогу на прибыль, но подают декларации по налогу на имущество и НДФЛ. Таким образом, вам необходимо будет документально обосновать исчисление вашей налоговой базы по имуществу и личным доходам.

Для определения имущественной налоговой базы, возможно, потребуется предоставить в налоговую документы об официальной оценочной стоимости каждой единицы вашего имущества. Стоимость имущества подвергается постоянным изменениям, так на объекты основных средств, необходимо начислять амортизацию, и вести бухучет изменения стоимости всех имеющихся у вас активов, своевременно делать их переоценку.

Для исчисления налоговой базы по НДФЛ, необходимо вести учет по каждой операции с наличными и безналичными денежными средствами в соответствие с действующими законами и правилами бухучета.

Затем необходимо будет подготовить для сдачи в налоговую сводные годовые в декларации по вашим доходам имуществу.

Учет финансово хозяйственных операций у предпринимателей на УСН, может осуществляться путем ведения Книг учета доходов и расходов (КУДИР) или Книги учета доходов (КУД), соответственно, в зависимости от применяемой им системы.

Заметим, что при применении системы ЕНВД, потребуется ежеквартально рассчитывать налоги на полученный вменённый доход и сдавать соответствующие декларации в ФНС.

Если у предпринимателя есть наемные сотрудники, то ему придётся вести на них кадровый учет, дополнить свой бухгалтерский учет расчетами по заработной плате и внутренним расчётам по операциям с персоналом, начислением и уплатой НДФЛ за работников, подавать ежемесячную отчетность о едином расчете по взносам, декларации 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Кроме того, придется подавать ежемесячную отчетность в Пенсионный фонд (до 15 числа), ежеквартально в фонд социального страхования.

Все хозяйствующие субъекты обязаны также отчитываться в Росстат. Предприниматели должны это делать в обязательном порядке раз 5 лет или предоставить свои данные по запросу этого ведомства.

Для облегчения ведения учета, важно с самого начала правильно выбрать систему налогообложения и хорошо организовать ведение учета и хранение всех документов, использовать электронный документооборот. Тогда ваши затраты времени и денег будут минимальными и вы сможете полностью сосредоточиться на ведении бизнеса и его расширении.

Как вести учет самостоятельно

Заключение

Как вы могли заметить, перечень отчётности, которую необходимо формировать предпринимателю, достаточно обширный. Это требует ведения большого внутреннего учета. Но всё, конечно, зависит от вида деятельности и объема совершаемых операций. Заметим, что всё-таки больше часть отчётности подается один раз в год.

Для того, чтобы облегчить ежедневную рутинную работу по ведению внутреннего учета, лучше использовать по-максимуму специализированные программы и онлайн-сервисы, использовать онлайн-сервисы для приема и отправки платежей, онлайн-сервисы отправки отчетности.

Ещё раз напомним, что все первичные документы и тем более сводную годовую отчётность, нужно хранить несколько лет. Некоторые виды документов налоговая может затребовать в течение 6 лет и даже потребовать с вас какие-то документы через три года после закрытия ИП.

Российское финансовое и налоговое законодательство ежегодно изменяется, постоянно вводятся с новые правила для бизнеса. Поэтому, чтобы эти изменения не были для вас неожиданностью, и вы не попали под штрафные и административные санкции, необходимо постоянно быть в курсе подобных изменений.