Как провести восстановление бухучета и не допустить подобной ситуации в дальнейшем + полезные рекомендации для руководителей фирмы

Восстановление бухгалтерского учета может потребоваться в различных ситуациях, но в любом случае, это достаточно непростая процедура. Прежде всего, это связано со сложной кропотливой работой по восстановлению документов, сверки большого количества данных, к тому же, все работы, как правило, нужно выполнить в сжатые сроки.

В соответствии с действующим российским законодательством, каждый хозяйствующий субъект, просто обязан вести непрерывный и точный бухгалтерский и налоговый учет.  За несоблюдение установленных правил, предусмотрены штрафные санкции, административная или же даже уголовная ответственность для главного бухгалтера и руководителя организации, индивидуального предпринимателя.

Но самом деле, на практике, каждая организация нередко сталкиваются с различными сложностями при ведении бухгалтерского и налогового учета – могут возникнуть ошибки или длительные перерывы в ведении учетных процедур. Как правило, это связано с некорректным оформлением или отсутствием первичных документов, техническими сложностями, постоянными изменениями в законодательстве, или в конце-концов, просто с коммерческими сложностями.

Поговорим сегодня, как можно провести восстановление бухучета и о том, что делать, чтобы подобные ситуации не повторялись в дальнейшем.

Восстановление бухгалтерского учета

Когда может потребоваться восстановление учета

Сегодня, когда ситуация в экономике достаточно сложная, многие организации и предприниматели сталкиваются с бесконечным числом трудностей. Это могут быть, как собственные трудности бизнеса, так и какие-либо нестандартные ситуации, происходящие у бизнес-партнеров. Некоторые организации сегодня, даже на время прекращают свою деятельность или банкротятся. Всё это, отражается и на учёте и на кадровом составе сотрудников организаций.

Поэтому, сейчас очень часто происходят ситуации, когда необходимо делать восстановление бухучета. Это может быть связано, как с временным прекращением учёта из-за отсутствия квалифицированных сотрудников, так и по причине проблем с коммерческой деятельностью. Многие организации и предприниматели сталкиваются с неожиданным увольнением ответственных сотрудников, или может быть трудности бизнес-партнеров, привели к временному разрыву или ухудшению бизнес-коммуникаций и документооборота.

Когда может потребоваться восстановление учета

Таким образом, нередки случаи ведения бухгалтерского учёта с различными неточностями, ошибками, пропусками, временным отсутствием учета. Ситуации с потерей документов, вообще происходят сплошь и рядом, с этим сталкивается постоянно каждая бухгалтерия. Зачастую нет точных данных о материальном или имущественном положении организации на какую-то отчётную дату или осложнен контроль за сохранностью ее товарно-материальных ценностей или иных активов. В таких случаях, приходится заниматься восстановлением учета.

Восстановление учета, это всегда очень кропотливый сложный и долгий, объемный процесс, связанный с уточнением данных, подбором документов и приведением их в порядок, требуется налаживать потерянные связи с контрагентами и запрашивать у них дубликаты документов.

Как провести восстановление бухучета

Необходимо также напомнить о том, что отсутствие ведения бухгалтерского учета является недопустимым, за это предусмотренные штрафные и административные санкции со стороны законодательства.

Если к вам вдруг неожиданно придет проверка, и вы не сможете предоставить требуемые документы, то вам, скорее всего, выпишут штраф, а при повторных отказах предоставить документы, может последовать административная ответственность руководителя фирмы. Напомним также, что непредставление текущей итоговой отчётности в налоговую в установленные сроки, может привести к блокировке расчетных счетов организации или даже приостановлению ее работы. Налоговая инспекция не только наложит штрафы, но ещё и взыщет пени, за суммы невыплаченных в срок налогов. А как мы уже отмечали, восстановление учета может потребовать достаточно длительного времени, и всё это время, ваша организация может оказаться без расчетных счетов и приостановить свою деятельность.

Причинами, по которым организациям требуется процедура восстановления бухучета, чаще всего могут быть:

  • Бухгалтерский учет не велся в организации длительное время по техническим или организационным причинам;
  • Организация не располагала какое-то время достаточным штатом квалифицированных сотрудников бухгалтерии;
  • Обнаружение ошибок в бухучете или выявлении несоответствия реальной финансовой ситуации в организации с имеющимися первичными документами;
  • Утрата первичных документов вследствие форс-мажорных обстоятельств (переезда, обрушение электронной базы, технические проблемы с оборудованием, пожар и т.д.);
  • Конфликтная ситуация с бухгалтером, который при увольнении забрал с собой или просто уничтожил первичные документы или бухгалтерские регистры, информационную базу.

Здесь необходимо напомнить, что в соответствии со ст.199 УК РФ, уклонение от уплаты налогов, в том числе путём непредоставления обязательной налоговой декларации или подача ложных сведений, может повлечь:

  • наложение штрафа 200 - 500 тыс.руб.;
  • штраф в размере заработной платы за 1-3 года;
  • административная ответственность, в том числе возможно наказание в виде принудительных работ в течение 5 лет;
  • уголовная ответственность на срок до 6 лет.

Цели восстановления бухучета

Как известно, согласно требованиям законодательства, бухгалтерский учет должен вестись непрерывно. Все документы подлежащие учету, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями положений по бухучету.

Обычно восстановление бухучета, требуется для налоговой. Отсутствующие документы, необходимо восстановить, а имеющиеся - подшить по датам и привести в соответствие с требованиями.

Если у вас возникнут спорные обстоятельства, при налоговых проверках, и налоговики подадут в суд на вашу организацию, то он обязательно учтет ваши попытки восстановить бухучёт, в соответствии с требованиями законодательства - это считается смягчающим обстоятельством. Если же, вы в соответствии с требованиями законодательства, не принимали никакие меры по восстановлению бухучета, это будет означать, что с вашей стороны имело место полное бездействие - это будет расценено, как отягчающие обстоятельство, повлекшие правонарушения по вашей же неосторожности.

Еще, целью восстановления бухучета может быть:

  • успешное прохождение налоговой проверки;
  • для подготовки текущей итоговой отчётности;
  • получения положительного заключения при обязательном аудите;
  • получения положительного заключения от аудиторов после восстановления бухучета или смены руководства компании;
  • для снятия санкций с ваших временно заблокированных расчетных счетов или недопущение такой блокировки;
  • соблюдение законодательных положений по бухучету, исходя из требований к его непрерывности и точности;
  • для подготовки итоговой отчётности при ликвидации организации.

Исходя из целей восстановления учета, и объемов утраченных или непригодных документов, можно обозначить:

Частичное восстановление бухучета, на каком-то одном или нескольких участках (например, ТМЦ, ОС и т.д.);

Полное восстановление бухучета, когда требуется восстановить структуру учета в целом, восстановить большой объем документов. В этом случае, может потребоваться ввод первичных документов в учётную базу данных организации, составление и сдача обязательной отчетности в ФНС, ПФ и др. инстанции.

Цели восстановления бухучета

Сроки восстановления бухучета

На данный момент, российское законодательство не устанавливает четких сроков восстановления для бухучета. Сроки отводимые для восстановления документов и бухучета, определяются, прежде всего, требованиями налоговой, при прохождении проверок, и в соответствии с требованиями предоставления итоговой промежуточной отчётности в определенные сроки. Для внебюджетных фондов четкие сроки вообще не оговариваются.

Если организация или предприниматель не успевает предоставить в налоговую инспекцию все затребованные документы в срок, то налоговая в соответствии с законодательством, может применить штрафные санкции или административную ответственность.

В соответствии с этими требованиями, восстановление бухгалтерского и налогового учета обычно требует восстановление документов, именно за тот период, за который необходимо подать итоговую промежуточную отчетность. Или требуется предоставить бумаги для текущей налоговой проверки, которая также проходит обычно за какой-то период, например, проверяется наличие документов за прошлый год или полугодие.

Необходимо также знать, что при выездной проверке налоговой службы, могут быть затребованы документы, за истекший трехлетний период, но не более.

Чтобы вам не пришлось восстанавливать документы за несколько лет в короткие сроки, обязательно храните все бумаги в течение 3-5 лет, в соответствии с требованиями законодательства.

Существует также случаи, когда документы могут потребовать, например за 6 лет. Или при подаче уточненных деклараций, вам могут понадобиться бумаги, более чем трехлетней давности.

Заметим также, что на восстановление учета обычно отводится совсем немного времени - несколько дней или недель, а период, за который придется восстанавливать документы, может быть достаточно длительный. Поэтому всегда лучше сохранять старые документы, даже если кажется, что они вам уже не нужны.

Сроки восстановления бухучета

Кому можно поручить восстановление бухучета

Сейчас, когда рынок бухуслуг уже достаточно у нас развит, то восстановление бухучета можно поручить аутсорсинговой компании.

Рассмотрим, какие могут быть варианты для быстрого и корректного восстановления бухучета:

  • Лучше и дешевле всего восстанавливать бухучёт силами своей организации, это позволит сэкономить вам время и деньги, и можно быть уверенным в качестве восстановление документов и структуры учёта.
  • Но, к сожалению, бывает ситуации, когда времени совсем мало, а объем работы очень большой, или организация не обладает достаточным количеством квалифицированных сотрудников. В таком случае, для работы лучше сразу привлечь какую-либо специализированную организацию.
  • Для восстановления бухучета можно привлечь новых сотрудников, это позволит восстановить учет в более короткие сроки. Но подбирая нового человека, нужно учитывать, что ему потребуется несколько дней, чтобы войти в курс дела.
  • Можно обратиться в специализированную организацию, занимающуюся  оказанием услуг по бухучету, а также консалтинговую или аудиторскую фирму.

У таких организаций, есть возможность привлечь необходимое количество высококвалифицированных сотрудников, что позволит вам соблюсти даже самые сжатые сроки проверки и восстановить документы и структуру бухучета в необходимом вам качестве. Такие услуги, могут обойтись вам по вполне приемлемым ценам или достаточно дорого, в зависимости от имеющихся у вас сроков и объемов работ, которые необходимо будет выполнить. Здесь нужно всё внимательно изучить, учесть и какие штрафы вам грозят, в случае непредоставления, всех требуемых документов проверяющим в нужные сроки.

Кому можно поручить восстановление бухучета

Восстановление бухучета

Восстановление бухучета лучше проводить в несколько этапов:

  • Предварительный этап - сначала нужно произвести анализ текущей ситуации, то есть выяснить объём недостающих и неверно оформленных документов, выявить ошибки в оперативном учете и структуре бухучета, четко определить период, за которой требуется проводить восстановление бухучета, выявить все проблемные  участки бухучета, определиться с количеством имеющегося на восстановление времени. После этого, принимается решение об объеме работ, сроках, полном или частичном восстановлении учета.
  • Необходимо также проанализировать имеющиеся документы, документооборот, проверить правильность расчета налоговых платежей за интересующий вас период, проверить налоговые декларации. Проверьте, имело ли место подача уточняющих налоговых деклараций и исправленных форм  различной отчётности. Возможно, вам потребуется произвести инвентаризацию на каком-либо участке учета.
  • Затем следует восстановить, недостающие первичные документы, привести в соответствие с требованиями имеющиеся первичные документы, ввести в базу данных недостающую или корректировочную информацию. Обязательно необходимо сверить имеющиеся первичные документы со сводными бухгалтерскими регистрами. Необходимо проверить накладные, счета-фактуры, кассовые ордера, акты выполненных работ и т.д. Часть документов можно восстановить самостоятельно, какие-то документы придётся запрашивать в виде дубликатов у ваших контрагентов.
  • Затем, необходимо выявить недостающую или несданную в госструктуры промежуточную отчетность, прежде всего, в Налоговую инспекцию.

Можно запросить недостающую или несданную ранее отчётность, в виде дубликатов в соответствующих инстанциях.

  • Затем следует сдать недостающую или корректировочную отчетность в соответствующие инстанции. Уплатить необходимые налоги и штрафы.

После восстановление документов и отчётности можно пригласить независимую аудиторскую проверку, которая выдаст вам положительное заключение о соответствии документов и вашего бухучета, общеустановленным требованиям. Аудиторская фирма может также, при необходимости выдать вам рекомендации по дальнейшему ведению и структуре учёта, его оптимизации.

После выполнения всех описанных этапов, бухучёт можно считать восстановленным и прозрачным, соответствующим всем законодательно установленным требованиям.

Восстановление бухучета лучше проводить поэтапно

Как предотвратить неприятные ситуации связанные с некорректным ведением бухучета

Для того, чтобы предотвратить подобные неприятные ситуации связанная необходимостью проведения восстановления бухучета, в любом случае, следует позаботиться о принятии мер по недопущению подобных ситуаций в будущем, разработке рекомендаций для сотрудников бухгалтерии по дальнейшему ведению бухучета в вашей фирме. Для этого, может потребоваться консультация частного квалифицированного бухгалтера,  обращение в консалтинговую фирму или  рекомендации аудиторов.

Кроме того, чтобы снизить вероятность необходимости восстановления бухучета по вине главбуха вашей фирмы, необходимо подготовить с ним персональной договор, в котором тщательно прописать все его обязанности, а также меры ответственности за ненадлежащее исполнение его профессиональных обязанностей. Укажите, также и меры материальной ответственности перед работодателем, в случае причинения его действиями ущерба предприятию или упущенной выгоды.  В случае нанесения подобного ущерба главбуху, следует применять положения статьи 247 ТК РФ, потребует письменное объяснение причины возникновение ущерба, при необходимости составить соответствующий акт.

Качественное ведение бухучета

Некорректное ведение бухгалтерского или налогового учета, может привести не только штрафам и санкциям со стороны налоговой, банков, а также, к проблемам с кредиторами, партнерами, контрагентами. Все это, в конечном счёте, приводит всегда к тому, что руководство организации не сможет осуществлять контролировать текущее финансовое положение организации в дальнейшем.

Заключение

Мы сегодня достаточно подробно рассмотрели возможности восстановления учета и предложили вам эффективные меры по недопущению подобных ситуаций в дальнейшем. Надеемся, этот материал будет для вас полезным.